Cẩm nang chọn tiệc cho hội nghị, sự kiện doanh nghiệp từ A-Z

Trong kinh doanh, việc tạo ấn tượng và xây dựng mối quan hệ bền vững với đối tác, khách hàng là vô cùng quan trọng. Tổ chức sự kiện và hội nghị là một trong những cách hiệu quả để tạo ấn tượng và thắt chặt mối quan hệ với đối tác, khách hàng. Tiệc không chỉ là một phần của chương trình, mà còn là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp đạt được nhiều mục tiêu quan trọng. Tuy nhiên, mỗi loại sự kiện sẽ thích hợp với 1 kiểu tiệc khác nhau. Cùng Riverside Palace tìm hiểu bí quyết chọn loại hình tiệc phù hợp với tính chất sự kiện.

Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm đến tiệc khi tổ chức sự kiện, hội nghị?

Một buổi tiệc được chuẩn bị chu đáo, từ không gian, ẩm thực đến phong cách phục vụ, sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách mời, thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của doanh nghiệp, góp phần tạo ấn tượng đầu tiên vô cùng quan trọng. Tiệc cũng là không gian lý tưởng để khách mời giao lưu, gặp gỡ và xây dựng mối quan hệ. Trong không khí thoải mái của buổi tiệc, mọi người dễ dàng trò chuyện, trao đổi thông tin và tạo dựng những kết nối giá trị. 

Một buổi tiệc được chuẩn bị chu đáo, từ không gian, ẩm thực đến phong cách phục vụ, sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách mời

Hơn thế nữa, một buổi tiệc ngon miệng, được phục vụ tận tình sẽ giúp khách mời cảm thấy được quan tâm và trân trọng, từ đó nâng cao trải nghiệm của khách hàng đối với sự kiện và doanh nghiệp. Tiệc còn có thể được thiết kế để truyền tải những thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi gắm đến khách mời. Ví dụ, thực đơn có thể được lựa chọn để phản ánh văn hóa doanh nghiệp, hoặc không gian tiệc có thể được trang trí để phù hợp với chủ đề của sự kiện. Cuối cùng, một buổi tiệc được tổ chức ấn tượng sẽ để lại dấu ấn sâu sắc trong lòng khách mời, giúp họ ghi nhớ về sự kiện và doanh nghiệp lâu hơn. 

Vì vậy, việc quan tâm đến tiệc khi tổ chức sự kiện, hội nghị không chỉ là để "cho có", mà còn là để tận dụng tối đa cơ hội để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

4 loại hình tiệc sự kiện phổ biến

1. Tiệc đứng (Buffet): "Tự do trải nghiệm ẩm thực và kết nối"

Tiệc buffet thường được ưu tiên lựa chọn cho các buổi tiệc liên hoan, gặp mặt không đặt nặng về hình thức

Tiệc đứng, hay còn gọi là buffet, là một hình thức tiệc phổ biến trong các sự kiện doanh nghiệp, đặc biệt là những sự kiện có số lượng khách mời lớn. Đặc trưng của loại hình tiệc này là khách mời được tự do di chuyển và lựa chọn món ăn tại các quầy buffet được bày trí sẵn. Điều này tạo nên một không gian giao lưu thoải mái, cởi mở, khuyến khích sự tương tác giữa các khách mời.

Thực đơn buffet thường rất phong phú và đa dạng, từ món khai vị, món chính đến món tráng miệng, với nhiều phong cách ẩm thực khác nhau, đáp ứng mọi khẩu vị và sở thích của khách mời. Hơn nữa, so với tiệc ngồi, buffet thường có chi phí thấp hơn, giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách tổ chức sự kiện.

Tuy nhiên, do khách mời tự do lựa chọn món ăn, việc kiểm soát số lượng thức ăn tiêu thụ trở nên khó khăn, dễ dẫn đến tình trạng lãng phí. Bên cạnh đó, buffet không phù hợp với các sự kiện yêu cầu tính trang trọng và hình thức cao. Việc khách mời phải tự phục vụ cũng có thể khiến trải nghiệm phục vụ không được chu đáo như tiệc ngồi.

Tiệc buffet thường được ưu tiên lựa chọn cho các buổi tiệc liên hoan, gặp mặt không đặt nặng về hình thức, nơi mục tiêu chính là tạo không khí vui vẻ và giao lưu. Đây cũng là một lựa chọn phù hợp cho các buổi tiệc cuối năm, tổng kết hoạt động của công ty, khi số lượng khách mời lớn và cần một không gian thoải mái để mọi người cùng chung vui. Ngoài ra, nếu sự kiện không đòi hỏi quá cao về tính hình thức và trang trọng, buffet là một giải pháp tiết kiệm và hiệu quả.

