Gala Dinner là gì? Tổng quan, quy trình tổ chức và chi phí chi tiết

Gala Dinner là sự kiện tiệc tối kết hợp giải trí, thường dùng với nhiều mục đích khác nhau. Với bài viết này, hãy để Riverside Palace cung cấp cho bạn các thông tin chi tiết về Gala Dinner từ khái niệm, các loại hình phổ biến, cách lập kế hoạch đến quy trình tổ chức cũng như cách sử dụng ngân sách hiệu quả nhất.

1. Gala Dinner là gì?

Gala Dinner là một sự kiện, một chương trình sự kiện kết hợp giữa bữa tiệc tối và các hoạt động biểu diễn, thường được các doanh nghiệp và các công ty tổ chức linh hoạt với nhiều chủ đề phù hợp cho từng dịp khác nhau.

Theo ý nghĩa, Gala Dinner là một từ được ghép từ “Gala” và “Dinner”. Trong đó “Gala” nghĩa là sự kiện, chương trình có tính trang trọng, “Dinner” là bữa ăn tối. 

Gala Dinner là một buổi tiệc tối kết hợp với chương trình giải trí

Gala Dinner xuất hiện trong nhiều loại hình sự kiện. Dưới đây Riverside Palace điểm qua 4 loại hình Gala Dinner phổ biến và mục đích tổ chức tương ứng.

Gala Dinner trong các chuyên du lịch thường thấy

Theo Hiệp hội Tổ chức sự kiện quốc tế (IAEE), Gala Dinner đóng vai trò quan trọng trong xây dựng thương hiệu và thúc đẩy mối quan hệ bên trong doanh nghiệp.

2. Quy trình tổ chức và cách lập kế hoạch Gala Dinner

Để tổ chức thành công một buổi Gala Dinner cần chú ý một số yếu tố và vấn đề. Dưới đây là quy trình các bước để tổ chức và cách để lập kế hoạch cho một buổi tiệc Gala Dinner.

2.1 Xác định mục đích và đối tượng tham dự

Mục đích tổ chức và đối tượng khách mời chính là nền tảng để xây dựng nội dung và phong cách chương trình. Xác định đúng đối tượng giúp tối ưu ngân sách và chọn nội dung phù hợp.

Ví dụ, nếu hướng đến khách hàng và đối tác, chương trình cần chuyên nghiệp, sang trọng và mang tính tri ân. Nếu dành cho nhân viên nội bộ, không khí có thể ấm cúng, gắn kết và vui nhộn hơn. 

2.2 Lên ý tưởng, chủ đề và concept

Ý tưởng của Gala Dinner cần phản ánh đúng thông điệp của sự kiện và chủ đề phải sáng tạo nhằm thu hút khách mời ngay từ bước đầu. 

Dù lựa chọn concept nào, yếu tố thẩm mỹ cần được cân đối với ngân sách. Ý tưởng chỉ thật sự hiệu quả khi vừa đảm bảo tính sáng tạo, vừa phù hợp với ngân sách.

Một số concept được áp dụng phổ biến gồm:

• Dạ tiệc cổ điển: phù hợp cho các buổi tiệc tri ân cần sự trang trọng, sang trọng.

Gala kiểu cổ điển

• Đêm hội ánh sáng: tạo hiệu ứng hiện đại, ấn tượng, thích hợp cho sự kiện quy mô lớn hoặc mang tính giới thiệu hình ảnh.

Gala kiểu đêm hội ánh sáng

• Gala kết nối doanh nghiệp: hướng đến hoạt động mở rộng quan hệ, giao lưu và hợp tác.

Gala kết nối doanh nghiệp

Dù lựa chọn concept nào, yếu tố thẩm mỹ cần được cân đối với ngân sách. Ý tưởng chỉ thật sự hiệu quả khi vừa đảm bảo tính sáng tạo, vừa phù hợp với ngân sách.

>>> Xem thêm các ý tưởng tổ chức tiệc cho công ty

2.3 Lựa chọn địa điểm, thời gian và thực đơn

Việc lựa chọn địa điểm phù hợp đóng vai trò then chốt trong việc tạo nên thành công và để lại ấn tượng cho khách mời. Khi chọn cần cân nhắc các yếu tố như vị trí, sức chứa, trang thiết bị đi kèm và quan trọng nhất là phải phù hợp với ngân sách.

Một số địa điểm phổ biến có thể tham khảo:

• Các trung tâm hội nghị với sự đa dạng về các kiểu phòng: Đây là một sự lựa chọn tiện nghi, với sức chứa phù hợp với các buổi tiệc có quy mô từ vừa đến lớn, đi kèm với nhiều tiện ích và dịch vụ chuyên nghiệp. 

Trung tâm hội nghị là một lựa chọn tốt để tổ chức Gala Dinner

• Các khách sạn 5 sao cao cấp: Là lựa chọn lý tưởng cho những sự kiện sang trọng, với hệ thống kỹ thuật hiện đại và dịch vụ chuyên nghiệp. Tuy nhiên, việc này đòi hỏi ngân sách khá lớn.
• Ngoài trời: Nếu mong muốn không gian thoáng đãng và độc đáo, có thể chọn tổ chức ngoài trời nhưng cần lưu ý yếu tố thời tiết.

>>> Hướng dẫn chọn địa điểm phù hợp với sự kiện của bạn

Ngoài địa điểm thì thời gian tổ chức Gala Dinner nên thuận tiện với đa số khách mời và tránh trùng các sự kiện lớn khác.

Thực đơn cần được chọn lựa kỹ càng, phù hợp khẩu vị khách, cân bằng giữa chi phí và chất lượng, có thể xem xét chọn set menu, buffet hoặc finger food tùy quy mô và thời lượng của bữa tiệc.

