Các bước để tổ chức chương trình Prom cuối cấp

Với những học sinh sinh viên cuối cấp, Prom Party là chương trình ý nghĩa nhất. Đây sẽ là cột mốc đánh dấu sự trưởng thành, thời điểm các bạn được đồng hành bên những người bạn của mình và tạo ra những kỷ niệm đẹp của tuổi thanh xuân. Vậy làm sao để tổ chức chương trình Prom thành công? Riverside Palace - Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM sẽ chia sẻ các bước thực hiện ngay sau đây. 

Hiểu rõ về chương trình Prom Night 

Prom Night là sự kiện cuối cấp xuất phát từ các trường học phương Tây. Party Night là buổi dạ tiệc chia tay với góp mặt của các thầy cô giáo và toàn thể học sinh hoặc sinh viên cuối khóa của trường. Tuy nhiên, với quy mô ở Việt Nam, nhiều bạn trẻ có thể thực hiện chương trình chia tay trong phạm vi của lớp mình. Prom Night giờ đây có thể gọi là Prom Party. 

Chương trình Prom Night

Thời điểm diễn ra chương trình Prom thường được tổ chức vào khoảng thời gian sau khi kết thúc kỳ thi cuối cùng. Từ cuối tháng 11 đến tháng 12 hoặc cuối tháng 5 đến đầu tháng 6, tùy vào lịch học của mỗi trường và mỗi cấp. 

Xem thêm: 5 yêu cầu cần đáp ứng đầu tiên để tổ chức sự kiện thành công

Trước tiên, bạn nên xác định rõ mục đích thực hiện chương trình của mình. Đó là một buổi Prom Night thực sự hay đơn thuần là buổi liên hoan, tổng kết và chia tay. Bởi vì một buổi Prom Night đúng nghĩa sẽ bao gồm những hoạt động sau:

• Khiêu vũ
• Hóa trang
• Văn nghệ
• Trò chơi hoạt náo
• Tiệc ngọt
• Chương trình King & Queen (chàng trai và cô gái được yêu thích và bình chọn nhiều nhất)

Tiết mục King & Queen được mong chờ nhất

Các bước tổ chức chương trình Prom

Để tổ chức chương trình Prom hoàn chỉnh và thành công ngay chắc hẳn sẽ rất khó đối với những bạn học sinh và sinh viên. Thấu hiểu được điều đó, Riverside Palace - Địa điểm tổ chức sự kiện uy tín lâu năm tại TP. HCM sẽ đưa ra những bước thực hiện cơ bản để bạn có thể dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch.  

1. Xác định danh sách khách mời

Công việc đầu tiên các bạn cần làm là thống kê số lượng tham gia vào đêm Prom. Đối tượng tham gia bao gồm học sinh/ sinh viên, thầy cô giáo, khách mời, nghệ sĩ (nếu có).

Lên danh sách khách mời tham dự Prom Night

Xác định được số lượng người có mặt trong chương trình Prom, bạn sẽ biết được quy mô sự kiện của mình (lớn, vừa, nhỏ). Căn cứ vào yếu tố này để tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện Prom phù hợp và xây dựng kịch bản "hoàn hảo". Bên cạnh đó, con số này sẽ giúp bạn tính toán chi phí mà mỗi bạn trong lớp cần nộp.

2. Xây dựng kịch bản chương trình Prom

Hãy tham khảo ý kiến hoặc khảo sát sở thích, nhu cầu và mong muốn của toàn thể các bạn trong lớp hoặc trường học. Điều này sẽ giúp bạn tạo nên những hoạt động, thông điệp ý nghĩa trong đêm Prom cho mọi người. 

Sáng tạo kịch bản thực hiện chương trình Prom

Sở hữu một kịch bản hay và logic sẽ giúp bạn thực hiện chương trình Prom thành công. Để nhanh chóng đưa ra các hoạt động có mặt trong đêm Prom, bạn hãy tổng hợp kết quả khảo sát trước đó. Sau đó, kết hợp thảo luận với nhóm bạn phụ trách tổ chức chương trình Prom đưa ra ý tưởng thực hiện phù hợp và độc đáo nhất. 

