Layout sự kiện là gì? Cách tính và gợi ý 10 kiểu bài trí sự kiện chuẩn, chuyên nghiệp

Layout là yếu tố quyết định tính chuyên nghiệp của sự kiện. Vậy layout sự kiện là gì và tại sao việc thiết kế nó lại đóng vai trò then chốt trong sự thành công của một chương trình? Cùng Riverside Palace tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Layout sự kiện là gì?

Layout sự kiện

Layout sự kiện là cách sắp xếp và tổ chức toàn bộ không gian cho một sự kiện cụ thể. Không chỉ là việc đặt để bàn ghế mà layout còn bao gồm việc định vị sân khấu, khu vực chỗ ngồi, quầy phục vụ, khu vực đăng ký và các không gian chức năng khác, tất cả nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất.

Tại sao cần quan tâm đến layout cho sự kiện?

Một layout được thiết kế kỹ lưỡng tạo nên một không gian hấp dẫn, chuyên nghiệp. Việc đầu tư vào thiết kế layout sự kiện không chỉ là một lựa chọn mà còn là một yếu tố sống còn cho mọi chương trình. Dưới đây là những lý do chính giải thích tầm quan trọng của nó:

Tạo sự chuyên nghiệp và gây ấn tượng mạnh mẽ

Một layout sự kiện được thiết kế tốt có thể "ghi điểm" ngay từ cái nhìn đầu tiên. Nó không chỉ tạo ra một không khí chuyên nghiệp, thu hút mà còn thể hiện sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chú ý đến từng chi tiết của ban tổ chức. 

Khách mời dễ dàng di chuyển

Khu vực đón tiếp khách và nhận tài liệu (nếu có)

Một layout đóng vai trò như một "người dẫn đường" thầm lặng, giúp khách mời dễ dàng di chuyển trong không gian sự kiện. Việc bố trí các khu vực rõ ràng như lối vào, khu vực chỗ ngồi, điểm dịch vụ hay thậm chí cả lối thoát hiểm sẽ giúp khách mời cảm thấy thoải mái, tự tin và biết rõ mình cần đi đâu, làm gì. 

Tối ưu không gian sự kiện

Mọi doanh nghiệp đều muốn tận dụng tối đa giá trị từ không gian tổ chức sự kiện, đặc biệt là tại các trung tâm hội nghị đắt đỏ. Do đó, cách bố trí layout sự kiện phải được tối ưu hóa để phù hợp với mục tiêu chung của sự kiện, tận dụng hiệu quả từng mét vuông. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra một trải nghiệm liền mạch cho người tham dự.

Ảnh hưởng đến bố trí hệ thống kỹ thuật

Layout sự kiện ảnh hưởng tương đối đến toàn bộ hệ thống kỹ thuật. Một thiết kế layout thông minh có thể giúp tối ưu không gian, đảm bảo an toàn:

• Hệ thống dây điện: Layout sẽ quyết định đường đi của dây, vị trí nguồn điện và các khu vực cần cấp điện như sân khấu, khu đón khách. Một layout hợp lý giúp kỹ thuật viên dễ dàng đi dây gọn gàng, tránh gây vướng víu hoặc nguy hiểm cho khách mời.
• Vị trí đặt thùng thiết bị: Các thiết bị như màn hình LED, loa, đèn chiếu sáng thường được đặt trong các thùng chuyên dụng. Sau khi lắp đặt, những thùng trống này cần được tập kết tại khu vực không sử dụng tới. Layout cần tính toán không gian trống này.
• Setup thiết bị theo loại hình sự kiện: Mỗi loại hình sự kiện sẽ có yêu cầu kỹ thuật khác nhau, và layout sẽ là yếu tố quyết định việc lắp đặt. Với hội thảo đơn giản, layout chỉ cần chừa chỗ cho các thiết bị cơ bản. Nhưng với các chương trình biểu diễn nghệ thuật hay gala dinner quy mô lớn, layout cần được phân bổ tỉ mỉ để đáp ứng hệ thống đèn, âm thanh, màn hình LED phức tạp. Ngoài ra, layout còn giữ được khoảng trống cho các hạng mục biểu diễn và khu vực hậu đài mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời.

