Quy trình tổ chức hội nghị chuẩn dành cho tập đoàn và doanh nghiệp

Các doanh nghiệp, tập đoàn lớn hằng năm phải tổ chức rất nhiều sự kiện bao gồm hội nghị, buổi họp báo, ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng, báo cáo tổng kết năm,... Đây đều là những sự kiện có tính chất trang trọng và có ý nghĩa đối với công ty. Do đó, để tổ chức nên những chương trình thành công, bạn cần phải nắm rõ quy trình chuẩn để thực hiện một cách tốt nhất. Dưới đây là chia sẻ của trung tâm hội nghị chuyên nghiệp tại TPHCM - Riverside Palace.

Quy trình tổ chức hội nghị cho tập đoàn, doanh nghiệp

Mỗi một sự kiện thành công luôn có sự góp mặt của nhiều yếu tố. Ngay trong quá trình chuẩn bị, bạn cần phải nghiêm túc tìm hiểu, lên kế hoạch và thực hiện đúng với những gì đã đặt ra. Để có được cái nhìn chung nhất, Riverside Palace xin chia sẻ các bước thực hiện để tổ chức nên buổi hội nghị thành công như sau: 

1. Xác định mục đích và đối tượng tham gia 

Mỗi sự kiện diễn ra đều cần ít nhất một mục đích rõ ràng. Ví dụ như hội nghị thiên về giới thiệu dòng sản phẩm mới, tri ân khách hàng lâu năm, quảng bá thương hiệu hay tổng kết cuối năm. Dựa vào mục đích đưa ra của công ty, bạn sẽ có hướng tổ chức phù hợp, triển khai các ý tưởng mới dựa trên khuôn khổ các chương trình của năm trước. Đồng thời, chọn lọc được đối tượng mục tiêu tham gia vào sự kiện của công ty. 

Xem thêm: 5 yêu cầu cần đáp ứng đầu tiên để tổ chức sự kiện thành công

Xác định rõ đối tượng tham gia sự kiện để xây dựng kịch bản thích hợp

Có được mục đích cụ thể, bạn sẽ được dẫn lối, thực hiện đúng với yêu cầu mà ban giám đốc công ty đề ra. Đây chính là yếu tố quan trọng đầu tiên nhằm giúp bạn tổ chức hội nghị thành công. 

2. Thiết lập danh sách khách mời tham dự

Dựa vào đối tượng tham gia đã giới hạn ở bước trên, bạn cần tiến hành thiết lập danh sách khách mời tham dự cụ thể. Từ đối tác, khách hàng lâu năm, báo chí, truyền thông đến các cấp quản lý, nhà lãnh đạo trong công ty có liên quan tới buổi hội nghị. 

Ngoài liệt kê thành danh sách, bạn cần tổng hợp và ghi lại số lượng khách mời tham dự để từ đó xác định quy mô về tổ chức. Ước lượng quy mô của sự kiện sẽ giúp bạn tìm kiếm trung tâm hội nghị, địa điểm tổ chức phù hợp. Chưa kể, khi có số lượng cụ thể về số người tham dự, bạn sẽ sớm in thiệp mời gửi trong vòng 1 - 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra chính thức. 

3. Thống nhất thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Thời gian và địa điểm là cặp đôi quan trọng quyết định 50% sự thành công của buổi hội nghị.

Xét về thời gian, bạn cần đảm bảo sự kiện của mình có một lịch trình rõ ràng để phần đông khách mời có thể tham dự đầy đủ. Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức sự kiện buổi hội nghị nên có sảnh chờ rộng, sảnh chính sang trọng, có cơ sở vật chất hiện đại, hệ thống âm thanh ánh sáng chất lượng để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người tham gia.

Địa điểm tổ chức hội nghị đóng vai trò quan trọng để sự kiện thành công

Gợi ý cho bạn khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện đó là chọn lựa các trung tâm hội nghị gần trung tâm thành phố, có vị trí thuận lợi, nằm ngay trên trục đường lớn để khách tham dự có thể dễ dàng di chuyển và tìm kiếm nhanh chóng địa chỉ tổ chức.

