Những điều cần biết về tiệc tea break khi tổ chức hội nghị hội thảo

Tiệc tea break là một phần quan trọng để giúp những chương trình hội thảo, hội nghị diễn ra trọn vẹn và thành công. Tuy nhiên, với quy mô, tính chất sự kiện như thế nào thì nên có tiệc tea break? Và cách lựa chọn món ăn sao cho phù hợp nhất? Ngay sau đây, trung tâm hội nghị Riverside Palace sẽ chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm khi tổ chức tiệc tea break qua bài viết dưới đây.

1. Giới thiệu chung về tiệc tea break

Tea break hay còn gọi là tiệc trà. Đây là một bữa ăn nhẹ, thức ăn đồ uống trong thực đơn chủ yếu xoay quanh bánh ngọt, trà, nước, cà phê, trái cây. Tiệc tea break có tỷ lệ giữa món ngọt và món mặn là 7:3 (không tính đồ uống). Tính chất của loại hình tiệc này là không có người phục vụ. Với những sự kiện có thời lượng chương trình kéo dài nhưng ban tổ chức không đãi tiệc trưa hoặc tối thì bắt buộc phải có tiệc tea break.

Giới thiệu chung về tiệc tea break

Tiệc tea break sẽ tổ chức vào thời gian giải lao hoặc trước khi chương trình bắt đầu nếu phần đón khách tham dự dài hơn so với mức bình thường. Trong bữa tiệc, khách tham gia sự kiện sẽ dễ dàng tiếp xúc với nhau, trao đổi và trò chuyện thoải mái.

Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

2. Đặc điểm tiệc trà tea break

Tiệc tea break được sắp xếp theo dạng tiệc đứng.
Thời gian sử dụng tiệc thường kéo dài từ 20 - 30 phút ở đầu hoặc giữa chương trình.
Thực đơn tiệc không có món ăn chính, phần lớn là các loại bánh ngọt, hoa quả.
Đồ uống chủ yếu là nước lọc, trà và cà phê. Nếu tiệc tea break thuộc loại cao cấp (Premium) thì sẽ có thêm sữa và nước trái cây.
Tiệc tea break không có người phục vụ.
Khách tham gia sự kiện không được mang đồ ăn, thức uống vào khán phòng.
Tiệc tea break được bố trí ngoài khán phòng tổ chức sự kiện, có khu vực riêng.
Kinh phí thực hiện tiệc tea break ít, không phát sinh thêm những chi phí khác.

3. Các bước thực hiện tiệc tea break

Dù loại tiệc tea break là một bữa tiệc nhỏ của sự kiện nhưng không phải vì thế mà bạn xem nhẹ hạng mục này. Để tổ chức chương trình thành công nhất, bạn nên ghi nhớ thực hiện chỉnh chu những yếu tố sau.

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tea break: Địa điểm tổ chức tiệc tea break cũng chính là nơi sự kiện diễn ra.

Tiệc tea break đem lại thời gian thư giãn cho khách tham dự

Lựa chọn thời gian tổ chức tiệc tea break: Thời gian buổi tiệc thường sẽ kéo dài trong khoảng từ 20 - 30 phút vào trước hoặc giữa chương trình. Vì vậy, việc xác định khung giờ buổi tiệc diễn ra nên được thống nhất và bổ sung vào kịch bản chương trình.
Xác định số lượng người tham dự chính thức trong sự kiện.
Lựa chọn thực đơn cho buổi tiệc tea break. Chi phí trung bình mỗi khách tham dự cho bữa tiệc dao động từ 30.000 - 100.000 đồng. Dựa vào ngân sách cũng như việc tính toán chi phí của sự kiện mà bạn có thể lựa chọn món ăn sao cho phù hợp nhất.

Ngoài quá trình thuê địa điểm tổ chức sự kiện, đặt tiệc bạn cần làm là phối hợp nhịp nhàng với bộ phận nhà hàng để cùng thực hiện chương trình một cách hoàn chỉnh nhất.

>>> Những lưu ý quan trọng khi chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện

4. Các lưu ý khi tổ chức tea break

Về thực đơn tiệc tea break:

Đối với thực đơn tiệc tea break, bạn tránh chọn có loại nước có ga, thay vào đó hãy lựa chọn trà, cà phê, nước lọc. Đồ ăn đi kèm nên là những món ăn nhẹ như các loại bánh ngọt kết hợp với trái cây tươi. Lưu ý rằng, tiệc tea break không để những món ăn chính cầu kỳ xuất hiện.

Các lưu ý khi tổ chức tea break

Các món ăn hầu hết được phục vụ nhu cầu trong đầu hoặc giữa giờ, vậy nên bạn không cần phải chọn món quá sang trọng và đắt đỏ. Chỉ cần thức ăn được bày ra tạo cảm giác ngon miệng và thoải mái cho khách mời.

Về sắp xếp, bố trí bàn tiệc tea break:

Việc bày trí bàn tiệc cũng không kém phần quan trọng. Khu vực tổ chức tiệc tea break nên là vị trí thoáng mát, có cảnh quan đẹp. Bàn ăn nên phủ một lớp khăn có màu nhẹ nhàng, các món ăn được bày biện gọn gàng, thích hợp.

Về dụng cụ dùng cho phần tiệc tea break:

Trong tiệc tea break, thường khách tham gia sẽ được sử dụng đồ nhựa, dĩa và thìa nhỏ. Dụng cụ dùng cho phần tiệc sẽ hạn chế tối đa việc dùng đồ sứ. Bởi một phần giảm nhẹ cảm giác mang vác nặng khi di chuyển, một phần đồ dơ bẩn không được thu dọn thường xuyên vì tính chất tiệc tea break không có người phục vụ.

Những lưu ý khác:

Nên có thêm những chiếc bàn, ghế tại vị trí dùng tiệc để khách mời ngồi nghỉ theo nhu cầu. Ngoài ra, nên lựa chọn phần nhạc nền không lời nhẹ nhàng để tạo nên không khí thư giãn nhất cho khách mời.

Với những chia sẻ về tiệc tea break, trung tâm hội nghị Riverside Palace hy vọng phần nào đã giúp các bạn hiểu hơn về loại hình tiệc này. Nếu bạn có sự kiện hội nghị, hội thảo sắp tới cần có sự góp mặt của tiệc tea break thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Riverside Palace hân hạnh chào đón và tư vấn nhiệt tình để bạn có được sự kiện thành công nhất!

TRUNG TÂM HỘI NGHỊ TIỆC CƯỚI RIVERSIDE PALACE

360D Bến Vân Đồn, phường 1, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 777 827 - 0933 777 838