Mách bạn 4 nguyên tắc quan trọng nhằm truyền thông sự kiện hiệu quả

Bất kể chương trình hay sự kiện nào, dù có quy mô lớn hay nhỏ, đều phải được truyền thông và quảng bá tích cực. Thế nhưng, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa chú trọng đến hạng mục này, khiến cho chương trình diễn ra tại trung tâm hội nghị trở nên nhàm chán và không thu hút được đông đảo số lượng người tham dự. Vì thế, trong bài viết này, Riverside Palace sẽ “giải mã” cho bạn đọc truyền thông sự kiện là gì và 4 nguyên tắc quan trọng giúp doanh nghiệp truyền thông sự kiện hiệu quả nhé!

Thế nào là truyền thông sự kiện?

Truyền thông sự kiện là hoạt động quảng bá hình ảnh thương hiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc một chương trình mà doanh nghiệp mong muốn khách hàng biết đến. Để có thể truyền thông sự kiện thành công, doanh nghiệp cần phải xây dựng nội dung kịch bản hấp dẫn, lựa chọn không gian tổ chức lý tưởng, cũng như có cho một đội ngũ ekip chuyên nghiệp. Truyền thông sự kiện gần như là một hoạt động bắt buộc, giúp cho sự kiện của doanh nghiệp được biết đến nhiều hơn, cũng như kích thích sự tò mò cho người tham dự. 

Truyền thông sự kiện là hoạt động quảng bá sản phẩm hoặc một chương trình cụ thể

Tầm quan trọng của việc truyền thông sự kiện là gì

Hoạt động truyền thông sự kiện giúp cho doanh nghiệp quảng bá hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, và dịch vụ một cách chuyên nghiệp, sáng tạo và trang trọng. Đây là dịp không chỉ để doanh nghiệp gia tăng độ nhận diện trong mắt công chúng. Nó còn là cơ hội để doanh nghiệp tôn vinh giá trị tốt đẹp đã đạt được, nhờ vào chuỗi nội dung mà doanh nghiệp đăng tải xuyên suốt hoạt động quảng bá sự kiện của mình. Ngoài ra, truyền thông sự kiện còn khiến cho đối tác và khách hàng biết được năng lực, mức độ chuyên môn, cũng như là vị thế của doanh nghiệp trong lĩnh vực mà họ theo đuổi. 

>>>Xem thêm: Những điều cần biết trước khi tổ chức hội nghị dành cho doanh nghiệp

4 nguyên tắc vàng giúp doanh nghiệp truyền thông sự kiện hiệu quả

1. Hiểu rõ đối tượng khách mời của mình là ai

Việc hiểu rõ đối tượng khách mời của mình là ai rất quan trọng. Bởi nếu doanh nghiệp không hiểu rõ được đối tượng khách mời của mình là người như thế nào, thì việc lên ý tưởng kịch bản và xây dựng nội dung truyền thông sẽ không thể hướng đúng đến đối tượng mục tiêu. Vì thế, doanh nghiệp cần phác thảo chân dung khách mời tham dự sự kiện, dựa trên các tiêu chí bao gồm: độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, sở thích, cũng như những mối băn khoăn, lo lắng mà họ đang gặp phải. Nhờ đó, mà doanh nghiệp có thể xây dựng kịch bản và kế hoạch nội dung truyền thông phù hợp, mang lại giá trị cao cho khách hàng mục tiêu.

Hiểu rõ đối tượng khách mời của mình là một việc làm rất quan trọng

2. Tạo hiệu ứng Fomo

Khi nhắc đến phương tiện truyền thông marketing có khả năng thu hút sự quan tâm của dư luận nhanh chóng, thì mạng xã hội chính là kênh thông tin hàng đầu giúp mọi hoạt động quảng bá được chia sẻ rộng rãi với tốc độ lan truyền chóng mặt. Theo ước tính, có đến 36% thông tin được chia sẻ trên các trang mạng xã hội là thuộc về định dạng hình ảnh hoặc video. 

