Những tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện mọi doanh nghiệp cần nắm

Một sự kiện thành công là sự kiện có không gian được lựa chọn và sắp xếp phù hợp, tạo ấn tượng sâu sắc cho người tham dự. Và để cho khâu chuẩn bị này dễ dàng hơn thì bạn chỉ cần dựa theo những tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện đã được các chuyên gia của Riverside Palace soạn ra. Hãy cùng theo dõi những tiêu chí ấy gồm những gì trong bài viết dưới đây. 

Các yếu tố cần xem xét trong việc lựa chọn địa điểm cho sự kiện

• Vị trí di chuyển thuận tiện
• Bãi đậu xe
• Sức chứa của không gian
• Dịch vụ và Tiện ích mang lại
• Bố trí và trang hoàng không gian
• Mục đích sự kiện hướng tới

Nhiều đội ngũ marketing của các doanh nghiệp thường phải đau đầu để chọn ra một địa điểm thích hợp cho sự kiện giữa vô vàn lựa chọn khác nhau. Mặc dù cùng là nơi tổ chức sự kiện, hội thảo nhưng vẫn có sự khác nhau về dịch vụ và các tiện nghi được cung cấp. Bởi vì lí do này mà đội marketing cần đến vài tháng để khảo sát từng nơi để đưa ra quyết định cuối cùng cho khâu chọn địa điểm.

Để có được một sự kiện thành công thì ta cần có các tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Nhằm giúp việc thực hiện các cuộc tham quan và khảo sát địa điểm thì bạn cần có một bảng tiêu chí những điều thiết yếu trong bữa tiệc. Sau khi một số địa điểm đáp ứng đúng với nhu cầu của bạn thì mới so sánh với các yếu tố kém quan trọng hơn. Để xác định được tầm quan trọng của các yếu tố trên thì hãy theo dõi đến cuối bài viết, từ đó bạn có thể cắt giảm đi để tiết kiệm chi phí.

Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ hội nghị tại nhà hàng Riverside Palace.

Vị trí di chuyển thuận tiện

Khi tìm kiếm một địa điểm tổ chức sự kiện, hãy đảm bảo xem xét khoảng cách địa lý của những người tham dự từ địa điểm đó. Nếu khách không thể đi đến trung tâm sự kiện dễ dàng thì sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp. Tốt nhất hãy chọn những nơi ở trong thành phố như Riverside Palace, tọa lạc giữa những cầu nối của các Quận khác trong thành phố. Còn đối với sự kiện mời khách nước ngoài tham dự thì nên sắp xếp tổ chức tại chính khách sạn mà bạn đặt trước cho họ hoặc địa điểm gần đó. Như vậy vừa tạo được thiện cảm với khách mà còn có thể tạo ấn tượng cho kế hoạch hợp tác sau này. Trước khi hoàn tất việc chọn địa điểm thì bạn cần hiểu rõ tình hình giao thông di chuyển cũng như đường đi tới sự kiện ra sao. Với điều này sẽ giúp bạn dễ dàng cân nhắc giữa các địa điểm khác nhau.

Địa điểm đặc địa của Riverside Palace 

Bãi đậu xe

Bởi vì phần lớn người tham dự sự kiện họ sẽ chọn cách tự di chuyển đến địa điểm để bản thân có thể chủ động trong thời gian. Không những thế, nếu bạn mời những vị khách quan trọng thì việc có dịch vụ gửi xe hộ hoặc bãi đậu cho xe hơi cũng sẽ tạo được thiện cảm hơn với khách hàng. Do đó, hãy đưa bãi đậu xe vào trong những tiêu chí hàng đầu cho một trung tâm tổ chức sự kiện. Còn nếu nơi đó không có chỗ đậu xe thì bạn nên tìm gần đó có bãi đổ xe nào cho thuê hay không. Và trên hết là bãi đậu ấy phải đảm bảo an toàn và không thu phí khống.

