Tin tức

Tất tần tật về cách tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp


Bạn chuẩn bị đảm nhận tổ chức một sự kiện quan trọng, nhưng vẫn chưa biết cách triển khai chúng? Đừng lo lắng, với kinh nghiệm nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Riverside Palace sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Cùng tham khảo tất tần tật về cách tổ chức sự kiện dưới đây của chúng tôi nhé!

Các loại hình sự kiện phổ biến 

Sự kiện của doanh nghiệp, công ty 

Một trong những sự kiện phổ biến nhất chính là sự kiện của doanh nghiệp, công ty. Nhìn chung đặc điểm của những sự kiện này sẽ mang phong thái nghiêm túc. Người tham dự có thể là giới doanh nhân, đối tác, khách hàng hoặc nhân viên trong công ty. Một số sự kiện phổ biến của doanh nghiệp, công ty có thể kể đến như: 

>> Tìm hiểu Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo trong thời kỳ Bình Thường mới tại đây.

 Tổ chức sự kiện doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện doanh nghiệp

  • Trade fairs: Tổ chức hội chợ thương mại của các doanh nghiệp, tổ chức
  • Meetings: Những buổi họp hành, giao lưu, hội thảo, …
  • Workshops: Bán hàng
  • Conferences: Những buổi Hội thảo
  • Conventions: Những buổi Hội nghị

 Tổ chức sự kiện giao lưu giữa các doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện giao lưu giữa các doanh nghiệp

  • Marketing events: Sự kiện marketing của doanh nghiệp.
  • Promotional events: Các sự kiện kết hợp bán hàng,  khuyến mãi và nhằm mục đích thương mại
  • Brand and product launches: Sự kiện giới thiệu thương hiệu, ra mắt sản phẩm…

>> Xem thêm bài viết: 27 bước tổ chức hội nghị hoàn hảo từ A đến Z.

Sự kiện phi lợi nhuận

Các sự kiện phi lợi nhuận thường được tổ chức ra nhằm mục đích từ thiện, kêu gọi quyên góp, ủng hộ cho một mục đích chung nào đó. Ngoài ra, các sự kiện giúp ích cho cộng đồng mà không nhằm mục đích lợi nhuận đều được gọi là sự kiện phi lợi nhuận. Một số sự kiện phi lợi nhuận thường thấy: 

  • Fundraising events: Những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích gây quỹ
  • Exhibitions: Những sự kiện triển lãm
  • Government event: Những sự kiện của cơ quan nhà nước, chính phủ, trung ương Đảng. Thường thì là các hội nghị, hội thảo. 
  • Seminars: Những hội thảo học thuật bàn luận về một chủ đề, chuyên đề.
  • Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

 Hội nghị, hội thảo phi lợi nhuận

Hội nghị, hội thảo phi lợi nhuận

Sự kiện mang tính chất giao lưu, giải trí

Những sự kiện mang tính chất giao lưu giải trí thường thu hút được đại đa số người tham gia nhờ tính giải trí của chúng. Nhiều sự kiện mang tính chất giao lưu, giải trí chúng ta thường thấy có thể kể đến như: 

  • Entertainment events: Những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích giải trí 
  • Concerts: Những đêm hòa nhạc, buổi biểu diễn trực tiếp 
  • Festive events: Lễ hội thường niên, liên hoan được tổ chức hằng năm 
  • Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

 Các sự kiện mang tính chất giao lưu, giải tri

Các sự kiện mang tính chất giao lưu, giải tri

Sự kiện gia đình, câu lạc bộ, hội nhóm 

Với các sự kiện gia đình, câu lạc bộ, hội nhóm thường sẽ có quy mô nhỏ hơn. Tuy nhiên, tính chất và quy trình tổ chức cũng tương tự như các sự kiện lớn của doanh nghiệp. Điểm khác biệt nhất có thể nằm ở chỗ sự kiện của gia đình, hội nhóm không cần tuân theo quy củ quá nghiêm ngặt và thoải mái hơn.

