Kinh nghiệm tổ chức Year End Party cho công ty

Year End Party là sự kiện tất niên mà hầu hết các công ty đều tổ chức định kỳ mỗi năm một lần. Với mỗi địa điểm tổ chức sự kiện bạn có thể viết nên những kịch bản chương trình khác nhau. Để giúp bạn có thể mang đến niềm vui cho mọi người, thực hiện được những chương trình thành công và ý nghĩa nhất vào thời điểm cuối năm, nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace có những chia sẻ trong quá trình lập kế hoạch tổ chức như sau.

Xác định giới hạn ngân sách của công ty

Đối với sự kiện công ty, trường học, bệnh viện hay những cơ quan nhà nước, bạn sẽ luôn có được cấp một khoản ngân sách vào đầu năm để thực hiện mọi hoạt động của công ty. Tùy vào tính chất của mỗi công ty mà bạn có thể thực hiện tổ chức sự kiện nhiều hay ít. Tuy nhiên, tiệc tất niên cuối năm là sự kiện luôn đòi hỏi một khoản ngân sách khá lớn, yêu cầu bạn cần tính toán, chia đều và phân bố cân bằng để không gây thâm hụt quỹ của công ty.

địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace

Lập bảng dự trù kinh phí cho sự kiện Year End Party của công ty

Căn cứ vào ngân sách được cấp, bạn có thể làm bảng dự trù kinh phí chi tiết, cân nhắc lựa chọn những dịch vụ phù hợp với sự kiện mà vẫn đảm bảo nằm trong giới hạn ngân sách đã đề ra.

Một lưu ý mà Riverside Palace dành cho những người tổ chức sự kiện muốn tạo nên những chương trình thành công, đó là: "Ngân sách lớn chỉ khiến sự kiện của bạn thêm hoành tráng, điều cốt lõi nằm ở ý tưởng, kịch bản thực hiện của chương trình hay đến mức nào."

Ghi chú những yêu cầu về chương trình cuối năm

Để có thể phác thảo nên bức tranh chung cho chương trình tổ chức của công ty, bạn nên nắm rõ những thông tin sau:

Thời gian và thời lượng diễn ra sự kiện.
Thành phần tham gia chương trình.
Mục đích chính của sự kiện.
Thông điệp muốn truyền tải đến toàn thể mọi người.
Những mong muốn của ban quản trị, ban giám đốc công ty.
Những nguyện vọng của đồng nghiệp.

địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace

Ghi chú những yêu cầu của sự kiện Year End Party của công ty

Chung quy của buổi tiệc Year End Party là giúp mọi người cảm thấy vui, có cảm giác nhớ thật lâu những khoảnh khắc, những thành quả đã làm được trong năm và có động lực phát triển hơn vào năm sau. Do đó, để có thể làm nên một chương trình chạm đến cảm xúc của người tham gia nghĩa là bạn đã thành công. Muốn vậy, hiểu rõ mong muốn của đối tượng tham gia, viết nên một kịch bản thật hay và ý nghĩa, phù hợp là điều tiếp theo bạn nên đầu tư thực hiện.

Xây dựng chủ đề chung cho chương trình

Người tổ chức sự kiện cũng như một nhà làm phim. Do đó, sự kiện bạn tổ chức nên có một "cốt truyện" hay. Cốt truyện trong sự kiện có thể hiểu là chủ đề chung hay còn được gọi là concept. Đây được xem là linh hồn để bạn có thể phát triển nên những kịch bản chi tiết thực hiện trong chương trình.

địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace

Xây dựng chủ đề đồng nhất cho sự kiện Year End Party

Một số lưu ý bạn cần ghi nhớ để suy nghĩ ra được một chủ đề ý nghĩa cho sự kiện, đó là:

Chủ đề phải thực tế, là vật hữu hình (có thể nhìn và sờ được)
Quy luật: Có chủ đề - Phát triển slogan, theme chủ đạo, biểu tượng chính để trang trí.
Chủ đề thể hiện được mong muốn của đa số người tham gia sự kiện.
Chủ đề có tên dễ nhớ, dễ hiểu, dễ dàng liên tưởng.

Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Với kế hoạch được lập ra, bạn cần có một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp để thực hiện chương trình. Nếu công ty kết hợp nghỉ mát và bạn cũng cần tổ chức một buổi gala dinner. Do đó, trong quá trình tiến hành khảo sát và lựa chọn địa điểm, bạn nên chú ý quan sát xem phía nhà cung ứng có đáp ứng được những điều sau đây:

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện Year End Party phù hợp

Diện tích sảnh có sức chứa đủ thoải mái với quy mô sự kiện.
Không gian trong và ngoài có phù hợp để các hoạt động trong chương trình diễn ra.
Cơ sở vật chất, thiết bị máy móc, âm thanh có chất lượng tốt.
Thực đơn tiệc đa dạng, các món ăn ngon, hấp dẫn.
Đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp, nhiệt tình và chu đáo.

Thống nhất chương trình với các đơn vị hợp tác

Đối với một số sự kiện YEP, việc hợp tác với các đơn vị như F&B, thợ chụp ảnh, các bên kỹ thuật, hậu kỳ, quay phim,... là chuyện bình thường. Tuy nhiên, với mỗi chương trình dù lớn hay nhỏ thì việc thống nhất với các đơn vị này về chủ đề, các hoạt động cũng như timeline là việc hết sức cần thiết. Điều này nhằm giúp chương trình diễn ra một cách thống nhất và đồng bộ. Đặc biệt cần chú ý, dù bạn hợp tác với Freelancer hay công ty dịch vụ thì việc ký hợp đồng với các bên liên quan sẽ giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đúng quy trình.

Luôn có kế hoạch dự phòng cho các trường hợp bất ngờ

Dù là sự kiện lớn hay nhỏ thì rủi ro vẫn có thể tiềm tàng xảy ra bất cứ lúc nào. Vì vậy, để sự kiện diễn ra thuận lợi nhất cũng như tạo sự yên tâm cho các ban lãnh đạo, ban tổ chức thì việc có kế hoạch dự phòng là một điều tất yếu.

Để chuẩn bị kế hoạch dự phòng, bạn nên đoán trước những tình huống rủi ro có thể ập đến bất ngờ từ đó đưa ra giải pháp ứng phó. Có như vậy, bạn mới nhanh chóng kiểm soát được tình hình và điều hướng bữa tiệc được diễn ra một cách suôn sẻ. Nếu vào các tình huống cấp bách như lượng khách mời lớn hơn số người ước lượng trong công ty, hay gặp phải một số sự cố cần phải kéo dài chương trình, bạn có thể liên hệ với đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện để được giúp đỡ. Nếu bạn tổ chức tiệc tại nhà hàng Riverside Palace, chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ khách hàng kể cả khi có tình huống bất ngờ ập đến.

Với những chia sẻ của nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace về cách lập kế hoạch cho tiệc Year End Party ở trên, hy vọng các bạn sẽ có thêm nhiều kinh nghiệm để có thể sáng tạo và thực hiện nhiều chương trình hoành tráng, ý nghĩa cho công ty của mình. Riverside Palace sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn các bạn lựa chọn được sảnh tiệc phù hợp nhất với quy mô của sự kiện. Liên hệ ngay đến chúng tôi ngay nhé!

>>> Xem thêm: Riverside Palace tổ chức sự kiện ngoài