Có nên tổ chức hội thảo và workshop cùng lúc?

Hiện nay việc kết hợp tổ chức hội thảo và workshop trong cùng một sự kiện đang trở thành lựa chọn của nhiều đơn vị bởi những lợi thế mà nó mang đến. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ khi nào nên áp dụng mô hình này và cách tổ chức sao cho hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ những lợi ích, khó khăn, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp để triển khai chương trình kết hợp một cách bài bản.

Tổng quan về mô hình hội thảo và workshop

Trước khi quyết định kết hợp, người tổ chức cần hiểu rõ sự khác biệt giữa hai hình thức sự kiện này. 

Hội thảo – không gian chia sẻ thông tin và truyền cảm hứng

Hội thảo thường được tổ chức với quy mô lớn và hướng đến việc trình bày, thảo luận cũng như lan tỏa kiến thức về một chủ đề cụ thể. Với sự đồng hành của nhiều chuyên gia giàu kinh nghiệm, tại đây, người tham dự sẽ được học hỏi và tích lũy kiến thức, trau dồi bản thân thông qua những nội dung mang tính chuyên môn cao. Mục tiêu chính của hội thảo là cung cấp thông tin, chia sẻ kinh nghiệm và mở rộng góc nhìn về những vấn đề khác nhau.

Hội thảo là nơi chia sẻ thông tin, trao đổi kiến thức về một chủ đề cụ thể

Workshop – môi trường của những trải nghiệm thực tế

Trong khi đó, workshop lại thiên về sự thực hành. Người tham dự không chỉ nghe mà còn tham gia vào quá trình trải nghiệm, tương tác nhóm, làm bài tập tình huống hoặc tạo ra sản phẩm. Mô hình này phù hợp với những sự kiện dùng để rèn luyện kỹ năng, tích lũy kiến thức thông qua những hoạt động kết hợp giữa lý thuyết và thực tiễn. Thông thường, workshop sẽ có quy mô nhỏ và số lượng người hạn chế để đảm bảo chất lượng tương tác. 

>>> Tiêu chí lựa chọn trung tâm hội nghị cho hội thảo, workshop

Những lợi ích của mô hình kết hợp 

Nhiều sự kiện lớn đã bắt đầu triển khai mô hình kết hợp cả hội thảo và workshop, không chỉ vì tính mới mẻ mà còn bởi những giá trị cụ thể mà cách làm này mang lại.

Tăng chiều sâu trải nghiệm

Việc tổ chức hội thảo và workshop kết hợp giúp người tham dự tiếp cận kiến thức lý thuyết trong phần hội thảo, sau đó chuyển sang ứng dụng thực tiễn ngay tại workshop. Thông qua đó, khách mời sẽ được trải nghiệm hành trình học hỏi trọn vẹn, nơi lý thuyết và thực tiễn được diễn ra song hành trong cùng một không gian và thời gian. 

Tiết kiệm chi phí và nhân sự

Việc triển khai hội thảo kết hợp workshop trong cùng một sự kiện giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả không gian, trang thiết bị và đội ngũ tổ chức. Thay vì phải lên kế hoạch cho hai chương trình riêng biệt, mô hình này cho phép gom tất cả nguồn lực vào một sự kiện được đầu tư chỉn chu, đồng thời tiết kiệm chi phí đáng kể.

Việc kết hợp 2 mô hình này sẽ mang đến nhiều lợi ích vượt trội

Tăng hiệu quả truyền thông 

Thông thường, việc kết hợp tổ chức hội thảo và workshop sẽ tạo ra nhiều nội dung thú vị, trở thành chủ đề hấp dẫn để lan tỏa và khai thác các khía cạnh truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Cách làm này hỗ trợ thương hiệu gây ấn tượng với công chúng, tạo ra nhiều tương tác tích cực và góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt người tham dự.

>>> Xây dựng kịch bản hội nghị như thế nào?

Khó khăn khi tổ chức hội thảo và workshop cùng lúc

Dù mang lại nhiều lợi ích, song việc tổ chức hội thảo và workshop kết hợp cũng tiềm ẩn nhiều thách thức mà doanh nghiệp cần lường trước để tránh những rủi ro không đáng có.

Khó khăn trong phân bổ thời gian và nội dung

Khi kết hợp tổ chức hội thảo và workshop trong cùng một sự kiện, việc cân đối nội dung hấp dẫn và phân chia thời lượng hợp lý là một trong những thách thức lớn. Một nội dung quá ngắn hay quá dài đều có thể tạo ra những ảnh hưởng tiêu cực, khiến người tham dự có ấn tượng không tốt về sự kiện. 