 Tổ chức tiệc sinh nhật

Tổ chức tiệc sinh nhật 

Một số sự kiện câu lạc bộ, hội nhóm, gia đình phổ biến có thể kể đến như: 

Quy trình tổ chức sự kiện từ A đến Z

Mặc dù có quy mô khác nhau, cũng như phong cách và quy định khác nhau, song các sự kiện đều có chung một quy trình thực hiện. Tùy vào nhiều yếu tố như ngân sách, mục tiêu mà các tổ chức, đội ngũ xây dựng chương trình có thể thêm bớt hoặc cắt giảm các giai đoạn sao cho phù hợp. 

Cùng xem quy trình tổ chức sự kiện từ A đến Z mà nhà hàng Riverside Palace gợi ý dưới đây: 

1. Xác định mục tiêu tổ chức của sự kiện

Mục tiêu của chương trình là một trong những yếu tố tiên quyết xác định sự kiện của bạn có thành công hay không. Từ mục tiêu sự kiện, bạn cũng dễ dàng thiết lập được từng bước trong kế hoạch tổ chức, từ đó tạo ra những kế hoạch kỹ càng và chi tiết. Sự kiện cũng nhờ đó mà được đảm bảo và hạn chế nhiều rủi ro hơn.

 Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện

Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện

2. Thành lập ban đội ngũ tổ chức 

Đội ngũ nhân sự quản lý và tổ chức sự kiện chính là con chim đầu đàn hướng dẫn tổ chức đi đúng hướng. Đội ngũ tổ chức sự kiện cũng là những người lên kế hoạch chi tiết, cũng như điều phối chương trình, quản lý đội ngũ để tổ chức sự kiện thành công. Nếu tổ chức của bạn có cá nhân năng động, có thể quản lý vai trò này, hãy giao cho họ việc quản lý chương trình. Ngược lại, bạn có thể chọn thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện, với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức chương trình, chắc chắn họ có thể mang đến cho bạn những sự kiện thành công tốt đẹp.

 Thành lập ban quản lý, đội ngũ tổ chức

Thành lập ban quản lý, đội ngũ tổ chức

3. Lựa chọn concept, chủ đề của sự kiện

Sau khi đã có mục tiêu rõ ràng, việc tiếp theo bạn cần làm đó chính là lực chọn concept, chủ đề cũng như phong cách cụ thể của sự kiện. Công đoạn này cũng giúp bạn xác định được phong cách trang trí, dresscode cũng như màu sắc chủ đạo của sự kiện.

 Lựa chọn concept của sự kiện cho phù hợp

Lựa chọn concept của sự kiện cho phù hợp 

4. Lên kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Tiếp đó, bạn cần lên kế hoạch sơ bộ cho tổng thể sự kiện. Từ những bước sơ bộ này, bạn có thể thiết lập các chi tiết một cách cụ thể hơn. Nhờ đó, bạn cũng dễ dàng sắp xếp và ưu tiên những công việc cần làm trước, những việc nào có thể làm sau. 

Ngoài ra, khi lên kế hoạch tổng thể cho sự kiện, bạn cần điểm qua những vấn đề sau: 

  • Xác định đối tượng khách mời của sự kiện.
  • Quy mô của chương trình.
  • Làm thế nào để tiếp cận đối tượng khách mời?
  • Thời gian tổ chức?
  • Sự kiện được tổ chức ở đâu: Khán phòng, Bãi biển hay Sân vườn,..
  • Số lượng khách mời tham dự khoảng bao nhiêu? 
  • Tổng chi phí được cấp cho cả sự kiện.


5. Hoạch định ngân sách tổ chức

Thông thường, các tổ chức sẽ cấp một khoảng ngân sách cho đội ngũ mỗi khi tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, nếu bạn định tổ chức quá nhiều hoạt động trong sự kiện, khoảng ngân sách có thể không đủ để chi trả. Vì vậy, bạn cần cân nhắc các chi phí tổ chức sao cho hợp lý nhất. Ngoài ra, hãy luôn chú ý đề dành một khoản cho ngân sách dự phòng, nó có thể giúp bạn nhanh chóng xoay sở mỗi khi có trường hợp không mong muốn xảy ra. Tùy vào sự kiện mà khoảng dự phòng có khoảng có thể chênh lệch nhau. Tuy nhiên, thông thường khoản dự phòng sẽ vào khoảng 5 đến 10% tổng ngân sách của cả chương trình.

