Lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết

Hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện quan trọng tại hầu hết các doanh nghiệp nhằm gia tăng lòng tin, mức độ trung thành và tính kết nối giữa các khách hàng với các doanh nghiệp. Chính vì thế, sự kiện này thường được chuẩn bị từ sớm để đảm bảo sự chỉnh chu và hoàn thiện nhất. Là một trong những người chịu trách nhiệm về khâu lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng cho công ty nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, các hạng mục chính cần hoàn thành sớm là gì để sự kiện diễn ra chuyên nghiệp và thành công nhất là gì? Hiểu được điều đó trung tâm hội nghị Riverside Palace sẽ hướng dẫn bạn cách lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết nhất. 

1. Xác định rõ mục tiêu tổ chức hội nghị khách hàng 

Mục đích tổ chức hội nghị khách hàng nhằm xây dựng thông điệp, gửi lời tri ân đến các khách hàng đã và đang tin dùng các sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở một số sự kiện hội nghị khách hàng sẽ được kết hợp với một mục đích khác, bạn nên lưu ý điều này để lên ý tưởng tập trung vào mục đích chính.

Xác định mục tiêu chính của buổi hội nghị

Thông thường, các sự kiện hội nghị khách hàng sẽ được kết hợp cùng sự kiện ra mắt sản phẩm mới, thì mục đích chính của sự kiện là thể hiện sự tri ân đến với khách hàng và mục đích phụ là giới thiệu sản phẩm mới của doanh nghiệp đến với khách hàng. Khi đó, người lập kế hoạch tổ chức cần lên kịch bản làm nổi bật sự kiện tri ân khách hàng nhiều hơn. 

2. Đối tượng tham gia sự kiện

Mỗi một sự kiện được tổ chức sẽ nhắm đến lượng khách mời nhất định, việc của bạn là cần nghiên cứu rõ về những đặc điểm của nhóm khách hàng này để vạch ra một chương trình phù hợp, đạt đến “điểm chạm” của khách hàng. Bạn có thể khoanh vùng khách hàng dựa theo những yếu tố sau: 

• Khách hàng là nam hay nữ? Độ tuổi của họ?
• Nghề nghiệp chính? 
• Điều họ quan tâm chủ yếu khi đến với sự kiện là gì?

Càng nắm chặt các thông tin về đối tượng tham gia sự kiện bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch và kịch bản cho chương trình được diễn ra chỉnh chu, tinh tế và giữ chân các vị khách mời đến cuối chương trình.  

3. Dự trù kinh phí tổ chức

Lên kế hoạch dự trù kinh phí trung tâm hội nghị

Lập kế hoạch dự trù kinh phí là bước quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện nào. Việc này giúp bạn dễ dàng quản lý chi phí tổ chức chương trình hiệu quả hơn, tránh những khoản chi phí phát sinh ngoài ý muốn. Để lập nên một bảng dự trù kinh phí tổ chức hiệu quả bạn cần liệt kê các hạng mục và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Những hạng mục bạn cần lưu ý quan tâm: 

• Chi phí thuê trung tâm hội nghị, chi phí thiết kế 
• MC dẫn chương trình, vũ đoàn, ca sĩ,..
• Banner, Bandroll
• Thư mời, poster
• Hoa, quà tặng tri ân
• …

4. Chọn ngày và thời gian tổ chức hợp lý 

Mốc thời gian diễn ra sự kiện tri ân khách hàng nên diễn ra vào những ngày cuối tuần. Nếu sự kiện diễn ra vào những ngày trong tuần thì bữa tiệc nên bắt đầu vào sau 17H. Đây là khoảng thời gian mà các đối tác, khách hàng… ít vướng bận công việc nhất, họ sẽ có thể sắp xếp thời gian tham gia vào chương trình của bạn.

Lựa chọn mốc thời gian diễn ra hội nghị phù hợp

Bạn cần ít nhất là 1 tháng để chuẩn bị cho các hạng mục của chương trình từ việc sáng tạo, lên ý tưởng chương trình, thi công thiết kế… Do vậy, cần lựa chọn những trung tâm hội nghị uy tín để đảm bảo thời gian thực hiện chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch. 

5. Tìm kiếm trung tâm hội nghị phù hợp 

Nhiều doanh nghiệp tìm được những địa điểm ưng ý nhưng chưa kịp bàn bạc, ký hợp đồng đã bị các đơn vị khác “hớt tay trên”. Để không gặp phải tình huống này bạn cần tìm kiến ít nhất 2-3 trung tâm hội nghị, đặt ra nhiều mốc thời gian tổ chức hội nghị khác nhau để có thể linh hoạt trong việc thay đổi phương án. 