Từ đây, ta có thể kết luận rằng, nội dung được chia sẻ ở định dạng teaser, trailer, hoặc live video sẽ thu về lượng tương tác cao nhất. Đặc biệt, doanh nghiệp nên chú trọng xây dựng nội dung có khả năng tạo ra hiệu ứng FOMO (Fear of Missing Out), mô tả cảm giác lo sợ bỏ lỡ một điều gì đó có giá trị. Để tạo ra được loại nội dung như thế này, bạn có thể lên kế hoạch định hướng nội dung theo một trong những kịch bản như sau:

• Giới thiệu diễn giả, khách mời nổi tiếng, hoặc là người có tầm ảnh hưởng ở một lĩnh vực cụ thể.
• Chia sẻ hình ảnh hậu trường nhằm định hướng suy nghĩ của khách hàng đây là một sự kiện mang tính tầm cỡ mà họ không nên bỏ qua.
• Lồng ghép các bài đăng cập nhật tình hình đăng ký vé mời tham dự một cách khéo léo. Có một sự thật rằng con người có xu hướng bị hấp dẫn bởi những thứ hiếm có và mang lại giá trị cao. Vì thế, doanh nghiệp có thể tận dụng yếu tố này để tạo ra bài đăng cùng với tựa đề gây kích thích sự tò mò của người đọc.

Tạo hiệu ứng Fomo trong nội dung truyền thông của doanh nghiệp

3. Chú trọng đến các tương tác hậu sự kiện

Dù cho sự kiện kết thúc, thì điều này không có nghĩa là mọi tương tác của công chúng đối với sự kiện đó đều chấm dứt hẳn. Theo một dữ liệu cho thấy, có đến 18% tổng số bài viết được đăng tải trên mạng xã hội xoay quanh về sự kiện, chủ yếu là những bài viết hoặc video phóng sự ngắn ghi lại hậu trường hoặc cảm nhận của khách mời sau khi tham gia sự kiện đó. Do đó, doanh nghiệp hãy lưu ý những vấn đề như sau:

• Hãy ghi lại tất cả hình ảnh đáng nhớ của sự kiện tại trung tâm hội nghị và biên tập chúng thành những nội dung thu hút và hấp dẫn nhằm tạo sự chú ý của công chúng lên chương trình nói riêng và doanh nghiệp nói chung.
• Khuyến khích người khách mời tham gia chia sẻ khoảnh khắc tại sự kiện lên các trang mạng xã hội. Đây là một hình thức marketing không tốn phí nhưng lại đạt hiệu quả marketing cực kỳ cao.
• Nghiêm túc lắng nghe và ghi nhận tất cả góp ý của khách mời tham dự, dù đó là lời nhận xét tích cực hay tiêu cực. Nhờ vào những lời góp ý chân thành này mà doanh nghiệp có thể cải thiện và nâng cao chất lượng chương trình của mình trở nên chỉn chu và chuyên nghiệp hơn trong mắt đối tác.

Chú trọng hoạt động tương tác hậu sự kiện

4. Dự trù kịch bản xử lý rủi ro và khủng hoảng truyền thông

Bất kể sự kiện hoặc chương trình nào dù đó là quy mô lớn hay nhỏ đều tiềm ẩn những rủi ro và sự cố phát sinh mà ta không thể ngờ đến. Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị kịch bản ứng phó từ trước, thì rất khó để họ có thể kịp thời trở tay xử lý tình huống một cách khôn ngoan và đúng đắn nhất. Vì thế, việc đầu tiên sau khi doanh nghiệp của bạn đã ấn định được ngày diễn ra sự kiện, chính là ngồi rà soát và đưa ra tất cả rủi ro mà doanh nghiệp của bạn có thể gặp phải. Bạn càng đưa ra nhiều rủi ro, bạn càng có nhiều sự chủ động trong vấn đề xử lý tình huống, cũng như hạn chế được tối đa nguy cơ làm tổn hại đến hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

Hãy rà soát và đưa ra tất cả rủi ro mà doanh nghiệp của bạn có thể gặp phải

>>> Xem thêm: Địa điểm tổ chức sự kiện có sảnh hội nghị cao cấp tạiTP.HCM

Tổng kết