 Hoạch định ngân sách tổ chức

Hoạch định ngân sách tổ chức 

6. Xác định xem sự kiện có cần xin tài trợ hay không

Với các sự kiện lớn, đặc biệt là sự kiện phi lợi nhuận, từ thiện, hoạt động cộng đồng, việc xin tài trợ có lẽ là việc không thể thiếu. Việc các nhà tài trợ đầu tư được nhắc đến trong sự kiện không chỉ giúp ban tổ chức có chi phí vận hành sự kiện mà còn giúp những các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu. Điều này là có lợi cho cả hai bên. 

 Lên kế hoạch xin tài trợ nếu cần

Lên kế hoạch xin tài trợ nếu cần

Tuy nhiên, để xin tài trợ thành công, bạn không nên quá vồ vập lao ngay vào việc gửi email, gọi điện dồn dập. Hãy xây dựng một bản kế hoạch tổ chức một cách cụ thể và giải quyết các câu hỏi như: 

  • Đối tác tài trợ cho bạn là những ai? 
  • Bạn biết gì về họ?
  • Hình ảnh, phong cách của sự kiện có phù hợp với hình ảnh mà nhà tài trợ hướng đến không? 
  • Lợi ích chính khi họ tài trợ cho sự kiện của bạn là gì? 

Sau đó, đề cập đến những vấn đề bạn có thể giúp doanh nghiệp khi họ tài trợ vào sự kiện này. Bạn có thể trao đổi trước với họ qua email và lên lịch một cuộc hẹn. Nếu họ đồng ý, hãy gặp mặt với đại diện công ty vào thảo luận trực tiếp với họ. 

7. Chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Lựa chọn địa điểm có thể nói là một trong những điều quan trọng nhất để tổ chức sự kiện. Tùy vào từng nhu cầu và concept sự kiện mà bạn có thể lựa chọn các địa điểm sao cho phù hợp. Bạn có thể chọn tổ chức sự kiện ở bãi biển, sân vườn hoặc trong nhà hàng sang trọng. Lưu ý nho nhỏ là trước khi bạn quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức, hãy đến tận nơi để khảo sát địa điểm đó xem có phù hợp không.

 Không gian tổ chức sự kiện của nhà hàng Riverside Palace

Không gian tổ chức sự kiện của nhà hàng Riverside Palace

Với xu hướng hiện nay, việc tổ chức sự kiện ngoài trời được rất nhiều người yêu thích. Có lẽ nhờ những ưu điểm mà nó mang lại, từ bầu không khí thoáng đãng, cách trang trí tiệc lạ mắt cũng sự thoải mái và không gian xinh đẹp đã khiến nhiều khách mời có ấn tượng tốt. Tuy nhiên, việc tổ chức tiệc sân vườn cũng mang đến nhiều bất cập vì hạn chế số lượng người tổ chức, khó quản lý khi thời tiết thay đổi. Vì vậy, bạn có thể chọn lựa Khu Vườn Mộng Mơ của Riverside để tổ chức sự kiện, với sức chứa từ 100 đến 200 khách mời, Riverside Palace có thể mang đến một khung cảnh lộng lẫy, trang trọng cho bạn. Ngoài ra, khu vực sân vườn của Riverside Palace còn được trang bị mái che tự động để đảm bảo sự kiện diễn ra tốt đẹp trong cả những ngày mưa.


>> Xem thêm: Những lý do nên chọn Riverside Palace làm nơi tổ chức sự kiện.