Chú ý rằng, giữa các hoạt động diễn ra nên có sự liên kết với nhau. Các phần diễn ra trong chương trình tạo thành một thể thống nhất để làm rõ cho chủ đề Prom. 

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Với ba yếu tố thời gian, số lượng người tham gia và ý tưởng thực hiện chương trình, bạn cần tìm kiếm một địa điểm tổ chức sự kiện thích hợp. 

Lựa chọn địa điểm tổ chức Prom thích hợp

Những yếu tố bạn cần xem xét khi khảo sát và lựa chọn địa điểm bao gồm:

• Diện tích sảnh
• Không gian, bố cục của địa điểm (lối ra vào, nhà WC, bãi đỗ xe, khu vực bàn chờ,....)
• Cơ sở hạ tầng (trần nhà, tường nhà có còn mới?)
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng
• Thiết kế sân khấu
• Thực đơn chiêu đãi
• Chất lượng phục vụ
• Chi phí cho mỗi hạng mục
• Thuế VAT (nếu có)

Xem thêm: Những lưu ý quan trọng khi chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện

4. Thực hiện khâu trang trí cho chương trình Prom

Thực hiện chương trình sự kiện cần trả một khoản chi phí cho nhân sự. Song các bạn còn lo cho kỳ thi nên thời gian để setup chương trình sẽ không có nhiều. 

Ý tưởng trang trí Prom sang trọng

Vì vậy, cách thuận lợi và tiết kiệm nhất là giao việc khó làm cho bên thuê địa điểm tổ chức. Ví dụ như những công việc setup và kiểm tra sân khấu, âm thanh ánh sáng, bố trí bàn ghế,.... Phân chia công việc nhỏ lẻ cho các bạn trong lớp để cùng thực hiện. Một số công việc đơn giản như viết thiệp, cắt dán, chuẩn bị dụng cụ trò chơi,....

Ý tưởng trang trí Prom trưởng thành

Việc làm này sẽ giúp các bạn vừa có thể tiết kiệm chi phí và vừa có thời gian ôn thi học kì. Ngoài ra, dành chút thời gian giao lưu bạn bè khi tham gia trang trí chương trình Prom cũng sẽ giúp các bạn có thêm nhiều kỷ niệm cùng nhau. 

Xem thêm: 5 lý do bạn nên lựa chọn trung tâm hội nghị Riverside Palace làm nơi tổ chức sự kiện

Ý tưởng trang trí Prom cho nhóm bạn nam

5. Dự trù chi phí thực hiện chương trình Prom

Đây là một sự kiện quan trọng và có ý nghĩa đối với các bạn, do đó tâm lý ai cũng sẽ đầu tư vào chương trình Prom này. Tuy nhiên, để sự kiện được khép lại một cách trọn vẹn và thành công, bạn cần hoạch định kinh phí thực hiện một cách rõ ràng. Tiến hành khảo sát giá thị trường và đưa ra bảng dự trù chi phí. Từ đó, thống nhất về chi phí thực hiện chương trình với mọi người.

Ngân sách thực hiện chương trình Prom

Trên đây là những chia sẻ của Riverside Palace về các bước cụ thể để thực hiện chương trình Prom cuối cấp. Hy vọng với những thông tin được gợi ý này sẽ giúp các bạn có thêm kinh nghiệm để tổ chức nên chương trình Prom thành công. 

Riverside Palace tự hào là địa điểm tổ chức sự kiện uy tín tại TPHCM. Hân hạnh chào đón và sẵn sàng đồng hành cùng các bạn trong những chương trình Prom cuối cấp. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn sớm nhất!

Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Riverside Palace

360D Bến Vân Đồn, phường 1, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 777 827 - 0933 777 838