Những điều cần biết trước khi tổ chức hội nghị dành cho doanh nghiệp

Tổ chức hội nghị là một trong những kế hoạch không thể thiếu trong suốt chặng đường phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải ai cũng có đầy đủ các kinh nghiệm cần thiết để tổ chức một hội nghị thành công trọn vẹn. Hiểu được những băn khoăn đó, hãy cùng điểm qua một số thông tin các doanh nghiệp cần xác định trước khi lên kế hoạch tổ chức tại các trung tâm hội nghị nhé!

Loại hình hội nghị

Trước khi tổ chức hội nghị cũng như lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp, các doanh nghiệp cần phải xác định rõ loại hình hội nghị để lên kế hoạch thật chính xác và chỉn chu. Một số loại hình tổ chức hội nghị thường gặp bao gồm:

1. Hội nghị khách hàng

Cũng giống như tên gọi, loại hình hội nghị này sẽ tập trung vào mục đích tri ân, vinh danh những khách hàng đã luôn tin tưởng và ủng hộ doanh nghiệp. Thông thường hội nghị sẽ được tổ chức vào giai đoạn giữa hoặc cuối năm. Để tăng thêm sự liên kết giữa doanh nghiệp và khách hàng, các nhà tổ chức có thể cân nhắc đến việc lên kế hoạch cho các hoạt động tập thể hoặc yến tiệc để giúp đôi bên có được những giờ phút thư giãn, thuận tiện hơn cho việc thiết lập mối quan hệ.  

2. Hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển

Hội nghị thường sẽ có sự góp mặt của các thành viên của công ty cũng như sự tham dự của các đối tác kinh doanh. Mục đích chính của loại hình này là nhằm thúc đẩy các hoạt động cũng như phát triển doanh nghiệp. Sau các cuộc đàm phán và trao đổi, hội nghị sẽ kết thúc với việc ký kết các hợp đồng trao đổi song phương. 

3. Hội nghị tổng kết cuối năm

Hội nghị tổng kết cuối năm giúp doanh nghiệp nhìn lại chặng đường đã qua

Sự thành công của doanh nghiệp không thể không kể đến những đóng góp lớn lao của tập thể các cán bộ nhân viên đang làm việc. Chính vì thế, hội nghị tổng kết cuối năm ngoài mục đích tổng kết những thành tích, doanh thu cũng như chỉ ra những sai lầm trong quá trình hoạt động để từ đó rút kinh nghiệm và phấn đấu hơn cho những năm kế tiếp; đây còn là buổi lễ vinh danh những cá nhân hoặc phòng ban có thành tích xuất sắc. Điều này không chỉ thể hiện sự trân trọng của công ty đối với các cá nhân, tổ chức mà còn tạo động lực giúp nhân viên cố gắng cống hiến hết mình vì sự phát triển của doanh nghiệp.

Ý nghĩa của hội nghị

Sau khi đã nắm rõ được loại hình tổ chức cần lựa chọn, tiếp đến các doanh nghiệp cần biết rõ ý nghĩa hay mục đích chính mà hội nghị muốn hướng đến. Những hiểu biết rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp và cả bên trung gian tổ chức biết cách bố trí không gian sao cho phù hợp nhất. 

1. Quảng bá hình ảnh

Quảng bá hình ảnh là một trong những mục đích chung khi tổ chức hội nghị. Hầu hết các hội nghị của doanh nghiệp đều nhằm mục đích phát triển hình ảnh của công ty và giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến khách hàng. Thông qua các hội nghị quảng bá hình ảnh, doanh nghiệp mong muốn có thể giúp các khách hàng hiểu hơn về những giá trị mà doanh nghiệp mang lại. Đồng thời, doanh nghiệp cũng thông qua cầu nối đó hiểu hơn về những mong muốn nội tâm của khách hàng, giúp giữ chân các khách hàng trung thành và tìm kiếm những tệp khách hàng tiềm năng mới.

Hội nghị là thời cơ để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu 

Thông thường, tại các hội nghị này, doanh nghiệp sẽ lựa chọn một chủ đề chung nhằm tạo được sự thống nhất. Để gia tăng sức ảnh hưởng và danh tiếng, sẽ luôn có những đội ngũ truyền thông nhằm cập nhật các tin tức mới mẻ nhất trên cả báo chí lẫn các trang thông tin của doanh nghiệp.

2. Ra mắt sản phẩm mới

Nói đến loại hình phổ biến nhất được doanh nghiệp lựa chọn tổ chức tại trung tâm hội nghị, không thể không kể đến các buổi lễ ra mắt sản phẩm mới. Hầu hết các doanh nghiệp khi ra mắt sản phẩm mới đều sẽ tổ chức hội nghị. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể tìm kiếm được đối tượng khách hàng tiềm năng cho sản phẩm mới của mình. Đồng thời đây là cơ hội giúp doanh nghiệp có thể nâng cao nhận thức của các khách hàng đến những sản phẩm hoặc dịch vụ đã ra mắt trước đó. 

Hầu hết các buổi hội nghị ra mắt sản phẩm sẽ được tổ chức với thuần mục đích này. Tuy nhiên trong một số trường hợp, bạn cũng có thể kết hợp với cả hội nghị tri ân khách hàng. Tuy nhiên, khi tổ chức các buổi hội nghị ra mắt sản phẩm, doanh nghiệp cần phải có kế hoạch giới thiệu thật cẩn thận, tinh tế để gây được thiện cảm cho các khách mời. 