 Tổ chức sự kiện ngoài trời tại Khu Vườn Mộng Mơ - Green Riverside

Tổ chức sự kiện ngoài trời tại Khu Vườn Mộng Mơ - Green Riverside

Còn đối với sự kiện khán phòng, bạn có thể lựa chọn một trong 9 sảnh tiệc củatrung tâm hội nghị Riverside Palace. Với đa dạng concept và sức chứa, Riverside Palace tự hào có thể mang đến cho bạn những dịch vụ chất lượng từ trang trí, chương trình biểu diễn, cũng như đội ngũ phục vụ,...

 Tổ chức sự kiện tại khán phòng của nhà hàng Riverside Palace

Tổ chức sự kiện tại khán phòng của nhà hàng Riverside Palace

8. Lựa chọn dịch vụ và outsource

Đối với những sự kiện lớn hoặc ban tổ chức chưa có nhiều kinh nghiệm, bạn có thể thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài để hạn chế rủi ro. Hãy chọn những dịch vụ tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm trong loại hình sự kiện mà bạn dự kiến tổ chức. Ngược lại, nếu sự kiện của bạn có quy mô vừa phải, và bạn dự tính sẽ tự lên kế hoạch tổ chức, hãy tham khảo các mục mà Riverside Palace gợi ý dưới đây để xây dựng một chương trình thành công nhé!

9. Làm việc người dẫn chương trình, MC

Dù là sự kiện lớn hay nhỏ thì việc có một người điều phối chương trình hay MC là một việc cực kỳ cần thiết. Đối với những sự kiện nhỏ và trung bình mà trong đội ngũ tổ chức không có sẵn MC thì bạn có thể đăng tuyển trên các cộng đồng và hội nhóm người dẫn chương trình để tìm kiếm họ. Sau khi đã liên hệ, bạn cần một hoặc nhiều buổi gặp mặt trao đổi trực tiếp để họ hiểu rõ về sự kiện cũng như cách dẫn dắt chương trình trong sự kiện của bạn.

 Làm việc với MC, người dẫn chương trình để sự kiện diễn ra tốt đẹp

Làm việc với MC, người dẫn chương trình để sự kiện diễn ra tốt đẹp

10. Lên kịch bản để khách mời tương tác, hòa nhập với chương trình

Để một sự kiện thành công tốt đẹp, bạn cần phải hiểu cách khiến khách mời tương tác với ban tổ chức. Không chỉ riêng việc trả lời các câu hỏi mà ban tổ chức cần phải tạo không khí thoải mái, thậm chí là tổ chức các hoạt động để khiến họ cởi mở, vui vẻ hơn.

Một vài cách khiến khách mời tương tác trong sự kiện có thể kể đến như:

Thông báo với khách mời để cùng nhau chụp những bức ảnh tập thể thú vị.

  • Tạo ra các trò chơi, minigame trong chương trình
  • Thách đố họ bằng cách thử thách 
  • Điều phối họ tập thể dục, vận động nhẹ nhàng giữa giờ
  • Mời các đại sứ đến để kích thích sự tương tác
  • Tổ chức hoạt động tặng quà may mắn, bốc thăm trúng thưởng,...

 Lên kịch bản để tạo tương tác với khách mời

Lên kịch bản để tạo tương tác với khách mời

11. Chuẩn bị các tiết mục cho sự kiện

Đối với các sự kiện mang tính chất giải trí thì các tiết mục, chương trình là một trong những yếu tố không thể thiếu. Tuy nhiên, với các buổi hội nghị, hội thảo, hầu hết các đều diễn ra trong thời gian rất dài. Đó là lý do ngoài việc tương tác, bạn cần phải tạo không khí thú vị, mới mẻ để khiến khách mời thư giãn hơn. Hãy sắp xếp một vài sự kiện để khiến buổi tiệc thêm trọn vẹn hơn. 

Một số tiết mục phổ biến thường thấy trong các sự kiện như: 

  • Chương trình văn nghệ: ca hát, nhảy múa, flashmode,..
  • Những tiểu phẩm hài 
  • Đóng kịch hóa trang
  • Tiết mục ảo thuật
  • Các tiết mục bộ lộ tài năng của người tham dự,... 

