Cách chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị cho doanh nghiệp tại thành phố Hồ Chí Minh

Hiện nay để đáp ứng nhu cầu tổ chức sự kiện đang tăng cao, nhiều địa điểm tổ chức hội thảo tại thành phố Hồ Chí Minh xuất hiện, từ đó việc tìm kiếm địa điểm tổ chức hội thảo uy tín, chất lượng trở nên khó khăn. Hiểu được sự lo âu của các vị thượng đế, trung tâm hội nghị Riverside Palace sẽ giúp bạn đưa ra những tiêu chí để chọn lựa nơi tổ chức hội nghị một cách nhanh chóng. Cùng đọc bài viết để biết những tiêu chí nhé !

1. Vị trí của nơi tổ chức hội nghị

Nên chọn địa điểm ở đường lớn để thuận tiện cho việc di chuyển

Đầu tiên khi chọn lựa địa điểm tổ chức hội nghị thì chọn lựa những nơi có vị trí thuận lợi cho việc di chuyển của khách mời. Bạn nên chọn những trung tâm hội nghị có vị trí gần trung tâm thành phố hoặc nằm ở con đường có mặt tiền lớn, rộng rãi. Ưu tiên những nơi có vị trí dễ tìm trên bản đồ thành phố. Nếu bạn chọn những nơi quá xa hay ngoại ô, khách mời sẽ tốn nhiều thời gian để đi đến dẫn đến bị trễ thời gian dự tiệc hoặc lạc đường. Khiến cho khách mời có cái nhìn xấu về buổi hội nghị, không khí của sự kiện dễ bị trùng xuống.

Ngoài địa điểm của hội nghị thì diện tích của bãi giữ xe cũng quan trọng không kém. Sự kiện là nơi tập trung đông người nên chọn nơi trung tâm có nơi giữ xe rộng rãi, chứa được tất cả phương tiện của khách mời. Tối ưu sự thuận tiện để khách mời cảm thấy thoải mái khi đến dự tiệc. 

.>>> Tham khảo : Những điều bạn nên biết khi tổ chức sự kiện và hội thảo cho công ty

2. Sảnh sự kiện

Tiệc bàn tròn cũng được khách hàng chọn lựa khi tổ chức hội nghị

Tiêu chí tiếp theo cũng quan trọng không kém đó là lựa chọn không gian tổ chức. Khán phòng nơi tổ chức sự kiện phải phù hợp với tính chất của buổi hội nghị, sự kiện như khách phòng với phong các rạp hát, lớp học, bàn tròn,... Mỗi phong cách khác nhau sẽ phù hợp với tính chất của sự kiện.

Doanh nghiệp phải ước tính được số lượng khách mời được mời đến tham dự. Nên chọn sảnh tiệc có kích thước vừa đủ không quá nhỏ với lượng khách mời sẽ dễ dẫn đến tình trạng chật, ngột, khó chịu khi tham gia. Như vậy sẽ làm có khách tham dự có ấn tượng xấu về buổi sự kiện.

Đảm bảo rằng sức chứa của sảnh tiệc sẽ chứa đủ số lượng khách mời, ngoài khách mời ra sảnh tiệc còn phải chứa thêm các quầy trưng bày sản phẩm, các thiết bị, bàn ghế. Do đó khi chọn sảnh cưới bạn nên chọn sảnh có diện tích lớn để đảm bảo không gian hội nghị phù hợp.

3. Cơ sở vật chất, trang thiết bị được tối ưu

Khi đến tham khảo các trung tâm hội nghị nên xem và thử các trang thiết bị âm thanh tại đó. Do tính chất của các buổi hội nghị, hội thảo là truyền đạt thông tin và tương tác với nhau, vậy nên những thiết bị âm thanh cần phải được bảo đảm và không xảy ra sự cố trong lúc sự kiện diễn ra. Ngoài các thiết bị âm thanh cần có như loa, micro thì cần có thêm các thiết bị công nghệ như màn hình trình chiếu, máy chiếu, bút lông,... để giúp cho buổi hội nghị được thành công trọn vẹn.

