Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện bạn nên chú ý những điều này

Đợt dịch Corona (Covid -19) vừa qua đã có phần ảnh hưởng lớn tới mọi hoạt động xã hội, những sự kiện lớn với quy mô người tham gia đông đảo đều phải hủy bỏ. Tuy vậy, với Việt Nam hiện nay tình trạng phòng chống dịch đã thành công, chúng ta đã có thể kiểm soát được tình hình và quay trở lại cuộc sống bình thường như trước. Điều đáng lo nhất đã được giải quyết, tuy nhiên khi tiến hành thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần làm rõ thêm một số những điều kiện sau.

Tổ chức sự kiện là hoạt động có tính thường niên trong năm và để sự kiện diễn ra thành công, điều đầu tiên là lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện như ý. Dưới đây là một số yếu tố mà nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace gợi ý để các bạn có thể trao đổi rõ ràng với chọn thuê tổ chức khi khảo sát địa điểm.

Không gian của địa điểm

1. Vị trí địa lý

Vị trí địa lý của nơi diễn ra sự kiện là một trong những yếu tố ảnh hưởng tới quyết định của người tham gia. Khi chọn thuê được địa điểm tổ chức sự kiện có vị trí thuận lợi, dễ dàng tìm kiếm, nằm trên trục đường chính và có diện tích rộng rãi cho việc đỗ xe thì phần đông mọi người có xu hướng tham gia đầy đủ hơn. Do vậy, chọn được một được địa điểm "hoàn hảo", phù hợp với tính chất sự kiện đồng nghĩa với việc bạn đã tự tin để chắc chắn gần 50% cho sự thành công. 

Xem thêm: 5 lý do bạn nên lựa chọn trung tâm hội nghị Riverside Palace làm nơi tổ chức sự kiện

Xem xét vị trí địa lý của địa điểm tổ chức sự kiện

Dưới đây là một số điều kiện bạn cần quan tâm:

• Địa điểm tổ chức sự kiện không quá xa khu vực trung tâm thành phố, thuận tiện di chuyển và dễ dàng tìm kiếm. 
• Nên gần bến xe buýt, sân bay để giảm thiểu rủi ro tới trễ của mọi người, ảnh hưởng tới tiến độ của chương trình.
• Nằm trên đường lớn, ngã tư để thuận tiện đón taxi. Tránh chọn những nơi có quá nhiều hẻm nhỏ.
• Địa điểm gần các trung tâm thương mại lớn và thu hút được nhiều người. 
• Có bãi đỗ xe rộng rãi cho cả xe máy và ô tô, bãi đỗ xe nên có mái che.

2. Bố cục không gian

Ngoài việc xác định không gian bên ngoài, bạn cần xem xét không gian bên trong của nơi dự định chọn làm địa điểm tổ chức sự kiện. Để có thể tìm được nơi tổ chức phù hợp, bạn nên xem lại tính chất sự kiện của mình. Đó là buổi tiệc cưới thân mật hay buổi hội thảo, hội nghị sang trọng.

Xem xét không gian bên trong của địa điểm tổ chức sự kiện

Hiểu rõ mục đích của sự kiện sẽ giúp bạn chọn sảnh thích hợp, lựa chọn được không gian phù hợp để thuận tiện trong quá trình tổ chức như sắp xếp máy móc, bố trí bàn ghế,... theo kịch bản của chương trình.

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với tính chất và quy mô của sự kiện

Việc xem xét địa hình cả trong và ngoài sẽ giúp bạn kết hợp lại và đưa ra những ý tưởng dàn dựng ban đầu hay không. Dưới đây là những yếu tố bạn cần quan tâm:

• Phong cách, kiến trúc thiết kế địa điểm, bố cục tổng thể.
• Màu sắc chủ đạo của địa điểm.
• Kích thước sảnh, trần nhà, cổng ra vào thích hợp với bản thiết kế, quy trình trang trí.
• Sức chứa tối đa của địa điểm khi bàn ghế đã được sắp xếp.
• Không gian về khu vực sân khấu, khán đài, có các cột trụ khe khuất tầm nhìn của người tham sự không.

3. Mức độ an toàn 

Bạn nên cân nhắc tới việc kiểm soát các rủi ro, để đảm bảo an toàn cho người tham gia. Bao gồm:

• Hệ thống báo cháy, công cụ phòng cháy chữa cháy.
• Công tác phòng cháy chữa cháy nên được thoả thuận giữa hai bên.
• Có lối thoát hiểm và cách sơ tán người khi có hoả hoạn.
• Gần trụ sở công an, bệnh viện.

Xem thêm: Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng cho hội thảo, hội nghị

Khả năng đáp ứng của địa điểm

Xét về điều kiện cơ sở hạ tầng, vật chất sẽ đánh giá khách quan hơn về địa điểm tổ chức sự kiện. Một số yếu tố bạn cần chú ý bao gồm:

• Hệ thống âm thanh, các thiết bị ánh sáng, màn hình LED, màn chiếu, máy chiếu đầy đủ và sử dụng tốt.
• Mức độ đảm bảo của sân khấu, bàn ghế.

Kiểm tra các hạng mục của nơi chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện

• Có các dụng cụ trang trí đầy đủ như nơ ghế, khăn bàn, lọ hoa,...
• Công suất hoạt động của nguồn điện đủ lớn cho xuyên suốt cả buổi lễ và dự trù có máy phát điện.
• Dịch vụ được cung cấp miễn phí khi đăng ký thuê địa điểm.
• Hệ thống wifi phủ sóng đủ mạnh cho tất cả khách tham dự.

Giá thuê địa điểm

Trước khi chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên tham khảo giá sàn, từ đó chọn lọc để tìm ra địa điểm phù hợp nhất. Giá thuê bạn cần làm rõ những điều khoản sau:

• Thời gian thuê tính theo ngày hay theo giờ? Nếu tính theo giờ thì có tính thêm phí cho thời gian chuẩn bị sự kiện không.
• Phí dịch vụ đi kèm như gửi xe, nhân viên phục vụ,...

Kiểm tra các điều khoản về giá thuê tại địa điểm tổ chức sự kiện

• Phí hoa hồng
• Phí quản lý
• Thuế VAT
• Chi phí phát sinh khác như tăng giá vào giờ cao điểm, mùa cao điểm như các ngày lễ, cuối tuần.

Trên đây là những chia sẻ của nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace về kinh nghiệm chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Hy vọng rằng, với thông tin được cung cấp ở trên các bạn sẽ nhanh chóng tìm được cho mình nơi tổ chức sự kiện phù hợp. Chúc các bạn thành công!

 Xem thêm: 

>>> Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới cung cấp dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp tại đây.

>>> Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Riverside Palace

360D Bến Vân Đồn, phường 1, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 777 827 - 0933 777 838