Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo trong thời kỳ Bình Thường Mới

Trải qua nhiều tháng giãn cách xã hội và phòng chống dịch Covid -19, xu hướng tổ chức sự kiện, hội nghị có sự chuyển biến, thay đổi rất nhiều. Các sự kiện, hội thảo của chúng ta không thể diễn ra một cách tự nhiên như trước nữa. Hiểu được điều đó, Nhà Hàng Riverside Palace sẽ chia sẻ cho bạn quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo để thích nghi với thời kỳ Bình Thường Mới nhé!

Doanh nghiệp có nên tổ chức hội nghị trong thời kỳ bình thường mới

Dịch bệnh đang có những chuyển biến tốt, số lượng người được tiêm vắc xin kháng thể cũng dần được tăng lên. Tuy nhiên, chúng ta vẫn phải hiểu rằng, dịch bệnh vẫn còn đó và chúng ta phải học cách thích nghi với chúng. Ngay cả doanh nghiệp cũng vậy.

Doanh nghiệp có nên tổ chức sự kiện trong thời kỳ Bình Thường mới

Việc tổ chức sự kiện, hội nghị vẫn được khuyến khích diễn ra vì chúng góp phần hồi phục kinh tế doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng ta vẫn cần phải tuân thủ các quy định an toàn, hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức, giảm thiểu số lượng người tham gia theo đúng quy định giãn cách để đảm bảo hội nghị diễn ra thành công và an toàn. 

Xem thêm: Riverside Palace - Địa điểm tổ chức hội nghị hoàn hảo.

Những xu hướng tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo hiện nay

Cũng vì các lý do an toàn đó, mà xu hướng tổ chức hội nghị những năm gần đây có sự thay đổi. Một số xu hướng tổ chức sự kiện có thể kể đến như: 

Tổ chức hội thảo, hội nghị online 

Xu hướng này đã rất phổ biến trong thời kỳ dịch bệnh Covid còn hoạt động mạnh và dự kiến vẫn sẽ được nhiều người ứng dụng trong một vài tháng sau thời kỳ giãn cách. Mặc dù có chút hơi bất tiện nhưng việc tổ chức sự kiện online là một trong những phương pháp có thể giảm tải phần nào áp lực cho doanh nghiệp của bạn. Các công ty cũng phần nào thu hút được khách hàng thông qua việc tổ chức hội nghị online.

Tổ chức sự kiện online

Tuy nhiên, việc tổ chức sự kiện online cũng tồn đọng một số nhược điểm như: 

• Nếu số lượng người tham gia sự kiện đông sẽ rất khó để quản lý chương trình. 
• Khách hàng, đối tác của bạn cũng dễ bị xao nhãng, mất tập trung nếu sự kiện diễn ra quá dài. 
• Khó để chốt sale, hợp tác hoặc ký kết hợp đồng so với sự kiện offline. 
• Chưa kể đến tình trạng mạng, wifi yếu,  thiết bị kết nối cá nhân hỏng hóc.

Với những bất tiện đó, cùng với tình hình dịch bệnh đang có xu hướng khá lên, việc quay lại tổ chức các sự kiện offline cũng đang là xu hướng hiện tại. 

Tổ chức các sự kiện offline với quy mô vừa đủ 

Nếu công ty bạn đang có nhu cầu tìm kiếm khách hàng mới và muốn gắn kết hơn với họ, bạn có thể lựa chọn tổ chức sự kiện offline thay vì online. Tuy nhiên, việc cân nhắc số lượng khách mời sao cho phù hợp với không gian diện tích tại địa điểm tổ chức sự kiện là một điều rất quan trọng. Vì vậy, bạn cần ước lượng tổng số khách mời cho sự kiện của mình rồi từ đó lựa chọn địa điểm và dịch vụ tổ chức hội nghị phù hợp. 

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hiện đại 

Bước 1: Xác định mục đích và lên kế hoạch sơ bộ cho sự kiện

Khi nhận được nhiệm vụ tổ chức sự kiện, bạn nên xác định rõ mục đích của sự kiện là gì để tránh đi sai hướng. Việc xác định mục đích của sự kiện cũng phần nào giúp bạn đánh giá độ thành công khi sự kiện kết thúc. Song song với đó, bạn cũng không được bỏ quên phần lên kế hoạch sơ bộ như sự kiện này là hội nghị hay hội thảo, có bao nhiêu khách mời, bạn có mời các vị khách dùng bữa không, ngân sách là bao nhiêu,... Sau khi đã có kế hoạch bài bản, việc thực hiện sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.