>>> Tại sao nên chọn tiệc buffet cho sự kiện?

2. Tiệc ngồi (Set menu): "Trải nghiệm ẩm thực đẳng cấp, sang trọng"

Tiệc ngồi, hay còn gọi là set menu, là hình thức tiệc mà khách mời được phục vụ các món ăn đã được thiết lập sẵn trong một thực đơn cố định. Các món ăn này sẽ được lần lượt mang ra theo thứ tự, thường là từ món khai vị, món súp, món chính đến món tráng miệng.

Tiệc ngồi thể hiện tính trang trọng và chuyên nghiệp

Ưu điểm nổi bật của tiệc ngồi là tính trang trọng và chuyên nghiệp. Loại hình tiệc này đặc biệt phù hợp với các sự kiện quan trọng, như tiệc chiêu đãi đối tác, tiệc kỷ niệm thành lập công ty, hay tiệc hội nghị cao cấp. Việc phục vụ tận bàn thể hiện sự chu đáo và tôn trọng đối với khách mời, đồng thời giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách và số lượng thức ăn. Tuy nhiên, tiệc ngồi cũng có một số hạn chế. Khách mời có ít sự lựa chọn món ăn hơn so với buffet, và việc thay đổi thực đơn theo yêu cầu của khách cũng khó khăn hơn. Chi phí cho tiệc ngồi thường cao hơn so với buffet do đòi hỏi số lượng nhân viên phục vụ lớn hơn và quy trình phục vụ phức tạp hơn.

3. Tiệc cocktail: "Giao lưu, kết nối trong không gian sôi động"

Tiệc cocktail là một hình thức tiệc nhẹ, thường được tổ chức trong không gian đứng. Khách mời sẽ tự do di chuyển, giao lưu và thưởng thức các loại đồ uống pha chế (cocktail, mocktail) và món ăn nhẹ (finger food).

Ưu điểm lớn nhất của tiệc cocktail là tạo không khí thân mật, cởi mở, giúp khách mời dễ dàng giao tiếp và kết nối với nhau. Loại hình tiệc này đặc biệt phù hợp với các sự kiện networking, tiệc ra mắt sản phẩm mới, hay các buổi giao lưu giữa các đối tác. Tiệc cocktail thường có thời gian tổ chức ngắn gọn, linh hoạt và dễ dàng tổ chức ở nhiều địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, tiệc cocktail không phù hợp với các sự kiện yêu cầu tính trang trọng cao, và số lượng món ăn thường hạn chế, không đáp ứng được nhu cầu dùng bữa no của khách mời.

4. Tiệc trà: "Thư giãn, ấm cúng bên tách trà thơm"

Tiệc trà là một hình thức tiệc nhẹ

Tiệc trà là một hình thức tiệc nhẹ, thường được tổ chức vào buổi chiều. Khách mời sẽ được thưởng thức các loại trà (trà hoa, trà thảo mộc, trà trái cây) và bánh ngọt trong không gian thư giãn và ấm cúng.

Tiệc trà là lựa chọn lý tưởng cho các buổi gặp gỡ thân mật, trao đổi nội bộ, hay các buổi hội thảo, training. Loại hình tiệc này tạo không khí thư thái, giúp khách mời dễ dàng trò chuyện và chia sẻ. Tuy nhiên, tiệc trà không phù hợp với các sự kiện lớn, đông người, và số lượng món ăn thường rất hạn chế.

>>> Những điều cần biết về khi tổ chức tiệc trà cho hội nghị, hội thảo

Cách lựa chọn loại hình tiệc phù hợp: "Chìa khóa cho sự kiện thành công"

Việc lựa chọn loại hình tiệc phù hợp đóng vai trò then chốt, quyết định sự thành công của sự kiện doanh nghiệp. Để đưa ra quyết định đúng đắn, doanh nghiệp cần xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng nhiều yếu tố.

1. Xác định mục đích của sự kiện

Cần hiểu rõ mục đích chính của sự kiện là gì

Trước hết, cần hiểu rõ mục đích chính của sự kiện là gì. Nếu sự kiện nhằm mục đích giao lưu, kết nối giữa các khách mời, tiệc đứng (buffet) hoặc tiệc cocktail sẽ là lựa chọn phù hợp, tạo không gian thoải mái để mọi người gặp gỡ và trò chuyện. Ngược lại, nếu sự kiện mang tính chất trang trọng, như tiệc chiêu đãi đối tác, tiệc kỷ niệm thành lập công ty, tiệc ngồi (set menu) sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách mời. 