Ngoài ra, việc chọn những trung tâm hội nghị bạn sẽ có lối tổ chức chuyên nghiệp, yên tâm về dịch vụ được cung cấp. Chưa kể, yếu tố phục vụ của nhân viên tại các trung tâm tổ chức hội nghị luôn có nghiệp vụ, tác phong chuyên nghiệp, chỉnh tề. Điều này sẽ giúp bạn đem lại tinh thần tích cực cho người tham dự nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ trong sự kiện của mình. 

Cơ sở vật chất, trang thiết bị cung cấp đầy đủ ở Riverside Palace

Trung tâm tổ chức hội nghị Riverside Palace được xếp hạng là một trong những địa điểm tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu ở thành phố Hồ Chí Minh. Riverside Palace có vị trí đắc địa khi tọa lạc ở Bến Vân Đồn là nơi được các công ty, doanh nghiệp và tập đoàn tin tưởng lựa chọn làm tổ chức sự kiện trong suốt gần 10 năm qua.

>>> Xem chi tiết về dịch vụ tổ chức hội nghị của Riverside Palace

4. Có ý tưởng sáng tạo và kịch bản chi tiết

Cuối cùng, chương trình sự kiện được chú ý và để lại ấn tượng sâu sắc trong tâm trí người tham gia chính là nhờ vào kịch bản chương trình hay. Đồng thời xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện có những điểm nhấn sáng tạo, độc đáo và mới lạ. 

Sự thành công của buổi hội nghị đến từ kịch bản và kế hoạch thực hiện

Lưu ý rằng, ý tưởng và kịch bản của chương trình tổ chức hội nghị được xây dựng dựa trên cơ sở mục đích đưa ra ban đầu. Sự kiện công ty được tổ chức thành công cốt lõi phải có concept (chủ đề) cụ thể, theme (màu chủ đạo) nổi bật và phù hợp với chương trình. Các hoạt động diễn ra trong sự kiện đều phải có tính liên kết với nhau để khi xâu chuỗi lại, người tham dự có thể hình dung và chú ý đến những chi tiết nhỏ. 

Để có thể kiểm soát được các công việc, bạn cần chuẩn bị cho buổi hội nghị một bản checklist chi tiết, cụ thể nhất. Việc làm này sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi, kiểm tra và giải quyết sự cố nhanh chóng, kịp thời. 

>>> Những lưu ý quan trọng khi chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện

5. Một số chú ý khi tổ chức hội nghị cho công ty

Để tổ chức hội nghị thành công trọn vẹn, bạn nên lưu ý đến một số điều sau:

• Kiểm soát và cân đối ngân sách chi tiêu khi tổ chức sự kiện của công ty. Bằng cách tìm kiếm nhà tài trợ phù hợp để phân bổ chi phí cho các hạng mục một cách hợp lý.

Kiểm soát ngân sách khi thực hiện sự kiện của công ty

• Tiến hành xác nhận đặt phòng, địa điểm tổ chức tại trung tâm hội nghị gần với công ty hoặc đại đa số khách mời tham dự. Bạn nên thỏa thuận và chốt địa điểm thực hiện tối thiểu ít nhất 2 tháng trước khi buổi hội nghị diễn ra.
• Cung cấp đủ nhân sự cần thiết trong buổi hội nghị như lễ tân, MC, điều phối viên, nhân viên an ninh,... để chương trình được diễn ra suôn sẻ nhất. 

Tổ chức hội nghị là sự kiện có tính chất thường niên được diễn ra hằng năm. Vì vậy, khi áp dụng quy trình chuẩn do trung tâm hội nghị Riverside Palace đưa ra, chúng tôi tin chắc rằng bạn đã nắm giữ được hơn 70% thành công về chương trình của mình. 

Riverside Palace rất hân hạnh là đơn vị tổ chức hội nghị hoành tráng, chất lượng của các công ty, doanh nghiệp và tập đoàn lớn tại TP.HCM! 

Tổng quan về Riverside Palace - Địa điểm tổ chức sự kiện hàng đầu tại TP.HCM

Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Riverside Palace

360D Bến Vân Đồn, phường 1, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 777 827 - 0933 777 838