Các bước để tổ chức buổi ra mắt sản phẩm mới của công ty thành công

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới là một trong những bước quan trọng để tạo nên sự thu hút đến với người tiêu dùng và giới truyền thông. Vì thế, chuẩn bị kế hoạch để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới mang đến sự thành công viên mãn cần đến sự chuẩn bị chu đáo, chỉnh chu từ phía doanh nghiệp. Hãy để trung tâm hội nghị mách bạn các bước đơn giản, giúp doanh nghiệp bạn tạo nên một buổi lễ ra mắt sản phẩm mới hiệu quả và ấn tượng.

Quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Dựa vào những kinh nghiệm tổ chức các sự kiện vừa và lớn mang đến cho doanh nghiệp sự hài lòng, tin tưởng và chuyên nghiệp cao. Trung tâm hội nghị Riverside Palace đã đúc kết ra được để có một sự kiện thành công, chỉnh chu mà bạn có thể tham khảo. 

Lên danh sách khách mời tham dự buổi lễ ra mắt sản phẩm mới 

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, các doanh cần có sự chọn lọc đối với các đối tượng khách mời chủ chốt để tạo nên tiếng vang cho sự kiện thuộc các đơn vị báo chí, các khách hàng trung thành, các đối tác thân quen và người nổi tiếng có tầm ảnh hưởng trong lĩnh vực sản phẩm/ dịch vụ đó.

Lên danh sách khách mời, rà soát thật kỹ trước khi chốt danh sách

Một ví dụ nhỏ, khi tổ chức sự kiện về dòng mỹ phẩm mới, ngoài các đối tác, cánh nhà báo… Doanh nghiệp có thể mời thêm những người nổi tiếng khác như người mẫu, KOLs, beauty blogger… Những người này sẽ thu hút rất nhiều khách hàng tiềm năng, tăng thêm mức độ uy tín cho dòng sản phẩm mới của bạn. Thêm vào đó, thiệp mời nên gửi đến các khách tham dự trước 2 tuần để đảm bảo họ có thể sắp xếp lịch trình, công việc.

Lựa chọn trung tâm hội nghị phù hợp

Trung tâm hội nghị đóng vai trò quan trọng trong sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện là những yếu tố quan trọng hàng đầu tạo nên sự thành công của buổi lễ ra mắt sản phẩm. Khi lựa chọn trung tâm hội nghị những điểm bạn cần lưu ý gồm có: 

• Số lượng khách mời tham dự: Để lựa chọn được một địa điểm tổ chức phù hợp, bạn cần xác định số lượng các khách mời sẽ là bao nhiêu để lựa chọn sảnh tiệc phù hợp. Đặc biệt, cần phải tính toán kỹ lưỡng để trang trí, bố trí phụ kiện hợp lý đề cao sự thoải mái của các khách mời. 
• Địa điểm gần khu vực trung tâm hoặc gần khách hàng: Để thể hiện sự tinh tế, chỉnh chu bạn cần lựa một địa điểm gần với đa số các khách mời tham dự, giao thông dễ dàng lưu thông. 
• Chú trọng chọn nơi có hệ cơ sở vật chất tốt: Chất lượng về hệ thống âm thanh, ánh sáng hoạt động tốt và hiện đại để đảm bảo trải nghiệm của các khách mời được tốt nhất. Đồng thời, điều này còn hỗ trợ các báo chí, truyền thông trong sự kiện. 
• Đội ngũ nhân viên: Ngoài những yếu tố trên bạn cần cân nhắc vấn đề về các vấn đề như thái độ phục vụ của nhân viên, các dịch vụ ưu đãi đi kèm… để tiết kiệm ngân sách và một trải nghiệm hoàn mỹ trong mắt khách mời.

>>>  Xem thêm: Cách chọn trung tâm tổ chức hội nghị tốt

Lên ý tưởng cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Ý tưởng cho buổi lễ ra mắt sản phẩm mới cần có sự liên kết với tính chất hoặc đặc trưng của dòng sản phẩm mà bạn ra mắt, phù hợp với tính cách thương hiệu mà doanh nghiệp đã xây dựng. Bạn nên tìm kiếm nhiều ý tưởng có thể làm nổi bật những ưu thế vượt trội của dòng sản phẩm, điều này sẽ gây ấn tượng tốt đối với nhiều  khách mời. Tránh việc sao chép những ý tưởng từ nhiều nguồn khác nhau gây sự nhàm chán. Hiện nay, tại một số trung tâm hội nghị còn cung cấp thêm nhiều ý tưởng trang trí độc đáo và mới mẻ bạn cũng có thể tham khảo những thiết kế đó. Ví dụ, nếu ra mắt mỹ phẩm bạn có thể lựa chọn tone màu chủ đạo là màu hồng hoặc trắng phù hợp với sự nữ tính, xinh xắn…

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới của ca sĩ Hồ Ngọc Hà

Xây dựng kịch bản chương trình cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Bất kể là một sự kiện nào được tổ chức cũng cần có một kịch bản chương trình chỉnh chu để các bộ phận có thể dễ dàng theo dõi, làm việc theo đúng kế hoạch… Vì vậy, bạn cần lưu ý đến việc xây dựng kịch bản chương trình chỉnh chu. Nên ưu tiệc mục đặc sắc vào đầu và giữa chương trình nhằm mục đích khuấy động chương trình, tránh buổi tiệc diễn ra nhàm chán không ghi được bất kỳ dấu ấn nào với các khách mời. Song song, bạn cũng nên cân nhắc các tiết mục được biểu diễn trong chương trình có phù hợp với các đối tượng tham gia, đặc tính sản phẩm được ra mắt.

Người xây dựng kịch bản chương trình cần xác định rõ sẽ bao gồm những phần nào sẽ có trong chương trình, thời gian tương ứng để tổ chức của từng phần là bao lâu, thứ tự diễn ra….

Lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Với tính đặc thù của sự kiện, bạn nên chọn khung giờ hợp lý để mọi người có thể thuận tiện đến tham dự. Bạn nên dành sự ưu tiên đối với các ngày cuối tuần hoặc buổi tối để khách mời dễ dàng tham gia…Một sự kiện ra mắt sản phẩm nên nằm trong khoảng từ 90-120 phút là một khoảng thời gian đủ đẹp . Đây là thời gian vừa đủ để tiến hành công bố sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp, tạo điều kiện cho khách hàng sử dụng sản phẩm mà không gây sự nhàm chán

Thời gian phù hợp sẽ giúp cho các khách mời đến tham dự đông đủ hơn

Triển khai kế hoạch thực hiện sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Bước quan trọng nhất trong quá trình tổ chức sự kiện ra mắt  sản phẩm mới. Trong bước này gồm có các hoạt động chủ chốt như sau: 

• Trang trí địa điểm 
• Lắp đặt hệ thống âm thanh 
• Các ấn phẩm liên quan 
• Chuẩn bị mẫu thử 
• Lên thực đơn các món ăn 
• Quà tặng khách mời

Phía trên là những gợi cho các bạn để có sự chuẩn bị chu đáo, chỉnh chu nhất cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Song song đó, người tổ chức sẽ có thêm nhiều thông tin, đề ra các yếu tố quan trọng nhằm chọn ra trung tâm hội nghị phù hợp cho sự kiện. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một nơi tổ chức hội nghị uy tín, chất lượng, hãy liên hệ ngay với trung tâm hội nghị Riverside Palace để nhận tư vấn miễn phí nhé!

>>> Xem thêm: Những quy định tổ chức hội nghị/hội thảo mà bạn nên biết