Tầm quan trọng của việc bày trí bàn ghế và gợi ý một số cách sắp xếp vị trí ngồi khi tổ chức hội nghị, hội thảo

Hội nghị, hội thảo là nơi có mặt của nhiều doanh nghiệp, đối tác lớn vì vậy buổi hội nghị cần được chỉnh chu trong không gian và cách bày trí. Những điều trên thể hiện tinh thần và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp đối với các vị khách mời. Việc bày trí, sắp xếp vị trí ngồi khách mời cũng rất quan trọng, nó thể hiện được tinh tế của “chủ nhà”. Chính vì vậy, trung tâm hội nghị Riverside Palace sẽ giúp bạn hiểu về tầm quan trọng của việc bày trí bàn ghế trong hội thảo. Cùng đọc bài viết để biết thêm nhé!

Cách bày trí bàn ghế cũng là yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của buổi tiệc

Ý nghĩa của việc sắp xếp chỗ ngồi khi tổ chức hội nghị 

Ghế ngồi trong buổi hội nghị, hội thảo không chỉ đơn giản là vị trí ngồi dành cho khách mời mà nó còn thể hiện vai trò, chức vụ, tầm quan trọng của người ngồi tại vị trí đó. Ngoài ra, nó còn ảnh hưởng đến phương thức giao tiếp của những vị khách với nhau trong buổi hội nghị. Vì vậy, khi sắp xếp, bày trí vị trí chỗ ngồi cần tuân thủ nguyên tắc để buổi tiệc được thành công và tăng sự hiệu quả.

Khi sắp xếp vị trí chỗ ngồi cần lưu ý đến các yếu tố sau:

• Vị trí ngồi phải phù hợp với mục đích của sự kiện và nội dung cuộc họp nâng cao được sự chuyên nghiệp. 
• Vị trí ngồi sẽ giúp người tham dự hiểu được vai trò của từng vị khách mời. 
• Sắp xếp đúng vị trí ngồi của chủ tọa thuận tiện cho việc truyền đạt nội dung và điều khiển buổi hội nghị.

>>> Gợi ý : Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo sau đại dịch Covid-19

Nguyên tắc khi sắp xếp vị trí ngồi 

Những nguyên tắc bên dưới sẽ giúp cho không gian của buổi tiệc được hiệu quả nhất. Nguyên tắc này được đề ra với tinh thần thể hiện được sự tôn trọng và đảm bảo được sự thuận lợi nhất và các hoạt động được diễn ra suôn sẻ cho doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo những nguyên tắc bên dưới đây:

• Nơi chủ tọa ngồi phải có vị trí xa cửa ra vào để có cái nhìn bao quát về toàn bộ hội nghị. Điều này giúp cho chủ tọa dễ dàng kiểm soát được các hoạt động đang được diễn ra. 
• Những khách mời được sắp xếp càng gần chủ tọa thì càng quan trọng
• Tạo sự khác biệt để phân biệt ghế của chủ tọa và ghế của khách mời. Có thể là sự khách biệt về màu sắc, chất liệu, kích thước,.. thể hiện được sự quyền lực.

Phong cách bày trí bàn ghế kiểu lớp họcSẽ tùy vào tính chất của từng buổi hội nghị sẽ có các kiểu bày trí bàn ghế khác nhau. Tuy nhiên vẫn phải tuân thủ những nguyên tắc bên trên.

Gợi ý những kiểu bàn ghế được doanh nghiệp lựa chọn

Mỗi phong cách bày trí bàn sẽ phù hợp với từng tính chất của buổi hội nghị, vì vậy để chọn được cách bày trí hợp lý doanh nghiệp nên xem xét và xác định mục tiêu, tính chất của buổi hội nghị. 

1. Phong cách bày trí bàn tròn

Buổi hội nghị hội thảo được bày trí bàn ghế theo phong cách bàn tròn thông thường được ứng dụng cho các sự kiện có kèm theo tiết mục ăn uống. Mỗi bàn sẽ có số lượng khách mời từ 6 đến 10 người.

Phong cách bày trí bàn tròn

Hiện nay những yêu cầu về sự sáng tạo trong không gian tổ chức sự kiện thì kiểu bàn tròn này vẫn được ưa chuộng bởi sự sang trọng và tính nghệ thuật của nó mang đến. Hiện nay, các trung tâm hội nghị sẽ sắp xếp vị trí theo kiểu nửa bàn tròn để khách mời thuận tiện trong việc nghe diễn thuyết và hướng mắt về sân khấu. Với phong cách tiệc nửa bàn tròn sẽ tạo được tự tương tác tốt cho khách mời và người diễn giả, tuy nhiên phong cách này sẽ chiếm nhiều diện tích của khán phòng. 