Phân bổ các khu vực chức năng tối ưu

• Diện tích không gian: Tổng diện tích của địa điểm tổ chức sự kiện sẽ quyết định việc bố trí thiết bị. Layout phải tính toán để âm thanh đủ phủ khắp không gian, màn hình hiển thị rõ ràng từ mọi vị trí. 
• Khu vực bàn điều khiển trung tâm: Vị trí bàn điều khiển âm thanh, ánh sáng, hình ảnh thường là yếu tố bị bỏ qua. Một layout chuyên nghiệp sẽ ưu tiên vị trí đối diện sân khấu hoặc lệch sang hai bên nhưng vẫn đảm bảo tầm nhìn tốt nhất cho kỹ thuật viên và đạo diễn. Điều này là tối quan trọng để điều khiển các thiết bị một cách chính xác và kịp thời, góp phần vào sự thành công của chương trình.

Hướng dẫn tính layout sự kiện, hội nghị

Để có một layout sự kiện hoàn hảo, bạn cần xem xét các bước cơ bản:

Bước 1: Xác định mục tiêu & lượng khách mời: Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn cần biết rõ mục đích của sự kiện (hội thảo, tiệc, biểu diễn...) và số lượng khách mời dự kiến. Đây là kim chỉ nam cho mọi quyết định về layout. Ví dụ, một hội thảo chuyên sâu cho 200 người sẽ có yêu cầu khác hẳn một bữa tiệc gala cho 1000 khách.

Bước 2: Khảo sát địa điểm tổ chức hội nghị, sự kiện: Tiến hành khảo sát kỹ lưỡng địa điểm tổ chức sự kiện của bạn. Ghi lại kích thước tổng thể (chiều dài, chiều rộng, chiều cao trần), vị trí các cột, cửa ra vào, lối thoát hiểm, nhà vệ sinh, và các điểm cố định khác. Điều này giúp bạn hình dung không gian thực tế và tránh những bất ngờ không mong muốn.

>>> 9 sảnh ấn tượng cho mọi loại hình sự kiện hội nghị

Bước 3: Phân chia khu vực chức năng: Dựa trên mục tiêu sự kiện, hãy xác định các khu vực chính cần có:

• Sân khấu: Xác định kích thước tối thiểu cần thiết (thường sân khấu cần diện tích khoảng 5m x 4m).
• Khu vực đăng ký/đón tiếp: Cần đủ không gian cho khách hàng xếp hàng và nhận tài liệu. Ví dụ: 3m x 2m.
• Khu vực triển lãm/trưng bày: Nếu có gian hàng tài trợ hoặc khu vực demo sản phẩm. Ví dụ: 5m x 3m.
• Khu vực tiếp khách/giải lao: Nơi khách có thể thư giãn hoặc networking. Ví dụ: 3m x 3m.
• Khu vực khán giả/chỗ ngồi: Đây là phần lớn diện tích còn lại sau khi trừ đi các khu vực trên.

Cần lưu ý đến khoảng trống để khách dự sự kiện dễ di chuyển

Diện tích khu vực khán giả = Tổng diện tích không gian - Tổng diện tích các khu vực chức năng khác.

Chẳng hạn, với khán phòng 20m x 30m = 600m².

• Tổng diện tích các khu vực chức năng đã xác định: Sân khấu (20m²) + Đăng ký (6m²) + Triển lãm (15m²) + Tiếp khách (9m²) = 50m².
• Diện tích khu vực khán giả: 600m² - 50m² = 550m². 

(Lưu ý: Ví dụ này giả định các khu vực chức năng đặt ở các vị trí không gian riêng biệt, không chồng lấn.)

