Những quy định khi tổ chức hội thảo mà doanh nghiệp nào cũng nên biết

Hội nghị khách hàng là một sự kiện vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì vậy, khi tổ chức cần được chuẩn bị tỉ mỉ và chỉnh chu nhất. Tuy nhiên doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các quy định khi tổ chức và đáp ứng những điều kiện nhất định về quy định pháp luật. Chính vì vậy trung tâm hội nghị Riverside Palace gửi đến bạn những thông tin cần thiết liên quan mà doanh nghiệp cần lưu ý. Cùng đọc bài viết để hiểu rõ hơn nhé!

3 quy định khi tổ chức hội thảo mà doanh nghiệp nên biết 

1. Khi tổ chức hội thảo phải xin phép 

Hội nghị khách hàng là sự kiên có quy mô lớn, với số lượng khách mời tham gia lớn. Kèm theo đó, nội dung truyền tải dễ ảnh hưởng đến quan điểm, cách nhìn nhận vấn đề của người nghe về vấn đề đang được thảo luận. 

Vì vậy, khi tổ chức hội nghị các doanh nghiệp cần phải có sự cho phép của chính quyền địa phương. Để kiểm soát và hạn chế những tình trạng như truyền đặt những tư tưởng phi pháp như mê tín dị đoan hay những nội dung bóp méo tư tưởng, sai lệch với quy chuẩn pháp luật.

Trung tâm hội nghị Riverside Palace

2. Những quy định về hồ sơ xin cấp phép khi tổ chức hội nghị

Theo quy định của nhà nước thì khi tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy sau đây:

• Đơn xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện, doanh nghiệp
• Mục tiêu khi tổ chức 
• Thông điệp, chủ đề, nội dung doanh nghiệp muốn truyền tải
• Số lượng người tham dự, đại biểu, danh sách khách mời, người thuyết trình 
• Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp tổ chức

Nếu sự kiện, hội nghị, hội thảo có sự tham gia của người nước ngoài thì cần bổ sung thêm những thông tin về khách mời là người nước ngoài. Hoặc đối với doanh nghiệp hoạt động các lĩnh vực về du học nước ngoài. Bắt buộc phải có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động trong lĩnh vực này cũng như những thông tin khác về trường lớp, chương trình đào tạo, học bổng,... mà phía công ty cung cấp

Nên chuẩn bị  các loại giấy tờ, hồ sơ cần thiết để tiết kiệm được thời gian

3. Cơ quan có thẩm quyền cấp phép tổ chức 

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ và hồ sơ cần thiết, doanh nghiệp cần ghi nhớ chọn chính xác cơ quan thẩm quyền cấp phép cho tổ chức sự kiện. Vì khi xác định được đúng cơ quan có thẩm quyền sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng được giải quyết các vấn đề về thủ tục. Để triển khai tổ chức hội nghị sự kiện phù hợp với thời điểm mà doanh nghiệp mong muốn. Khi nộp hồ sơ sẽ được chia làm hai loại với 2 cơ quan thẩm quyền khác nhau :

• Với các doanh nghiệp trong nước sẽ nộp hồ sơ tại sở ngoại vụ
• Đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài sẽ nộp hồ sơ tại thông tin truyền thông 

Khi tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo thì các doanh nghiệp nên tham khảo những quy định bên trên. Tuy nhiên để đảm bảo quá trình được diễn ra êm đẹp và không gặp nhiều rắc rối, bạn nên lựa chọn dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo của trung tâm hội nghị Riverside Palace để đạt được thành công và tối ưu hiệu quả quá trình tổ chức.

Bên dưới đây, trung tâm hội nghị Riverside Palace sẽ hướng dẫn bạn quy trình tổ chức sự kiện được thành công tốt đẹp. Tiếp tục đọc để biết nhé!

Quy trình tổ chức để sự kiện, hội nghị được diễn ra suôn sẻ 

1. Xác định số lượng khách mời đến tham dự

Danh sách khách mời là điều không thể thiếu với bất kỳ sự kiện nào. Đây là điều quan trọng trong buổi hội nghị, số lượng khách mời tham gia càng lớn chứng tỏ buổi sự kiện của bạn đang dành được nhiều quan tâm từ khách hàng. Trong danh sách khách đến tham dự cần được phân chia rõ ràng như nhà phân phối, đại lý, đối tác,... để sắp xếp chỗ ngồi hợp lý. 