Sức chứa của không gian

Chọn hội trường có không gian đủ cho số lượng khách đã đăng ký

Hãy đảm bảo rằng khách mời của bạn đã xác nhận tham dự sự kiện để lên danh sách và chọn hội trường có sức chứa phù hợp. Như vậy bạn có thể dễ dàng xác định được không gian cần rộng bao nhiêu và cần số lượng bàn ghế ra sao. Có những hội trường có sức chứa lên tới 800 khách. Bên cạnh đó cũng có hội trường với sức chứa tương đương nhưng lại chỉ sắp được 100 chỗ, vì không gian còn lại là của sân khấu hoặc các quầy trưng bày sản phẩm. Tùy vào nhu cầu cũng như quy mô của sự kiện mà chọn ra không gian phù hợp.

Dịch vụ và Tiện ích mang lại

Đây là một yếu tố điểm cộng cho các nhà hàng, trung tâm sự kiện. Nếu như ở đây có sẵn dịch vụ cho thuê dàn âm thanh - ánh sáng, Wifi thì bạn sẽ đỡ được phần nào chi phí. Ngoài ra, nếu như sự kiện có thời gian giải lao giữa giờ thì có thêm dịch vụ ăn uống sẽ giúp cho khách mời nạp lại năng lượng và tạo cơ hội giao lưu với nhau.

Tiệc nhẹ giữa giờ cho khách nạp lại năng lượng

Bên cạnh đó thì mỗi khu vực công cộng như sự kiện thì nên có một đội vệ sinh cũng như nhà vệ sinh sạch sẽ cho tất cả mọi người. Đối với một sự kiện quan trọng thì việc đảm bảo không gian an toàn, sạch sẽ trong lúc diễn ra và sau khi kết thúc là điều mà ban tổ chức cần lưu ý. Và tốt nhất thì bạn cần hỏi ý kiến khách mời về các dịch vụ hay tiện ích nào cần được hỗ trợ trong trường hợp có người lớn tuổi hoặc người khuyết tật cần được ưu tiên chăm sóc.

Bố trí và trang hoàng cho không gian sự kiện

Khi lập kế hoạch cho một sự kiện, một số điều đầu tiên bạn cần hoàn thiện là các hoạt động và lịch trình cho chương trình. Bạn phải sắp xếp các hoạt động có quầy bán hoặc trưng bày trong phòng một cách logic. Nếu như sự kiện của bạn cần ghi lại thông tin người tham dự thì bạn nên chuẩn bị ít nhất 2 quầy thông tin để tránh tình trạng chen chúc, chờ đợi lâu.

Bố trí không gian sự kiện hợp lý

Ngược lại, nếu sự kiện là lễ kỷ niệm, tiệc Tất niên hoặc sinh nhật công ty thì cần phải có các khu vực chụp ảnh và các gian hàng hoạt động vui chơi khác. Và bạn cần sắp xếp gian hàng có các ổ cắm điện để thuận tiện cho các hoạt động. Ngoài ra nên ghi lại số lượng bàn ghế, dụng cụ và các thiết bị của doanh nghiệp mang đến hoặc mượn của bên trung tâm sự kiện để dễ quản lý.

>>>>  Địa điểm tổ chức sinh nhật đáng nhớ cho các doanh nghiệp

Mục đích sự kiện hướng tới

Đây sẽ là tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cuối cùng mà chúng tôi đề cập ở đây: Mục đích của sự kiện. Mỗi một sự kiện sẽ có mục đích và thông điệp cần truyền tải cho khách mời. Và ban tổ chức luôn phải đảm bảo những ai tham dự đều nắm rõ thông điệp ấy thông qua cách trang trí và sự thể hiện nội dung chủ đề xuyên suốt sự kiện. Bạn hãy trình bày mục đích của sự kiện cho bên cho thuê địa điểm tổ chức và họ có thể cung cấp các hội trường đúng theo yêu cầu đặt ra,

Kết luận

Có rất nhiều tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cần được xem xét và cân nhắc. Bạn cần xác định xem cái phần nên được ưu tiên nhất và phần nào là ít quan trọng hơn. Làm như vậy, vừa đảm bảo có một địa điểm phù hợp nhất cho sự kiện vừa giúp bạn lên kế hoạch cụ thể cho việc quản lý. Lưu ý, việc tham khảo trên các ý kiến trên mạng thôi là chưa đủ, bạn cần có trải nghiệm thực tế về địa điểm bạn định đặt để đưa ra quyết định chính xác nhất. 

>>>> Tham khảo thêm: Tổ chức một sự kiện hoàn hảo với checklist đầy đủ các bước từ A - Z