6 điểm cần lưu ý trước khi lựa chọn trung tâm hội nghị cho sự kiện của bạn

Thành công của một hội nghị không chỉ phụ thuộc vào nội dung của buổi hội nghị đó mà còn đến từ chính trung tâm Hội nghị mà bạn lựa chọn. Vậy cần lưu ý điều gì trước khi đưa ra quyết định để mang lại hội nghị thành công nhất? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm ra câu trả lời nhé!

Vị trí

Vị trí của trung tâm hội nghị sẽ là điều bạn cần quan tâm tìm hiểu trước tiên khi đưa ra quyết định. Các khách mời của hội nghị sẽ xuất phát từ nhiều địa điểm với điều kiện giao thông khác nhau. Chính vì vậy bạn hãy chọn vị trí của nhà hàng sao cho dễ dàng di chuyển đến nhất. Bạn cần lưu ý về tình trạng giao thông tại địa điểm bạn chọn cũng như tại các tuyến đường để di chuyển đến đây, điều này sẽ giúp các khách mời của bạn tránh được tình trạng kẹt xe dẫn đến tham gia hội nghị không đúng thời gian đã định. Việc này không chỉ giúp các khách mời mà còn giúp hội nghị của bạn diễn ra suôn sẻ hơn.

Vị trí của trung tâm hội nghị dễ tìm sẽ giúp là bước đi thành công đầu tiên cho hội nghị của bạn

>>> Xem thêm: Cách chọn địa điểm tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp

Quy mô

Tiếp đến, bạn cần phải lên danh sách và thống nhất số lượng khách mời để tìm kiếm nơi có quy mô phù hợp. Tùy theo số lượng khách mời cũng như các hoạt động sẽ diễn ra trong hội nghị để lựa chọn sảnh hội nghị thích hợp. Bạn hãy cân nhắc đến cách sắp xếp mà bạn sẽ chọn cũng như tính chất của các hoạt động bao gồm những loại hình nào để đưa ra lựa chọn thích hợp nhất.

Lên danh sách khách mời và chương trình hoạt động cụ thể để lựa chọn sảnh hội nghị có quy mô phù hợp

Thông thường, một số các hoạt động thường thấy trong tiệc bao gồm:

• Tiệc đứng (phục vụ thức ăn hoặc tiệc trà)
• Hoạt động trò chơi
• Giới thiệu và thử nghiệm sản phẩm

Mỗi loại sẽ cần có một khoảng không gian riêng để tổ chức nên bạn cũng cần phải lên kế hoạch chi tiết hơn. Tuy nhiên bạn nên lựa chọn quy mô lớn hơn một chút thay vì chỉ dừng lại ở mức vừa đủ để tạo không gian thoải mái và thoáng đãng hơn cho buổi hội nghị. 

>>> Chi tiết các set menu và bảng giá tiệc hội nghị phù hợp theo từng quy mô sự kiện

Trang thiết bị tại trung tâm hội nghị

Các hội nghị luôn có yêu cầu khắt khe về trang thiết bị nhằm hạn chế tối đa các sự cố trong quá trình xảy ra. Bạn cần xem xét xem âm thanh, ánh sáng và các thiết bị máy móc kết nối có hoạt động tốt và đúng yêu cầu hay không. 

Trang thiết bị hiện đại và hoạt động tốt sẽ giúp hội nghị thành công hơn

Thêm vào đó, các màn hình LED hoặc màn hình chiếu lớn đã phù hợp, các thiết bị điều hoà hai chiều đã được lắp đặt đúng và đủ hay chưa để đưa ra các điều chỉnh thích hợp. Các chi tiết này sẽ giúp hội nghị thêm thành công và mang lại cảm giác hài lòng nhất cho các khách mời.

Không gian sảnh hội nghị

Chất lượng của phòng hội nghị sẽ được quyết định phần lớn bởi không gian, chính vì vậy bạn nên cẩn trọng hơn trong quá trình kiểm tra. Sảnh hội nghị cần có không gian yên tĩnh, cách âm tốt nhưng phải thoáng mát và mang lại cảm giác thân thiện để tạo nên không gian thoải mái nhất cho các khách tham dự.

Ngoài ra, bạn cũng cần cân nhắc về màu sắc và trang trí của sảnh hội nghị. Sảnh của trung tâm hội nghị bạn chọn phải phù hợp với tính chất của hội nghị hoặc sự kiện. Nếu sự kiện quan trọng và mang tính học thuật cao, hãy lựa chọn nơi có màu sắc nhã nhặn nhưng đừng quá mờ nhạt, màu sắc và không gian phòng sẽ phần nào ảnh hưởng đến tinh thần tập trung khi tham gia hội nghị.

>>> Chiêm ngưỡng không gian sảnh hội nghị và các yếu tố quan trọng để có một hội thảo, sự kiện thành công

Dịch vụ và giá cả

Mỗi trung tâm hội nghị sẽ có giá cả khác nhau cho từng kích cỡ và sảnh hội nghị mà bạn đã lựa chọn. Vì vậy hãy so sánh và cân nhắc thật kỹ xem với những điều kiện và tiện ích được đưa ra, nơi nào sẽ phù hợp nhất cho hội nghị của bạn.

Ngoài ra, mỗi trung tâm hội nghị cũng sẽ có các dịch vụ được cung cấp khác nhau, một thực đơn khác nhau và các tiện ích phục vụ cho hội nghị khác nhau. Hãy tham khảo tất cả các dịch vụ được đưa ra, xem xét giá cả và đừng quên xem qua các dịch vụ hội nghị trọn gói cùng các ưu đãi để giúp bạn tiết kiệm chi phí và thời gian nhất. 

Sự chuyên nghiệp

Sự chuyên nghiệp từ phía trung tâm và đội ngũ nhân viên phục vụ tại đây là một phần không thể thiếu tại các chương trình hội nghị, chính vì vậy đừng nên vội vàng lựa chọn nếu bạn chưa tìm hiểu kỹ. Hãy lựa chọn các trung tâm chuyên tổ chức hội nghị bởi họ sẽ có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức cũng như nhân viên sẽ được đào tạo bài bản hơn để phục vụ cho các sự kiện. 

Sự chuyên nghiệp của nhân viên sẽ giúp cho hội nghị của bạn thêm suôn sẻ

Từ cách chuẩn bị không gian, trang trí, âm thanh, ánh sáng đến quá trình lên thực đơn và chạy chương trình trong suốt hội nghị đều cần đến sự cẩn thận và chuyên nghiệp. Đằng sau một chương trình được tổ chức thành công là một quá trình đầu tư chuẩn bị kỹ lưỡng. Vì vậy hãy xem xét các đánh giá về tính chuyên nghiệp và uy tín của trung tâm hội nghị để lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp nhất.

>>> Xem thêm: 27 bước tổ chức hội nghị từ A đến Z cho doanh nghiệp

Lời kết

Bài viết đã đề cập 6 điều cần lưu ý để giúp bạn có được buổi hội nghị thành công mỹ mãn nhất. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một Trung tâm tổ chức hội nghị với uy tín cao và sự tận tâm chuyên nghiệp trong phong thái phục vụ, Riverside Palace sẽ là một gợi ý không tồi dành cho bạn. Hy vọng rằng bài viết trên đã mang lại những thông tin bổ ích, giúp bạn tìm kiếm được không gian tổ chức hội nghị và sự kiện ưng ý nhất.