Doanh nghiệp cần lường trước những rủi ro để có biện pháp ứng phó kịp thời

Yêu cầu cao về không gian khi kết hợp tổ chức hội thảo và workshop

Với những đặc điểm khác nhau, workshop và hội thảo cũng có những yêu cầu riêng về địa điểm tổ chức. Cụ thể, không gian tổ chức các chương trình workshop thường phải rộng rãi, dễ đi lại và đủ gần gũi để kết nối tất cả mọi người. Trong khi đó, các buổi hội thảo lại đề cao tính lịch sự, với những yêu cầu cao về âm thanh và ánh sáng. 

Những câu hỏi thường gặp khi tổ chức sự kiện 2 trong 1

1. Khi nào nên tổ chức hội thảo và workshop cùng lúc?

Tổ chức hội thảo và workshop cùng lúc là chiến lược hiệu quả khi doanh nghiệp muốn kết hợp truyền tải kiến thức lý thuyết và tạo trải nghiệm thực tế. Dưới đây là 1 số trường hợp mà doanh nghiệp có thể kết hợp 2 sự kiện trong cùng 1 không gian:

Ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới: Chẳng hạn Một công ty công nghệ ra mắt phần mềm AI mới có thể tổ chức hội thảo để thảo luận về xu hướng AI, sau đó là workshop hướng dẫn cách tích hợp phần mềm vào quy trình làm việc.

Đào tạo nội bộ hoặc nâng cao kỹ năng cho nhân viên: Khi doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP mới, hội thảo có thể giải thích về lợi ích của hệ thống, còn workshop sẽ hướng dẫn nhân viên cách sử dụng phần mềm.

Xây dựng thương hiệu và tạo dấu ấn trên thị trường: Ví dụ như: Một công ty thực phẩm tổ chức hội thảo về xu hướng ăn uống lành mạnh, kết hợp workshop hướng dẫn nấu ăn với sản phẩm của họ.

2. Phân bổ thời gian các sự kiện thế nào cho hợp lý?

Hội thảo nên kéo dài khoảng 1-2 giờ, tập trung vào việc trình bày ý tưởng, chia sẻ thông tin lý thuyết, hoặc thảo luận các chủ đề chính như xu hướng công nghệ, chiến lược kinh doanh, hoặc lợi ích của sản phẩm/dịch vụ. Thời lượng này đủ để truyền tải nội dung cô đọng mà không làm người tham gia cảm thấy quá tải. Trong khi đó, workshop cần được bố trí thời gian dài hơn, khoảng 2-4 giờ, để người tham gia có đủ thời gian thực hành, trải nghiệm thực tế, hoặc áp dụng kiến thức đã học từ hội thảo. Điều này bao gồm các hoạt động như sử dụng sản phẩm, giải quyết vấn đề cụ thể, hoặc tham gia các bài tập nhóm, đảm bảo họ hiểu sâu và nắm bắt được giá trị thực tiễn của nội dung. 

Việc cân đối thời gian giữa hai phần giúp duy trì sự tập trung và tối ưu hóa trải nghiệm của người tham gia.

Riverside Palace - giải pháp kết hợp “2 trong 1” chất lượng

Hiện nay, việc kết hợp tổ chức hội thảo và workshop tại cùng một địa điểm đang trở thành lựa chọn tối ưu đối với nhiều doanh nghiệp. Nắm bắt được xu thế này, Riverside Palace đang triển khai nhiều mô hình “2 trong 1” với mong muốn tối ưu hóa chi phí và mang đến những trải nghiệm đáng nhớ nhất cho khách hàng.  

Gói tổ chức hội thảo nửa ngày tại đây có mức chi phí chỉ từ 350.000 VNĐ++/khách, bao gồm tea-break cao cấp, ưu đãi giảm 10% cùng quà tặng đi kèm là màn hình LED hiện đại – yếu tố giúp nâng tầm hình ảnh và trải nghiệm sự kiện. Đây là giải pháp phù hợp cho các hoạt động như giới thiệu sản phẩm, huấn luyện đội nhóm hay tổ chức sự kiện cộng đồng.

Không gian tổ chức tại Riverside Palace được thiết kế để dễ dàng chuyển đổi giữa hội trường hội thảo trang trọng sang khu vực workshop mang tính tương tác cao. 

Riverside Palace sở hữu sảnh hội nghị đa dạng

Kết hợp với tiệc nhẹ

>>> Lựa chọn loại tiệc cho sự kiện hội nghị thế nào cho phù hợp?

Việc tổ chức hội thảo và workshop cùng lúc là lựa chọn mang tính chiến lược nếu bạn mong muốn tạo ra một sự kiện có chiều sâu, vừa truyền tải kiến thức vừa mang lại trải nghiệm thực tiễn. Tuy nhiên, thành công của mô hình này phụ thuộc hoàn toàn vào cách bạn chuẩn bị và triển khai. Nếu đang tìm kiếm một đơn vị chuyên nghiệp để hiện thực hóa ý tưởng tổ chức kết hợp 2 mô hình độc đáo này, hãy liên hệ với Riverside Palace để được tư vấn chi tiết.