 Chuẩn bị các tiết mục hấp dẫn

Chuẩn bị các tiết mục hấp dẫn

12. Đãi tiệc khách mời hoặc sắp xếp tiệc giữa giờ

Con đường ăn uống luôn khiến người ta cảm thấy vui vẻ, thoải mái hơn. Đặc biệt là trong những sự kiện trọng đại. Khi đó, bạn cần tinh tế chú ý đến khẩu vị của đại đa số các khách mời là gì, từ đó lựa chọn thực đơn phù hợp với họ. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt dự phòng từ một đến hai bàn tiệc chay, bởi xu hướng ăn chay và ăn healthy đang ngày càng phát triển. Một vài nét tinh tế như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng ghi điểm với khách mời.

>> Chọn tiệc teabreak cho hội nghị, hội thảo.

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm một địa điểm đãi tiệc sự kiện lý tưởng, bạn có thể tham khảo giá thực đơn tại nhà hàng Riverside Palace. Với ẩm thực đa dạng từ mọi miền đất nước, mọi miền quốc gia, nhà hàng chúng tôi luôn mang đến những món ăn ngon hợp khẩu vị nhất cho khách hàng.

>> Xem thêm: 9 menu hấp dẫn nhất tại nhà hàng Riverside Palace.

 Chuẩn bị thực đơn đãi tiệc khách mời

Chuẩn bị thực đơn đãi tiệc khách mời

13. Chuẩn bị và tặng quà cho khách mời khi tham gia sự kiện

Một chút tinh tế và lòng thành sẽ giúp khách mời nhớ đến bạn lâu hơn. Đó chính là lý do bạn nên chuẩn bị một chút quà tặng phù hợp sau mỗi sự kiện. Dựa vào phong cách tiệc cũng như phân định rõ loại hình của bạn là dạng sự kiện nào từ đó lựa chọn món quà sao cho phù hợp.

Dưới đây là cách bạn chọn quà tặng theo loại hình sự kiện: 

  • Sự kiện doanh nghiệp công ty: Cách loại quà tặng có thể sử dụng trong công việc như bút, sổ, ly đựng nước, vouchers mua hàng, kẹp giấy, sách,...
  • Sự kiện phi lợi nhuận: Các loại quà tặng mang giá trị tinh thần như móc khóa, bút bi, nước rửa tay, sản phẩm của nhà tài trợ,...
  • Sự kiện mang tính chất giải trí: Những món quà mang tính chất giải trí như gấu bông, hoa, banner, quạt nhựa cầm tay,...
  • Sự kiện gia đình, câu lạc bộ, hội nhóm: Những món quà dễ thương như bánh, kẹo, thư cảm ơn,...

 Chuẩn bị quà tặng cho người tham dự

Chuẩn bị quà tặng cho người tham dự

14. Thiết kế thiệp mời tham dự

Thiệp mời ngày nay không chỉ đóng vai trò gửi lời mời tham dự, chúng còn là cái nhìn, sự thiện cảm đầu tiên của khách mời. Vì vậy, sở hữu một chiếc thiệp mời sang trọng, bắt mắt cũng phần nào bộc lộ được sự hiếu khách, chỉn chu cũng như tầm quan trọng của sự kiện. Cũng vì lý do đó, ban tổ chức cần đầu tư khâu thiệp mời thật kỹ càng nhé!

Nhiều sự kiện ngày nay đã được chuyển đổi qua hình thức gửi thiệp mời online chứ không như trước đây sử dụng các loại thiệp giấy nữa. Hơn thế nữa các loại thiệp mời online cũng phần nào giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nhân lực hơn. Hiện nay, cả hai loại thiệp mời đều phổ biến và thông dụng với các sự kiện.

 Thiết kế thiệp mời

Thiết kế thiệp mời

15. Xây dựng kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện 

Đối với các sự kiện gia đình thì không cần lên kế hoạch quảng bá và truyền thông. Tuy nhiên với các sự kiện doanh nghiệp, sự kiện câu lạc bộ, sự kiện gây quỹ, sự kiện phi lợi nhuận hầu hết đều cần có một kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện một cách tỉ mỉ. Hãy nắm rõ quy mô sự kiện của bạn, xác định số lượng khách mời tham dự, cách tiếp cận họ, sử dụng những phương pháp nào hoặc những kênh truyền thông nào để quảng bá sự kiện. Từ đó, đưa ra chiến lược truyền thông bài bản nhất cho sự kiện của bạn.

