Hướng dẫn lập kế hoạch chi tiết cho hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng một trong những sự kiện quan trọng được tổ chức hằng năm nhằm làm tăng thêm sự khắng khít trong mối quan hệ của các doanh nghiệp, thuận lợi cho việc hợp tác và phát triển trong tương lai. Chính vì thế, việc xây dựng một kế hoạch dành cho hội nghị khách hàng luôn nhận về nhiều sự quan tâm của các đơn vị. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn lên một kế hoạch thật rõ ràng, chi tiết song song giúp sự kiện của bạn trở nên chuyên nghiệp và chỉnh chu hơn. 

Lên ý tưởng 

Việc đầu tiên cần làm trong danh sách kế hoạch là lên ý tưởng để tổ chức sự kiện. Bạn cần xem xét 3 yếu tố cơ bản nhất để tạo dựng một chương trình hội nghị, gồm: 

• Tính sự kiện 
• Tính cộng đồng 
• Tính gắn liền với doanh nghiệp

Chương trình hội nghị khách hàng không đơn thuần chỉ là sự kiện gia tăng lòng tin, mối quan hệ thân thiết giữa các doanh nghiệp, buổi lễ có thể kết hợp với nhiều sự kiện khác như tiệc liên hoan, ra mắt sản phẩm mới,... Dù được thực hiện dưới hình thức nào bạn cũng nên tìm kiếm không gian và thời gian phù hợp, tránh làm mất đi tính trang trọng, chuyên nghiệp vốn có của bữa tiệc. 

Lựa chọn tổ chức trong khán phòng hay ngoài trời, số lượng khách mời tầm bao nhiêu người… cần được rõ ràng để lập được kế hoạch chuẩn xác và duyệt trong thời gian sớm nhất. Địa điểm tổ chức thường được đặt trước từ 1 đến 3 tháng tránh tình trạng không tìm được nơi tổ chức phù hợp, bị ép giá hoặc ngày&giờ diễn sự kiện không đẹp do nhu cầu tổ chức sự kiện dành tri ân dành cho khách hàng tăng cao vào những ngày cuối năm. 

Xác định đối tượng tham gia 

Không riêng việc tổ chức chương trình bất kỳ ngành nghề nào hiện nay cũng cần được xác định đối tượng khách hàng, đối tượng tham gia rõ ràng nhằm đem đến dịch vụ, hoạt động và xây dựng nội dung phù hợp với nhóm khách hàng đó. Điều bạn cần xác định rõ

• Khách mời chủ yếu là nam hay nữ? Họ nằm ở độ tuổi nào?
• Công việc hiện tại của họ? Điểm thu hút ánh nhìn của họ?
• Mối quan tâm của họ khi đến sự kiện? 

Xác định đúng nhóm đối tượng tham gia trong sự kiện 

Càng có nhiều lượng thông tin về khách hàng chúng ta sẽ dễ dàng tìm đến “điểm chạm” bên trong khách hàng làm cho buổi tiệc trở nên có ý nghĩa, bữa tiệc sôi nổi hơn. 

Lựa chọn thời gian và trung tâm hội nghị 

Địa điểm và thời gian diễn ra sự kiện sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, số lượng khách mời tham gia. Thông thường, bạn nên lựa chọn những trung tâm hội nghị gần hoặc không mất quá nhiều thời gian di chuyển và tìm kiếm của các khách mời, muốn thực hiện được điều này bạn phải xác định rõ phần lớn các khách mời sẽ từ ở đâu để đi đến. Thời gian diễn ra cũng là yếu tố quan trọng không kém, theo kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng của Riverside Palace sự kiện nên tổ chức vào ngày cuối tuần hoặc nếu sự kiện được diễn ra trong tuần thì thời gian sẽ được diễn ra là sau 17 giờ. Đây là thời điểm khách hàng tan ca hoặc ít công việc nhất, họ có thể dành thời gian đến tham dự hội nghị cùng bạn. 

Lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp

>> Xem thêm: Trung tâm hội nghị cao cấp tại Thành phố Hồ Chí Minh  

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện 

Hội nghị cần có một khoản dự trù kinh phí để tránh những rủi ro 

Ngân sách tổ chức sự kiện là một trong những điểm bạn cần lưu ý khi thực hiện kế hoạch tổ chức hội nghị. Việc sử dụng ngân sách và phân bổ hợp lý sẽ giúp bạn tiết kiệm hiệu quả kinh phí tổ chức sự kiện. Các hạng mục cần được lưu ý khi tổ chức hội nghị hiện nay gồm có: 

• Tiền thuê địa điểm tổ chức 
• Thuê MC, ca sĩ,...
• Đầu tư trang thiết bị hiện đại trong sự kiện 
• Quà tặng dành cho khách mời tham dự, đại biểu,...

Xây dựng kịch bản chương trình 

Một kế hoạch tổ chức hội nghị hoàn hảo không thể thiếu phần kịch bản chương trình được xây dựng hấp dẫn, thu hút và truyền đạt đúng nội dung mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến các khách mời tham dự. 

Dịch vụ quảng bá truyền thông 

Đây là cơ hội của nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ truyền thông thương hiệu mình trên báo chí, mạng xã hội nhằm tạo cơ hội phát triển doanh nghiệp trong tương lai. Các dịch vụ quay phim, chụp ảnh tại sự kiện bạn nên yêu cầu góc máy, cảnh chủ đạo muốn lấy, số lượng và thời lượng quay. Đối với các báo điện tử bạn nên yêu cầu được kiểm duyệt thông tin, hình ảnh và thời gian đăng,... trước khi đăng tải đảm bảo chất lượng và không ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp.

Truyền thông tạo tiếng vang cho doanh nghiệp 

Gợi ý 3 Địa điểm chuyên tổ chức hội nghị khách uy tín tại TPHCM

Trung tâm hội nghị và tiệc cưới  Riverside Palace 

Địa chỉ: 360D Bến Vân Đồn, Quận 4, Hồ Chí Minh 

Điện thoại: 0933 777 838 

Trung tâm hội nghị và tiệc cưới Grand Palace 

Địa chỉ: 18 Đường Cộng Hòa, Quận Tân Bình, Hồ Chí Minh 

Số điện thoại: 028 3811 8181 

Sofitel Saigon Plaza

Địa chỉ: Số 17 Đại lộ Lê Duẩn, phường Bến Nghé, Quận 1

Số điện thoại: 028 3824 1555

Kết

Với một sự kiện trang trọng, mang ý nghĩa lớn rất cần sự chỉ chu trong từng khâu chuẩn bị tạo nên sự chuyên nghiệp và đầy tinh tế của phía doanh nghiệp tổ chức sự kiện sẽ là điểm cộng vô cùng sáng giá trong mắt các đối tác, khách mời tham dự. Hy vọng với bài viết này sẽ giúp bạn mang lại ấn tượng tốt đẹp. Nếu bạn đang có vấn đề thắc mắc và sẽ có cơ hội nhận được nhiều ưu đãi lớn.

>>> Xem thêm: Lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng bạn cần biết