>>> Xem thêm: Các bước giúp doanh nghiệp tổ chức hội nghị ra mắt sản phẩm mới thành công

3. Tri ân khách hàng

Hội nghị là dịp để doanh nghiệp và khách hàng xây dựng mối quan hệ gắn kết

Đối với các doanh nghiệp, đây là loại hình hội nghị không thể bỏ qua, đặc biệt là đối với các công ty kinh doanh sản phẩm và dịch vụ. Đó là thời điểm giúp các doanh nghiệp có thể gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến sự đồng hành và tin tưởng của các khách hàng trong suốt chặng đường gắn bó. Hội nghị không chỉ là dịp để tri ân mà còn là cơ hội để doanh nghiệp bày tỏ sự biết ơn và giúp giữ chân các khách hàng trung thành.  

4. Thúc đẩy quan hệ hợp tác

Hội nghị không chỉ là thời điểm doanh nghiệp gửi lời tri ân đến các khách hàng mà còn cả những đối tác đã đồng hành trong suốt thời gian dài. Doanh nghiệp có thể tận dụng thời khắc này để nâng cao mối quan hệ hợp tác hữu nghị, đồng thời ký kết và phát triển các dự án mới. 

Các cách bố trí không gian hội nghị

Tiếp đến, các doanh nghiệp cần xem xét thật cẩn thận không gian cũng như bố trí của hội nghị dựa trên mục đích và loại hình đã đề ra. Một số các hình thức bố trí không gian tại các trung tâm hội nghị thường gặp như:

1. Kiểu sắp xếp Theater (Nhà hát)

Kiểu sắp xếp Nhà hát khá thông dụng và thường được lựa chọn tại hầu hết các mục đích tổ chức của hội nghị. Khắc phục được nhược điểm tầm nhìn hạn chế của kiểu bố trí lớp học, thông thường hội trường sẽ được xếp theo hình tròn, hình bán nguyệt hoặc sắp xếp sao cho ánh nhìn của khách mời hướng về một tiêu điểm chính (thông thường là sân khấu). Khi bố trí kiểu ngồi này, doanh nghiệp cần chú ý giữ khoảng cách giữa các chỗ ngồi để thuận tiện cho việc di chuyển và giúp không gian thông thoáng hơn.

2. Kiểu sắp xếp chữ U

Kiểu sắp xếp hội nghị hình chữ U

Kiểu bố trí phòng hội nghị hình chữ U là một trong những cách setup quen thuộc bởi thiết kế này sẽ tạo nên không gian tương tác cho các khách mời trong hội nghị. Cách sắp xếp này mang đến một cái nhìn tổng thể chỉn chu và khoa học cho phòng họp. Bố trí này sẽ phù hợp nhất với các hội nghị cần ghi chép và thông thường chỉ có một người chủ trì. Tuy nhiên, khi lựa chọn kiểu sắp xếp chữ U, các nhà tổ chức cần lưu ý đến số lượng người tham dự bởi kiểu bố trí này sẽ hạn chế khách mời hơn so với các cách sắp xếp khác. Chẳng hạn, tại sảnh Volga của trung tâm hội nghị Riverside Palace, với diện tích 576 mét vuông, kiểu sắp xếp chữ U sẽ có sức chứa tối đa là 320 người, trong khi kiểu bàn tròn là 450 người và hình thức rạp đứng là 550 người.

3. Kiểu sắp xếp lớp học

Sắp xếp hội nghị hình lớp học

Kiểu sắp xếp lớp học là một gợi ý hay dành cho các nhà tổ chức đang lên kế hoạch cho những hội nghị có thời gian tổ chức kéo dài hoặc có đông người tham dự. Kiểu bố trí này thường chỉ bao gồm ghế và ghế sẽ được sắp xếp thành các hàng, các dãy song song nhau. Hình thức này sẽ phù hợp cho những không gian tổ chức từ lớn đến nhỏ. Tuy nhiên cũng chính những ưu điểm này sẽ tạo thành khuyết điểm bởi loại hình này sẽ hạn chế tầm nhìn của những người ngồi phía sau nếu không cẩn trọng trong quá trình sắp xếp.

4. Kiểu sắp xếp tiệc đứng

Kiểu tiệc đứng được sắp xếp cho mục đích chính là để các khách mời thuận tiện dùng tiệc. Hình thức này sẽ chiếm ít không gian nhất và cũng ít giới hạn số người tham gia nhất. Tuy nhiên do cách sắp xếp này chỉ phù hợp với mục đích đặc thù là dùng tiệc đứng nên thời gian tổ chức không nên quá dài.

5. Kiểu sắp xếp bàn tròn

Kiểu sắp xếp bàn tròn thường được lựa chọn tại các hội nghị cuối năm hoặc các thời điểm có đi kèm với tổ chức tiệc dùng bữa. Thông thường, mỗi bàn sẽ có từ 6 - 10 người ngồi và điều này giúp tăng sự tương tác giữa các khách mời cùng bàn. Tuy nhiên, kiểu bố trí này sẽ hạn chế không gian của sảnh hội nghị, vì vậy cần cẩn thận trong việc lựa chọn không gian hội nghị phù hợp để tránh bố trí không hiệu quả, gây ảnh hưởng đến tầm nhìn của khách mời. 

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ về các thông tin mà doanh nghiệp cần nắm rõ trước khi xác định tổ chức hội nghị tại bất kỳ trung tâm hội nghị nào. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp có được một kế hoạch chi tiết hơn và có được một buổi lễ thành công trọn vẹn.  

>>> Xem thêm: Tìm hiểu quy hình tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết dành cho các doanh nghiệp