Địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace giúp bạn lên kế hoạch cho sự kiện an toàn trong mùa dịch

Khi phải học cách làm quen với cuộc sống “bình thường mới", hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức đều gặp khó khăn trong vấn đề tổ chức sự kiện offline. Bởi hiện nay, có những quy định về số lượng người tham dự, khoảng cách và các biện pháp an toàn được thực hiện một cách cẩn thận để phòng tránh dịch bệnh. Đối mặt với những vấn đề ấy khiến không ít người tổ chức sự kiện hoang mang và không biết phải làm gì. Trong bài viết dưới đây từ địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace sẽ có những hướng dẫn cụ thể giúp bạn có một sự kiện an toàn và thành công.

Lập kế hoạch và chuẩn bị

Trên khắp thế giới, các nhà tổ chức sự kiện vẫn đang cố gắng thích ứng với COVID-19. Một kế hoạch cho sự kiện diễn ra thành công cần được chuẩn bị kỹ càng, đặc biệt là những sự kiện lớn như các buổi hòa nhạc, triển lãm, hội nghị khách hàng,... Việc lập kế hoạch cần chuẩn bị những điều quan trọng sau:

• Tham khảo ý kiến của các cơ quan y tế địa phương về sự kiện của bạn.
• Cung cấp đầy đủ các thiết bị và vật dụng cần thiết như khẩu trang và nước rửa tay để khách mời sử dụng giúp bảo vệ sức khoẻ của cộng đồng.
• Xây dựng chính sách hoàn tiền linh hoạt cho người tham dự nếu sự kiện không được diễn ra (đối với những sự kiện bán vé).
• Khuyến khích khách mời chỉ tham dự khi sức khoẻ ổn định.

Lên kế hoạch cho sự kiện là một trọng những yếu tố quan trọng giúp sự kiện thành công

Xem thêm: 5 yêu cầu cần đáp ứng đầu tiên để tổ chức sự kiện thành công

Số lượng khách mời

Mặc dù không có quy định về số lượng khách mời nhưng phía tổ chức sự kiện nên sắp xếp để khách mời được giãn cách nhau 2 mét theo quy định. Các nhà tổ chức và quản lý sự kiện nên cố gắng để giảm thiểu khách mời tham dự hết mức có thể. Bạn cũng có thể áp dụng những cách sau để quản lý được việc giãn cách đúng quy định:

• Sử dụng không gian phòng họp lớn hơn.
• Tạo khoảng cách giữa các ghế ngồi.
• Bố trí nhiều lối ra vào và không tập trung tại cùng một khu vực.
• Ưu tiên các hoạt động ngoài trời.
• Bổ sung thêm hình thức tham gia sự kiện online.
• Không tập trung đông người trong nhà vệ sinh.

Giữ khoảng cách an toàn giữa khách mời trong suốt thời gian diễn ra sự kiện

Thực hiện các biện pháp an toàn

Ban quản lý tổ chức sự kiện cần trang bị những máy đo thân nhiệt để tất cả các khách mời được đảm bảo an toàn trước khi bước vào phòng. Việc kiểm tra này sẽ giúp loại bỏ một số nguy cơ dịch bệnh và khiến khách mời cảm thấy yên tâm hơn. 

Bên cạnh đó, khuyến khích khách mời cần đeo khẩu trang trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Ban tổ chức cần chuẩn bị thêm khẩu trang để cung cấp cho những khách mời không chuẩn bị sẵn. Đặc biệt đối với những sự kiện ca hát hay cần trò chuyện nhiều thì điều này là cần thiết.

>>> Những lưu ý quan trọng khi chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Luôn rửa tay cũng như thực hiện đầy đủ các biện pháp phòng dịch an toàn được khuyến nghị

Những yếu tố cần cân nhắc để quyết định hoãn hoặc hủy bỏ sự kiện

Cập nhật tình hình dịch bệnh thường xuyên để giúp bạn có thể đánh giá xem có hoãn, huỷ bỏ hoặc giảm số lượng người tham dự tại sự kiện hay không. Hãy cân nhắc điều đó dựa trên những điều sau:

• Tổng số khách mời tham dự là bao nhiêu, có vượt quá mức quy định về số lượng người tham dự sự kiện trong thời điểm đó không?
• Sự kiện sắp diễn ra có cần bố trí ghế ngồi như thế nào, có đáp ứng quy định giãn cách cần thiết không?
• Những người khách tham dự sự kiện đến từ những nơi nào và họ có nguy cơ mắc COVID-19 hay không?
• Địa điểm tổ chức sự kiện có lịch sử an toàn về dịch tễ không?
• Nhu cầu hoặc mức độ quan trọng của sự kiện như thế nào?

Dựa vào tình hình dịch bệnh và tính cấp bách của sự kiện để đưa ra phương án phù hợp

Trao đổi với địa điểm tổ chức sự kiện

Khi ký hợp đồng với địa điểm mà bạn chọn để tổ chức sự kiện, hãy trao đổi cụ thể về chính sách đổi thời gian nếu có thể. Đồng thời, địa điểm sẽ có những quyền lợi gì nếu không thể tổ chức sự kiện được. Điều này là rất quan trọng vì sẽ ảnh hưởng đến ngân sách tổ chức sự kiện của bạn. Mặc khác cũng sẽ giúp bạn yên tâm hơn nếu trong điều kiện sự kiện không thể diễn ra thì bạn vẫn nhận được sự hỗ trợ từ địa điểm tổ chức. Bên cạnh đó, chỉ nên thanh toán tiền đặt cọc trước để trong trường hợp huỷ, bạn sẽ ít yêu cầu hoàn tiền hơn.

Xem thêm: Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện bạn nên chú ý những điều này

Cần trao đổi với địa điểm tổ chức sự kiện trong trường hợp sự kiện bị hoãn huỷ bỏ

Chuyển sang hình thức sự kiện online

Dựa vào tính chất và sự cấp bách của sự kiện, bạn có thể chọn giải pháp tiến hành tổ chức sự kiện bằng hình thức online. Đây là cách giúp các sự kiện vẫn có thể diễn ra trong tình trạng dịch bệnh suốt thời gian vừa qua. Dù không đạt kết quả cao như những sự kiện diễn ra trực tiếp, bị hạn chế sự tương tác giữa mọi người nhưng vẫn mang lại cơ hội học hỏi, chia sẻ kiến thức và sự kết nối cộng đồng.

Xem thêm: 5 lý do bạn nên lựa chọn trung tâm hội nghị Riverside Palace làm nơi tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện online là giải pháp hữu ích trong tình hình dịch bệnh hiện nay

Với những chia sẻ trên từ địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace, hy vọng có thể giúp các nhà tổ chức sự kiện có những kế hoạch tốt nhất. Luôn cập nhật tình hình và có những chiến lược linh động, an toàn để giúp ngành tổ chức sự kiện tiếp tục phát triển và khắc phục được những ảnh hưởng do COVID-19 gây ra. Sự đổi mới vẫn đang tiếp tục diễn ra, các giải pháp lâu dài sẽ thay thế cho những nan giải và biết đâu đây là cơ hội mới để khám phá và thách thức chính những nhà tổ chức sự kiện ngày một sáng tạo hơn.

>>> Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Riverside Palace

360D Bến Vân Đồn, Phường 1, Quận 4, TP.Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 777 827 - 0933 777 838