Xác định kích thước, khoảng cách tiêu chuẩn của bàn ghế:

• Kích thước bàn, ghế: Tuỳ thuộc vào loại hình bàn mà bạn lựa chọn: bàn tròn hay bàn dài
• Khoảng cách giữa các bàn: Để đảm bảo lối đi thoải mái nên duy trì khoảng cách khoảng 1.2m - 2m
• Khoảng cách giữa các hàng ghế khoảng: 1m - 1,2m
• Diện tích mỗi bàn kèm khoảng trống: Đây là yếu tố quan trọng để ước tính mật độ. Ví dụ, với bàn tròn đường kính 1m và khoảng cách 1.2m, mỗi bàn có thể chiếm khoảng (1m + 1.2m) x (1m + 1.2m) = 2.2m x 2.2m = 4.84m² không gian thực tế (nếu sắp xếp theo lưới vuông).

Tính toán ước lượng số bàn theo công thức: Số bàn = Diện tích khu vực khán giả / Diện tích chiếm dụng của 1 bàn (bao gồm cả khoảng cách an toàn).

Bước 4: Vẽ sơ đồ layout Chi tiết: Dùng phần mềm thiết kế chuyên dụng (hoặc phác thảo trên giấy) để đưa các tính toán vào thực tế. Bố trí các khu vực chức năng, bàn ghế, sân khấu một cách trực quan. Điều này giúp bạn dễ dàng hình dung và điều chỉnh.

Gợi ý 10 cách bố trí layout sự kiện

Layout sự kiện không chỉ là việc sắp xếp ngẫu nhiên mà là một nghệ thuật tối ưu hóa không gian để đạt được mục tiêu của sự kiện. Dưới đây Riverside Palace gợi ý 10 cách bài trí phù hợp với nhiều loại hình hội nghị, hội thảo khác nhau:

1. Bố cục Rạp hát (Theatre Style)

Các hàng ghế được sắp xếp theo hình bậc thang hoặc hàng thẳng, hướng về một điểm trung tâm như sân khấu. Bố cục rạp hát thường có lối đi ở giữa để di chuyển.

Kiểu bài trí này phù hợp với hội nghị, thuyết trình, ra mắt sản phẩm, talkshow, buổi biểu diễn có lượng khán giả lớn. Mặc dù kiểu sắp xếp chỗ ngồi này tối ưu sức chứa nhưng giảm khả năng tương tác giữa các khách mời.

2. Bố cục Lớp học (Classroom Style)

Bố cục kiểu lớp học

Bàn hình vuông hoặc chữ nhật được đặt trước mỗi hàng ghế, tất cả hướng về sân khấu chính. Kiểu bố trí này cần nhiều không gian hơn so với rạp hát, phù hợp với: buổi đào tạo, kiểm tra, hội nghị nhỏ và vừa, sự kiện yêu cầu ghi chép, sử dụng thiết bị (laptop) hoặc có phục vụ đồ ăn, thức uống tại chỗ.

3. Bố cục Cabaret (Bán nguyệt)

Bàn tiệc hình bán nguyệt hoặc lưỡi liềm được bố trí quanh sân khấu hoặc khu vực trình bày. Ghế chỉ đặt ở một nửa bàn, đảm bảo mọi người đều hướng mặt về sân khấu và không bị che khuất tầm nhìn. Các buổi tiệc kết hợp trình chiếu hoặc biểu diễn (lễ trao giải, lễ kỷ niệm), hội thảo cần khuyến khích giao lưu nhóm nhỏ nên sử dụng kiểu sắp xếp này.

Tuy nhiên, hạn chế của bố cục Cabare là khoảng 60% diện tích bàn không được sử dụng.

4. Bố cục Bàn tròn (Banquet Style)

Bố cục kiểu bàn tròn

Ghế được sắp xếp xung quanh toàn bộ bàn (thường là bàn tròn), tối ưu hóa sức chứa. Banquet Style thường phù hợp với đám cưới, tiệc tất niên, sinh nhật công ty, gala dinner…. cần khuyến khích giao lưu nội bộ từng bàn.

>>> Cách chọn loại tiệc phù hợp với sự kiện, hội nghị

5. Bố cục Phòng họp (Boardroom Style)

Các bàn được sắp xếp thành hình vuông hoặc chữ nhật lớn với khoảng trống ở giữa, người tham dự ngồi quanh bàn và hướng mặt vào trung tâm.