16. Đảm bảo sự an toàn của khách mời, đặc biệt là trong thời điểm dịch bệnh

Trong thời điểm dịch bệnh như hiện tại, có thể nói việc tổ chức khá là khó khăn. Các khách mời cũng có thể sẽ lo lắng khi tham gia sự kiện. Vì vậy, việc của bạn là tuân thủ quy định phòng chống dịch bệnh trước và sau khi sự kiện diễn ra. Ngoài ra, bạn cũng nên thuê các địa điểm tổ chức sự kiện đáng tin cậy, có thực hiện các biện pháp phòng bệnh an toàn. 

>> Tham khảo thêm: Tổ chức sự kiện mùa dịch cần lưu ý những điều sau.

 Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện an toàn

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện an toàn

Giống như trung tâm hội nghị Riverside Palace, đội ngũ chúng tôi luôn thực hiện nghiêm túc các quy định phòng chống dịch. Các khán phòng sự kiện đều được phun khử khuẩn trước và sau khi các sự kiện được tổ chức. Không những vậy, nhân viên của chúng tôi cũng đã được đo thân nhiệt kỹ càng trước khi phục vụ. Khách mời tham dự sự kiện đều được đo thân nhiệt kỹ càng, cùng rửa tay sát khuẩn không chạm.

 Riverside Palace thực hiện tốt quy định phòng chống dịch

Riverside Palace thực hiện tốt quy định phòng chống dịch

17. Thuê một nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp 

Đối với các sự kiện, việc lưu giữ lại những kỉ niệm đáng nhớ là điều không thể thiếu. Chưa kể đối với các doanh nghiệp, công ty, những tổ chức thì việc quay phim, chụp ảnh còn phục vụ cho mục đích truyền thông về lâu dài. Vì vậy, bạn hãy thuê một nhiếp ảnh gia để lưu lại những khoảnh khắc tuyệt vời diễn ra trong sự kiện nhé!

 Thuê một nhiếp ảnh gia chụp sự kiện

Thuê một nhiếp ảnh gia chụp sự kiện

18. Chuẩn bị những phương án dự phòng 

Kế hoạch dù có chặt chẽ, kỹ càng và cẩn thận đến đâu thì sai sót và những tình huống bất ngờ cũng có thể xảy ra. Đó chính là lý do bạn cần những phương án dự phòng để cứu vãn tình thế, không để sự việc đi quá xa. Ngoài ra, việc chuẩn bị các phương án dự phòng cũng giúp bạn phần nào yên tâm hơn và tập trung hết sức hoàn thành tốt sự kiện. 

19. Kiểm tra lại tất cả các dịch vụ 

Sau khi đã chuẩn bị đâu vào đó những gợi ý trên, ngày diễn ra sự kiện cũng đã sắp tới. Để đảm bảo các công việc cũng như những dịch vụ đặt trước đã được sắp xếp đâu vào đó, bạn hãy liên hệ với những bộ phận liên quan, các công ty dịch vụ để xác nhận lại toàn bộ sự kiện. Công đoạn kiểm tra này không chỉ để giảm thiểu rủi ro mà còn thể hiện với các đối tác dịch vụ bạn quan tâm đến sự kiện này, nhắc nhở họ chuẩn bị mọi thứ thật sẵn sàng trước ngày sự kiện diễn ra.

 Kiểm tra lại tất cả các dịch vụ trước ngày sự kiện diễn ra

Kiểm tra lại tất cả các dịch vụ trước ngày sự kiện diễn ra

20. Gửi tin nhắn, email nhắc lại về thông tin sự kiện trước ngày tổ chức

Thông thường, khi nhận được một thư mời tham gia một sự kiện, bữa tiệc nào đó, bộ não của chúng ta có thể dễ dàng quên mất. Với các khách mời trong bữa tiệc của bạn cũng vậy. Khi đó, trước sự kiện từ 3 đến  7 ngày, hãy gửi email hoặc tin nhắn thông báo mời tham dự sự kiện một lần nữa để họ không bỏ lỡ sự kiện của bạn.