Một vài lưu ý bạn nên tham khảo khi lượng chọn trung tâm hội nghị: 

• Trung tâm hội nghị có vị trí thuận tiện với các khách mời, địa điểm có dễ tìm, giao thông thông thoáng
• Không gian sảnh có diện tích bao nhiêu, sức chứa mỗi sảnh, có bãi đỗ xe cho xe oto
• Chất lượng món ăn, cung cách phục vụ nhiệt tình và chu đáo
• Hệ thống trang thiết bị được đầu tư hiện đại

Chú trọng việc lựa chọn trung tâm hội nghị phù hợp, uy tín

>>> Xem thêm: Trung tâm hội nghị Riverside Palace - Nơi tạo nên những sự  kiện sang trọng và đẳng cấp

6. Lên ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng

Có rất nhiều ý tưởng triển khai cho sự kiện hội nghị khách hàng nhưng cần đảm bảo nhiều yếu khác nhau, ví dụ như: 

• Thông điệp, ý nghĩa chương trình mong muốn truyền tải
• Giá trị văn hoá, cốt lõi bên trong của mỗi doanh nghiệp 
• Sự đầu tư mới lạ và ấn tượng tốt đẹp mà doanh nghiệp muốn để lại trong lòng các khách mời tham dự. 

Concept của buổi hội nghị được coi như “linh hồn” của sự kiện, cần được thể hiện và bật lên chủ đề thông qua việc thiết kế, bày trí, ấn phẩm truyền thông cho đến kịch bản chương trình được diễn ra xuyên suốt. 

7.  Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện 

Một trong những yếu tố tạo nên sự thành công cho một sự kiện thì kế hoạch truyền thông sự kiện giữ vai trò vô cùng quan trọng nhằm thu hút được nhiều sự quan tâm của công chúng đến với doanh nghiệp. Bạn nên thuê dịch vụ quay phim, mời các cánh báo chí, chụp hình và viết bài cho sự kiện, bạn nên đưa ra những yêu cầu về thời lượng quay, góc máy và các khoảnh khắc cần lưu trữ. Nếu sử dụng các dịch vụ truyền thông trên báo điện tử, cần yêu cầu sự kiểm duyệt bên phía doanh nghiệp để đảm bảo nội dung không bị sai lệch, hình ảnh phù hợp với nội dung, thời gian và vị trí hiển thị bài viết. 

Truyền thông cho sự kiện mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn

8. Xin giấy phép tổ chức sự kiện

Đừng quên việc xin giấy phép tổ chức sự kiện nếu không muốn sự kiện của bạn có thể bị huỷ/ hoãn bất kỳ lúc nào. Bạn cần hoàn thiện kế hoạch tổ chức và hoàn thiện hồ sơ cấp phép tổ chức để nộp lên các cơ quan thẩm quyền xét duyệt. 

>>> Xem thêm: Những quy định khi tổ chức hội thảo/sự kiện mà doanh nghiệp nào cũng cần biết

9. Quà tặng cho khách hàng

Quà tặng cho khách hàng là một lời tri ân đầy tinh tế, chu đáo và giúp khách hàng luôn nhớ đến doanh nghiệp của bạn. Bạn cần quan tâm đến công dụng của món quà, kinh phí chi trả cho phù hợp để đem đến hiệu quả cũng như tiết kiệm về mặt kinh phí cho doanh nghiệp. Các món quà cần được in ấn tên công ty bên trên để khách hàng luôn ghi nhớ về công ty, sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. 

10. Tổng kết, đánh giá hoạt động tổ chức hội nghị

Sau khi chương trình kết thúc, bạn cần đánh giá và tổng kết những điều làm được và chưa làm được trong sự kiện từ đó rút ra kinh nghiệm quý báu để có thể tạo nên sự thành công cho sự kiện lần sau. Bạn có thể đánh giá thông qua việc khảo sát các khách mời tham dự đo lường sự thành công của bữa tiệc.

Trên đây là những bước lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết nhất mà trung tâm hội nghị Riverside Palace muốn chia sẻ đến cho các bạn. Hy vọng rằng bạn có thể thiết lập nên một kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh và thành công nhất. 

>>> Xem thêm:Nên chọn Tea break hay Finger food khi tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị Riverside Palace