Bước 2: Thống nhất địa điểm và thời gian tổ chức

Thời gian và địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự kiện. Với các hội nghị, triển lãm, hội thảo, bạn có thể chọn những nơi có khán phòng, sảnh lớn để đảm bảo mọi người có đủ không gian, tuân thủ quy định giãn cách. Tại nhà hàng Riverside Palace, khán phòng GRAND BALLROOM là sảnh tiệc rộng rãi nhất với sức chứa lên đến 2000 người sẽ là địa điểm tổ chức sự kiện cho bạn. Riêng đối với sự kiện quy mô nhỏ hơn, Sảnh tiệc VOLGA và THAMES với sức chứa đến 580 người sẽ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Ngoài ra, để đảm bảo an toàn của quý khách hàng, chúng tôi luôn thực hiện khử khuẩn thường xuyên sau mỗi sự kiện. Các nhân viên của nhà hàng đều đã được tiêm hai mũi vắc xin, xét nghiệm đầy đủ và đo nhiệt độ kỹ càng trước khi phục vụ.

Dịch vụ tổ chức sự kiện Riverside Palace

Không chỉ với quy trình thích nghi với dịch bệnh trong thời kỳ Bình Thường Mới, Riverside Palace còn mang đến dịch vụ thiết kế khán phòng dựa trên chủ đề và màu sắc trọng tâm của sự kiện. Chúng tôi muốn là một phần tạo nên sự thành công của hội nghị, muốn mang đến những không gian thoải mái và an toàn cho khách mời nhất. Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu đặt tiệc sau khi sự kiện kết thúc, bạn có thể tham khảo về các gói thực đơn đãi tiệc của nhà hàng chúng tôi.

Có thể bạn quan tâm: Tiệc Tea Break dành cho hội nghị, hội thảo.

Dịch vụ trang trí sự kiện tại nhà hàng Riverside Palace

Bước 3: Lên ý tưởng và xây dựng kịch bản chương trình

Sau khi đã chọn cho mình một địa điểm tổ chức ưng ý, bạn cần chuẩn bị kịch bản chương trình một cách cụ thể. Những công việc như thuê MC dẫn chương trình, các tiết mục diễn ra trong sự kiện, nội dung mà hội nghị muốn truyền tải, khâu đãi tiệc,... cần được sắp xếp và lên timeline một cách rõ ràng và chi tiết.

Bước 4: Đừng quên khâu kiểm tra

Khi đã hoàn thành các công đoạn đâu vào đó, bạn đừng quên kiểm tra lại một lượt tất cả các khâu chuẩn bị xem có vấn đề gì không. Đây cũng là công đoạn giúp bạn hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện của mình. 

Đừng quên kiểm tra các công đoạn đã hoàn thành

Bước 5: Luôn có kế hoạch dự phòng

Bạn biết không, dù là kế hoạch được chuẩn bị một cách cẩn thận và tỉ mỉ đến nhường nào thì sai sót vẫn có thể xuất hiện. Nếu sai sót lớn xảy ra, có thể ảnh hưởng đến sự thành công và thất bại của sự kiện. Vì vậy, để ngày quan trọng được diễn ra suôn sẻ nhất, hãy luôn chuẩn bị cho mình kế hoạch dự phòng. Chúng chính là bí kíp cứu cánh hoàn hảo cho bạn khi va vào rắc rối đấy. 

Những điều lưu ý khi tổ chức sự kiện offline sau ngày giãn cách 

Có thể việc tổ chức hội nghị, hội thảo tuy không lạ với công ty của bạn. Tuy nhiên, dưới thời Bình Thường Mới, chúng ta vẫn nên đề cao sự an toàn và sức khỏe của ban tổ chức và khách mời tham dự. Vì vậy, bạn cần phải lưu ý những điều như sau: 

• Mọi người trong sự kiện thực hiện nghiêm túc quy định 5K của Chính Phủ.
• Các khách mời cần đo nhiệt độ và vệ sinh diệt khuẩn tay trước khi vào khán phòng.
• Lưu lại lịch sử hành trình, khai báo y tế đầy đủ khi đến sự kiện.
• Sự kiện cũng cần phổ nhắc nhở các vị quan khách để họ tự có ý thức phòng chống dịch bệnh. 

Đó chính là những chia sẻ của nhà hàng Riverside Palace về việc tổ chức các sự kiện, hội nghị trong thời kỳ Bình Thường Mới như hiện nay. Tuy việc nhanh chóng quay lại hoạt động để hồi phục kinh tế là việc quan trọng cần làm, nhưng các doanh nghiệp đừng nên xem nhẹ yếu tố sức khỏe của người tham gia. Hãy trang bị cho mình những kiến thức thật đầy đủ để có một hội nghị thành công và an toàn nhé.