Bên cạnh những đối tác của công ty thì đừng quên các khách mời của giới truyền thông để lưu trữ lại những hình ảnh, tư liệu để đánh bóng thương hiệu, tăng độ nhận diện thương hiệu.

Loại hình hội nghị khác nhau sẽ có cách bày trí bàn ghế khác nhau

Ngoài ra khi xác định được số lượng khách mời chi tiết thì việc chọn các sảnh tiệc, khán phòng trở nên dễ dàng hơn nhiều. Các doanh nghiệp nên chọn các khán phòng có kích thước vừa đủ để thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời trong giờ giải lao, tạo sự thoải mái, thông thoáng.

2. Thời gian tổ chức 

Việc chọn lựa thời gian diễn ra buổi hội nghị cũng thể hiện sự tinh tế của doanh nghiệp. Công ty nên chọn khoảng thời gian mà mọi người đều có thể tham dự, với các công ty doanh nghiệp lớn sẽ lựa chọn khoảng thời gian mà đa phần khách mời không bị vướng bận làm việc. Khung giờ giao động từ 15h đến 17h  hoặc từ 19h đến 21h vào ngày cuối tuần thì hai khung giờ được đánh giá cao tỷ lệ khách mời tham dự. 

3. Địa điểm tổ chức hội nghị sang trọng, thời thượng

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị uy tín

Sau xác định được thời gian, số lượng khách mời thì việc quan trọng tiếp theo địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo. Việc lựa chọn trung tâm hội nghị không hề đơn giản, nơi được chọn phải đáp ứng được những yếu tố như có vị trí địa lý nằm ở trung tâm thành phố thuận lợi cho việc di chuyển, hay có nhiều sảnh tiệc có nhiều loại quy mô, thực đơn phong phú đa dạng. Không chỉ vậy, đối với một buổi hội nghị phải đảm bảo được hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, độ an toàn của khu vực tổ chức sự kiện. Nên chọn những nơi tổ chức có độ uy tín cao, được mọi người tin tưởng để hạn chế những sai sót.

>>> Tham khảo:Riverside Palace- Trung tâm hội nghị uy tín

4. Xây dựng kịch bản buổi tiệc chuyên nghiệp

Khi chuẩn bị kịch bản chi tiết và chuyên nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp của công ty kiểm soát được thời lượng của chương trình, những rủi ro không đáng có, tạo nên một buổi hội nghị thành công.

Một kịch bản hoàn thiện sẽ được bao gồm backdrop sân khấu, concept, thiệp mời,.... được đồng bộ theo một chủ đề. Một chủ đề đồng bộ xuyên suốt từ đầu đến cuối chương trình sẽ tạo ấn tượng cho khách mời, thể hiện được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Lưu ý nên có sự sáng tạo trong cách viết kịch bản, tránh lặp lại những chủ đề đã thực hiện trong những năm vừa qua. 

5. Tiết mục văn nghệ hay tiệc trà sẽ làm khách mời cảm thấy thoải mái 

Tiết mục văn nghệ hay tiệc trà là phần được khách mời chào đón nhất trong suốt buổi sự kiện. Bởi 2 tiết mục này sẽ giúp không khí trong hội trường thay đổi không còn căng thẳng, nhàm chán như ban đầu. Đây cũng là lúc giúp cho khách hàng thư giãn tạo cho tinh thần thoải mái.

Tiết mục văn nghệ sẽ làm khách hàng cảm thấy vui vẻ 

>>> Tham khảo:Các bước tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng và thành công

Tổng kết 

Hội nghị đóng vai trò quan trọng với sự phát triển của doanh nghiệp trên thị trường. Vì vậy khi tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo cần nắm rõ quy định và quy trình để buổi hội nghị được diễn ra tốt đẹp và thành công mỹ mãn. Nếu bạn có những thắc mắc về vấn đề liên quan bên trên, hãy liên hệ ngay với chúng tôi trung tâm hội nghị Riverside Palace hân hạnh phục vụ bạn tận tình.

>>> Xem thêm: Khám phá cách lựa chọn trung tâm hội nghị chuyên nghiệp tại TPHCM.