Phù hợp với: Các cuộc họp, phiên thảo luận nhóm nhỏ, buổi brainstorm cần sự tương tác cao giữa các thành viên.

6. Bố cục Hình chữ U (U-Shape Style)

Tương tự bố cục phòng họp nhưng bỏ đi phần bàn ở đầu, U-Shape Style tạo không gian mở cho người dẫn dắt hoặc người điều hành.

Hội nghị nhỏ, cuộc họp, tranh luận, hội thảo và các buổi đào tạo cần tương tác trực tiếp với người thuyết trình có thể tận dụng loại hình này. Do sức chứa của U-Shape Style được nhiều người hơn so với phòng họp truyền thống nhưng vẫn giữ tính tương tác.

7. Bố cục Cocktail (Reception Style)

Bố cục cocktail

Bố cục Cocktail được thiết kế để tối đa hóa không gian và khuyến khích giao lưu tự do. Kiểu xếp này thường có các bàn dài dọc tường để phục vụ đồ ăn/thức uống và vài bàn đứng cao ở giữa phòng. 

Các sự kiện ngắn, tiệc đồ uống, sự kiện kết nối, giao lưu, cần không gian mở, hạn chế ghế ngồi nên lựa chọn loại hình này.

>>> Chọn đồ uống cho tiệc cocktail

8. Bố cục Xương cá (Herringbone Style)

Bố cục Herringbone là sự kết hợp rạp hát và lớp học, người tham dự ngồi theo hàng chéo (hình chữ V) hướng về sân khấu trung tâm. Kiểu xếp chỗ ngồi này có thể có bàn hoặc không. Bố cục xương cá phù hợp với hội thảo, hội nghị, ra mắt sản phẩm, đào tạo, buổi biểu diễn cần cải thiện tầm nhìn và tạo điều kiện thảo luận nhóm nhỏ. Ưu điểm là tối ưu tầm nhìn và sự tương tác.

9. Bố cục Hoàng gia (Imperial Style)

Kiểu bố trí này sẽ sử dụng các bàn dài hình chữ nhật nối liền nhau, khách mời ngồi hai bên. Tiết kiệm không gian hơn so với bàn tròn.

Các loại sự kiện phù hợp bao gồm tiệc chiêu đãi, sự kiện kết nối, hoạt động nhóm cần không gian, thuyết trình, đám cưới trang trọng, bữa tiệc lớn hoặc hội nghị có nhiều khách VIP. Bố cục này khuyến khích giao lưu giữa những người ngồi đối diện/cạnh nhau.

10. Bố cục Phòng chờ (Lounge Style)

Bố cục phòng chờ

Sử dụng các loại chỗ ngồi thấp như ghế sofa, ghế bành, đệm, ghế lười để tạo không gian thư giãn, không quá trang trọng. Bố cục Phòng chờ có thể bổ sung bàn cafe thấp. Buổi giới thiệu sản phẩm, thuyết trình nhẹ nhàng, sự kiện thư giãn, biểu diễn, khu vực ngồi cho khách VIP sẽ tạo trải nghiệm thoải mái, sang trọng và khuyến khích khách ở lại lâu hơn.

>>> Kịch bản tổ chức hội nghị chi tiết và hiệu quả

Layout sự kiện không chỉ là một bản vẽ mà là xương sống của mọi chương trình. Việc đầu tư vào thiết kế layout thông minh, có tính toán sẽ giúp bạn tối ưu hóa không gian, nâng cao trải nghiệm khách mời, và đảm bảo hệ thống kỹ thuật vận hành trơn tru. Nếu bạn đang tìm kiếm một trung tâm hội nghị đồng hành cùng sự kiện của bạn, Riverside Palace là điểm hẹn lý tưởng. Với mức ưu đãi chỉ từ 350.000VNĐ/khách, Riverside Palace sẽ giúp bạn tạo dấu ấn trong sự kiện, hội thảo

>>> Chi tiết ưu đãi từ 350.000VND/khách khi tổ chức hội nghị