Trong trường hợp sự kiện hướng đến việc tri ân khách hàng, một buổi tiệc cocktail sang trọng hoặc tiệc ngồi ấm cúng sẽ là cách tuyệt vời để bày tỏ lòng biết ơn. Đối với các sự kiện ra mắt sản phẩm mới, tiệc cocktail hoặc tiệc đứng với không gian sôi động sẽ giúp thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng tốt cho khách hàng.

>>> Kịch bản cho chương trình tri ân khách hàng

2. Xem xét ngân sách

Ngân sách là một yếu tố quan trọng cần được cân nhắc. Tiệc buffet thường có chi phí thấp hơn so với tiệc ngồi, phù hợp với những doanh nghiệp có ngân sách hạn hẹp. Tiệc cocktail cũng là một lựa chọn tiết kiệm chi phí, đặc biệt khi tổ chức trong không gian nhỏ. Ngược lại, tiệc ngồi đòi hỏi chi phí cao hơn do yêu cầu về số lượng nhân viên phục vụ và quy trình phục vụ phức tạp hơn.

3. Quy mô sự kiện

Số lượng khách mời cũng ảnh hưởng đến việc lựa chọn loại hình tiệc. Đối với số lượng khách mời lớn, tiệc buffet là giải pháp tối ưu, đảm bảo phục vụ đầy đủ và nhanh chóng. Nếu số lượng khách mời ít, tiệc ngồi, tiệc trà hoặc tiệc cocktail sẽ là lựa chọn phù hợp hơn, tạo không khí ấm cúng và thân mật.

Số lượng khách mời cũng ảnh hưởng đến việc lựa chọn loại hình tiệc

4. Địa điểm tổ chức phù hợp

Địa điểm tổ chức cũng cần được xem xét. Tiệc buffet và tiệc cocktail có thể được tổ chức cả trong nhà và ngoài trời, tùy thuộc vào điều kiện thời tiết và không gian cho phép. Tiệc ngồi thường phù hợp hơn với không gian trong nhà, nơi có đủ không gian để kê bàn ghế và phục vụ các món ăn.

>>> Cần lưu ý gì khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện

5. Thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố cần xem xét. Nếu sự kiện diễn ra trong thời gian ngắn, tiệc cocktail hoặc tiệc trà là lựa chọn phù hợp. Đối với các sự kiện kéo dài, tiệc buffet hoặc tiệc ngồi sẽ đảm bảo khách mời có đủ thời gian dùng bữa.

>>> Tìm hiểu về thời điểm tổ chức sự kiện khởi động dự án (kick-off meeting)

6. Phong cách của sự kiện

Cuối cùng, phong cách của sự kiện cũng cần được cân nhắc. Nếu sự kiện mang tính chất trang trọng, tiệc ngồi là lựa chọn số một. Nếu sự kiện hướng đến sự thân mật, buffet, cocktail hoặc tiệc trà sẽ tạo không khí ấm cúng. Trong trường hợp sự kiện cần sự sôi động, tiệc cocktail hoặc tiệc đứng với âm nhạc và các hoạt động giải trí sẽ khuấy động không gian.

>>> Công thức tổ chức sự kiện thành công mà doanh nghiệp nên nắm vững

Riverside Palace - Đối tác tin cậy cho sự kiện của bạn

Riverside Palace tự hào là một trong những trung tâm hội nghị tiệc cưới uy tín tại TP.HCM

Riverside Palace tự hào là một trong những trung tâm hội nghị tiệc cưới uy tín tại TP.HCM, mang đến không gian tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đẳng cấp và đa dạng. Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức tiệc cho các doanh nghiệp lớn nhỏ, Riverside Palace hiểu rõ những yếu tố quan trọng để tạo nên một sự kiện thành công. Với 9 sảnh tiệc đa dạng phong cách cùng sức chứa từ 300 đến 2000 khách, Riverside Palace sẵn sàng đồng hành cùng các sự kiện của doanh nghiệp.

>>> Vì sao cần lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Việc lựa chọn loại hình tiệc phù hợp cho sự kiện doanh nghiệp không chỉ đơn giản là chọn món ăn. Đó là một quyết định chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh, uy tín và hiệu quả giao tiếp của doanh nghiệp. Bằng cách cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như mục đích sự kiện, ngân sách, số lượng khách mời, địa điểm, thời gian và phong cách, doanh nghiệp có thể tạo ra một trải nghiệm tiệc đáng nhớ, góp phần vào sự thành công chung của sự kiện.