Thiết bị cơ sở vật chất tại nhà hàng luôn được kiểm tra trước khi sử dụng

Không chỉ là trang thiết bị, cơ sở vật chất của sự kiện cũng cần được chú ý. Những công cụ, bàn ghế, khăn trải bàn, nơ trang trí,...cần được đảm bảo vệ sinh, sạch sẽ và mới để tạo sự chỉnh chu, sang trọng trong lúc hội nghị diễn ra

4. Thực đơn chiêu đãi phong phú đa dạng

Với buổi hội nghị, hội thảo không nhất thiết phải có thực đơn chiêu đãi. Nhưng với khi trong kịch bản tổ chức có mục chiêu đãi thì bạn nên chuẩn bị chỉnh chu và lựa chọn kỹ càng. Thường những buổi tiệc giao lưu thì nhà hàng sẽ đưa ra 3 chọn lựa: Tiệc trà, tiệc Buffet, tiệc Finger Food. Những bữa tiệc nhỏ trong giờ giải lao sẽ giúp cho khách hàng cảm thấy thoải mái hơn, thư giãn sau thời gian dự hội nghị. Do đó, khi lựa chọn địa điểm tổ nên xem xét chất lượng món ăn, nguyên vật liệu chế biến , sự chuyên nghiệp có phù hợp với tính chất sự kiện của mình không.

Bạn chọn Teabreak hay Finger Food khi tổ chức hội nghị

>>> Khám phá các mẫu menu tiệc hội thảo, hội nghị của trung tâm hội nghị Riverside Palace

5. Nhân viên phục vụ chuyên nghiệp

Cách thức phục vụ của nhân viên cũng là một trong những yếu tố để bạn có thể lựa chọn nhà hàng đó hay không. Đặc biệt với những buổi hội nghị bạn nên chọn những nơi nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp, phục vụ tận tâm với khách hàng. Tác phong của nhân viên là điều bạn nên quan tâm để đưa ra lựa chọn hợp lý. 

Để hiểu rõ hơn về chất lượng dịch vụ ở các trung tâm hội nghị cũng như thái độ của nhân viên. Bạn có thể đọc các bài review trên mạng xã hội từ các khách hàng đã sử dụng dịch vụ ở đây. Hoặc bạn có thể đi trải nghiệm thực tế để đưa ra ra quyết định kỹ lưỡng và đúng đắn.

>>> Tham khảo:Các bước để bạn tổ chức sự kiện thành công

6. Quan tâm đến sự an toàn của khách hàng 

Đại dịch Covid 19 đã đi qua đi nhưng bạn vẫn phải cẩn thận để bảo vệ an toàn cho sức khỏe của bản thân. Khi lựa chọn địa điểm bạn cũng cân nhắc về độ an toàn, như trung tâm nên được trang bị đầy đủ  nước rửa tay, máy đo thân nhiệt, hay cao cấp hơn là phòng sát khuẩn toàn thân. Nên kiểm tra các lối thoát hiểm của địa điểm tổ chức để đảm bảo sự an toàn cho khách mời.

Địa điểm tổ chức sự kiện an toàn và chuyên nghiệp - Riverside Palace

Riverside Palace là địa điểm tổ chức hội thảo tại thành phố Hồ Chí Minh được mọi người yêu thích về độ uy tín và chuyên nghiệp. Trung tâm hội nghị có số lượng sảnh tiệc lớn, rộng rãi nằm ngay trung tâm quận 4 thuận tiện cho khách hàng di chuyển. Chúng tôi có 9 sảnh tiệc lớn đáp ứng mọi quy mô hội nghị của khách hàng. Sảnh tiệc với sức chứa lên đến 4500 khách mời mang đến cảm giác thoải mái, thông thoáng khi tổ chức sự kiện tại Riverside Palace.

Riverside Palace là địa điểm tổ chức hội thảo tại thành phố Hồ Chí Minh

Nhà hàng chúng tôi được trang bị đầy đủ thiết bị âm thanh sống động, sôi nổi mang đến cho khách hàng trải nghiệm chất lượng âm thanh tốt nhất, cùng ánh sáng đẹp tạo nên một buổi sự kiện hoàn hảo.

Ẩm thực ở Riverside Palace vô cùng phong phú về các món ăn, đảm bảo được chất lượng về nguyên liệu, những món ăn được đầu bếp đẳng cấp chế biến và nghiên cứu. Món ăn mang hương vị mới lạ và độc đáo, không chỉ ngon mà còn đẹp mắt cùng lối trang trí tinh tế, sang trọng. 

>>> Tham khảo : Những dịch vụ tổ chức hội nghị tại nhà hàng Riverside Palace

Tổng kết

Trên đây là một số tiêu chí mà chúng tôi chia sẻ đến với các bạn khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo tại thành phố Hồ Chí Minh. Chúng tôi rất hân hạnh được đón tiếp, khi cần tư vấn có thể liên lạc ngay với chúng tôi. 

Trung tâm hội nghị Riverside Palace 

Địa chỉ :360D Bến Vân Đồn, Phường 1, Quận 4, TP.Hồ Chí Minh

Số điện thoại : 0933 777 827 - 0933 777 838