Cần làm gì sau khi kết thúc sự kiện?

Lấy thông tin, khảo sát về sự kiện nếu cần

Đối với các sự kiện mang mục tiêu lâu dài như các sự kiện của doanh nghiệp, công ty, sự kiện phi lợi nhuận, có thể có một vài thông tin quan trọng mà bạn muốn khách mời cung cấp. Vì vậy, cách tốt nhất để họ có thể dễ dàng để lại thông tin đó chính là phát phiếu khảo sát. Ngoài các thông tin mà tổ chức cần, bạn cũng có thể thêm mục đánh giá và góp ý cho sự kiện hôm nay, từ đó rút kinh nghiệm cho các chương trình tiếp theo.

 Tiếp nhận các góp ý cho sự kiện

Tiếp nhận các góp ý cho sự kiện

Gửi thư hoặc email cảm ơn khách mời đã tham dự 

Sau khi khách mời đã về đến nhà, sẽ rất ấm lòng nếu họ biết rằng bạn quan tâm và cảm ơn sự xuất hiện của họ trong buổi tiệc. Nhờ đó mà khách mời cũng sẽ nhớ về bạn lâu hơn. Vì vậy, đừng ngại ngùng, hãy gửi cho họ email hoặc thư cảm ơn khách mời đã tham dự. Ngoài ra, trong thư, bạn có thể bộc lộ rằng bạn sẽ rất vui nếu họ cũng có mặt ở sự kiện sau này. Đó chính là cách mà người tổ chức sự kiện tạo mối quan hệ bền vững với khách mời của mình. 

 Gửi thư cảm ơn cho khách mời sau sự kiện

Gửi thư cảm ơn cho khách mời sau sự kiện

Thanh toán các khoản chi phí sau sự kiện

Sau khi các sự kiện kết thúc, hãy kiểm tra xem mình đã thanh toán đầy đủ các khoản chi phí hay chưa nhé! Bởi vì tổ chức sự kiện là một quá trình trải qua rất nhiều công đoạn, bạn có thể bỏ quên mất một vài khoản chưa thanh toán và có thể tạo ấn tượng xấu với đối tác của mình. Vì vậy, đừng để điều đó xảy ra nhé, hãy sử dụng bảng kế hoạch chi phí để kiểm tra xem bạn có bỏ lỡ khoản thanh toán nào không.

Đánh giá sự thành công của sự kiện và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau 

Với những sự kiện của công ty, tổ chức thậm chí là câu lạc bộ, hội nhóm, việc rút ra kinh nghiệm để tổ chức những chương trình sau đó là điều rất quan trọng. Sau khi sự kiện kết thúc, hãy dành ra một khoản thời gian để tổng hợp đánh giá của người tham gia và họp lại với nhau xem những điều nào làm chưa tốt và những điểm nào cần phải cải thiện nhé! Những thông tin này sẽ cực kỳ quý báu cho các sự kiện sau này của bạn đấy. 

Tổ chức sự kiện thực sự là một điều không đơn giản. Vì vậy, với những thông tin trên, nhà hàng Riverside Palace hy vọng có thể mang đến những kiến thức về tổ chức sự kiện dành cho bạn. Ngoài ra, để một sự kiện được diễn ra hoàn hảo và thành công tốt đẹp còn cần rất nhiều yếu tố khác. Tuy nhiên, chúng tôi tin rằng nếu bạn đặt nỗ lực và công sức, chắc chắn sự kiện của bạn sẽ diễn ra một cách tốt đẹp. Chúc các bạn thành công!


Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Riverside Palace

360D Bến Vân Đồn, phường 1, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 777 827 - 0933 777 838



Ưu đãi

Thời Gian Tổ Chức

Gọi tới (8428) 6256 8888 để được tư vấn ngay