2. Phong cách bày trí kiểu nhà hát 

Đây chắc chắn là kiểu bày trí bàn ghế được mọi người chọn lựa, kiểu sắp xếp này rất thông dụng không kèm theo bàn. Kiểu bày trí này giúp tiết kiệm được nhiều diện tích của khán phòng phù hợp với những buổi hội nghị mà khách mời chỉ cần lắng nghe, không ghi chép hoặc ăn uống. 

Người chuẩn bị cho buổi tiệc có thể sắp xếp ghế ngồi theo hình bán nguyệt, hình tròn hướng về phía sân khấu. Với kiểu bày trí này các ghế nên được xếp theo kiểu so le với nhau để người phía sau không bị ảnh hưởng đến tầm nhìn. Khoảng cách giữa các ghế với nhau ít nhất là 1 mét để người tham dự có thể di chuyển dễ dàng.

Phong cách bày trí bàn ghế kiểu nhà hát

3.  Phong cách bày trí bàn ghế kiểu lớp học 

Phong cách bày trí theo kiểu lớp học thích hợp với những sự kéo dài và cần phải ghi chú nhiều hoặc sử dụng laptop. Với phong cách sắp xếp này người diễn thuyết sẽ thấy được tất cả những khách mời đến tham dự. Tuy nhiên với kiểu lớp học, người diễn thuyết chỉ tương tác được với những khách mời phía bên trên, nếu không sắp xếp cẩn thận thì người khách mời sẽ bị khuất tầm nhìn về hướng sân khấu. 

Phong cách bày trí bàn ghế kiểu lớp học

4. Phong cách bày trí bàn ghế kiểu chữ U 

Phong cách bàn ghế kiểu chữ U thường sẽ thể hiện được sự sang trọng tuy nhiên với phong cách này chỉ phù hợp các loại hội nghị, hội thảo ít người tham dự khoảng từ 25 đến 30 người. Kiểu sắp xếp này sẽ tạo ra khoảng trống và khách mời sẽ mặt đối mặt với nhau để dễ tương tác hoặc ngước về phía phía màn hình trình chiếu. Nên hạn chế số lượng khách mời về nếu hơn 30 khách sẽ làm cho bàn ghế bị kéo dài và không khí của buổi hội nghị sẽ bị loãng đi.

>>> Gợi ý : 3 Loại hình hội nghị được doanh nghiệp sử dụng rộng rãi

Gợi ý địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị uy tín, chất lượng 

Trung tâm hội nghị Riverside Palace là địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị được khách hàng đánh giá cao về độ uy tín và chất lượng dịch vụ. Ngoài ra trung tâm còn có nhiều ưu đãi cho khách hàng hằng tháng. 

Riverside Palace sẽ đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của khách hàng. Với buổi hội nghị, hội thảo có quy mô lớn thì trung tâm có 9 sảnh tiệc lớn với sức chứa gần 5000 khách mời cùng thiết kế mang phong cách Châu Âu sang trọng, đẳng cấp. 

Niềm tự hào ở đây là với hơn 20 bảng thực đơn đa dạng, phong phú đến từ các nền ẩm thực Á - Âu. Nhờ đôi tay điệu nghệ của các vị đầu bếp chuyên nghiệp mang đến những món ăn vừa đẹp mắt vừa chất lượng luôn được khách hàng đánh giá cao.

Nói đến hội nghị, hội thảo thì không nên bỏ qua yếu tố công nghệ, trang thiết bị công nghệ điện tử cũng góp phần tạo nên sự thành công khi tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo. Đội ngũ nhân viên luôn gìn giữ và nâng cấp các thiết bị để hài lòng khách hàng và không hạn chế tối đa vấn đề về sự cố. Mỗi khán phòng đều được trang bị màn hình LCD với chiều rộng 4,5 mét và cao 2,2 mét cho doanh nghiệp truyền tải thông điệp đến khách hàng rõ ràng và sâu sắc nhất. 

Riverside Palace hội tụ đầy đủ những yếu tố để trở thành nơi tổ chức hội nghị hội thảo uy tín tại thành phố Hồ Chí Minh.

>>> Gợi ý : Những lý do nên chọn trung tâm hội nghị, hội thảo Riverside Palace

Tổng kết

Trung tâm hội nghị Riverside Palace đã cung cấp cho bạn những thông tin về cách bày trí bàn ghế khi tổ chức hội thảo. Ngoài ra khi bạn sử dụng dịch vụ tổ chức hội nghị thì không phải lo lắng về việc sắp xếp vị trí ngồi cho khách mời Riverside Palace sẽ phục vụ cho bạn từ A đến Z. Liên hệ ngay nếu bạn cần tư vấn.

360D Bến Vân Đồn, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh

event@riversidepalace.vn

0933 777 838