>>> Tham khảo giá 1 bàn tiệc tại Riverside Palace

Cân nhắc thực đơn phù hợp với tính chất của bữa tiệc và khẩu vị của khách

2.4 Lập kịch bản chi tiết

Kịch bản Gala Dinner cần chia thành các phần rõ ràng, việc phân chia thời gian hợp lý giúp chương trình diễn ra trôi chảy, hạn chế trùng lặp nội dung và tạo điểm nhấn tại các thời khắc quan trọng.

Riverside Palace gợi ý mẫu timeline kịch bản chương trình Gala Dinner.

2.5 Tổ chức thực hiện và hậu cần

Trước khi sự kiện bắt đầu, công tác chuẩn bị cần được thực hiện kỹ lưỡng. Trang thiết bị âm thanh, ánh sáng phải kiểm tra đầy đủ, không gian sắp xếp gọn gàng, nhân sự phân công rõ ràng và cần chạy thử để đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru.

Giai đoạn chuẩn bị là cực kỳ quan trọng quyết định sự thành công của Gala Dinner

Trong suốt quá trình tổ chức dạ tiệc, đội ngũ điều phối sẽ giám sát chương trình, kịp thời xử lý các tình huống phát sinh và đảm bảo mọi hoạt động đúng theo kế hoạch.

Sau khi kết thúc, việc tổng kết sự kiện là cần thiết. Bạn cần gửi lời cảm ơn đến khách mời, đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm sẽ giúp những lần tổ chức tiếp theo ngày càng chuyên nghiệp và ấn tượng hơn.

3. Chi phí và kinh nghiệm tổ chức Gala Dinner hiệu quả

Việc dự trù kinh phí cho các sự kiện luôn là điều cần được quan tâm nhất và với Gala Dinner cũng vậy. Để đảm bảo mọi việc diễn ra đúng tiến độ và hạn chế việc sai sót thì lên ngân sách cụ thể các khoản chi phí là cần thiết. Ngoài ra có thể tham khảo một số kinh nghiệm để tổ chức buổi Gala Dinner thành công và đầy ý nghĩa.

3.1 Chi phí tổ chức dạ tiệc là bao nhiêu?

Chi phí tổ chức từ 50.000.000 đồng cho đến 300.000.000 đồng tuỳ theo quy mô và tính chất của sự kiện. Dưới đây là bảng tham khảo chi phí tổ chức Gala Dinner với quy mô 100 khách:

Việc dự trù ngân sách ngay từ đầu giúp tránh phát sinh và kiểm soát chất lượng chương trình. Các khoản chi phí chính để tổ chức Gala Dinner thường bao gồm thuê địa điểm, ẩm thực, trang trí, hệ thống âm thanh ánh sáng, phí thuê MC, nghệ sĩ, quay chụp, quà tặng.

Bên cạnh đó, phần trang trí và hệ thống kỹ thuật cần thể hiện đúng chủ đề để tạo điểm nhấn. Các chi phí in ấn, thiệp mời và công tác hậu cần, dù không lớn, nhưng cũng cần dự trù để đảm bảo chương trình diễn ra trọn vẹn.

Trước khi bắt tay vào việc tổ chức cần lên kế hoạch một cách chi tiết và cụ thể

3.2 Cần chuẩn bị tiệc Gala trước bao lâu?

Tiệc Gala cần chuẩn bị trước từ 3-12 tháng tuỳ theo quy mô sự kiện. Với các tiệc tất niên, tân niên với quy mô nhỏ, bạn cần đặt chỗ sớm, đặc biệt vào mùa cao điểm (cuối năm). Nếu một Gala lớn (500+ khách) hoặc có yêu cầu phức tạp (cần thuê nghệ sĩ nổi tiếng, cần xin giấy phép đặc biệt) có thể cần tối thiểu 1 năm để chuẩn bị.

3.3 Tiệc Gala có cần thêm các tiết mục, trò chơi tương tác?

Có, Gala Dinner rất cần các tiết mục và trò chơi tương tác. Các tiết mục và trò chơi không chỉ là phần giải trí mà còn là yếu tố then chốt quyết định sự thành công và ý nghĩa của một buổi tiệc.

>>> 30 trò chơi tăng tương tác cho tiệc công ty

3.4 Gala Dinner nên kéo dài bao lâu?

Thời gian lý tưởng để tổ chức một buổi Gala Dinner chuyên nghiệp và hiệu quả thường kéo dài khoảng 3 đến 4 giờ đồng hồ.

Đây là khoảng thời gian vừa đủ để khách mời có thể tận hưởng bữa tiệc, tham gia các hoạt động giải trí và tiếp nhận thông điệp mà không cảm thấy quá mệt mỏi hay nhàm chán.

Kịch bản nên được kiểm tra và tập dượt kỹ càng, đồng thời tiếp nhận ý kiến đa chiều từ khách mời mục tiêu để chương trình sát thực và tạo trải nghiệm tốt nhất.

>>> Các yếu tố để tổ chức thành công chương trình Gala Dinner

3.5 Có cần tặng quà cho người tham gia?

Mặc dù không phải là yêu cầu bắt buộc, những quà tặng giúp sự kiện của bạn trở nên trọn vẹn và tạo ấn tượng sâu sắc hơn.

>>> Gợi ý các kiểu quà tặng cho sự kiện

Hy vọng bài viết của Riverside Palace đã giúp bạn trả lời được câu hỏi Gala Dinner là gì? Đây không chỉ là bữa tiệc tối đơn thuần mà còn là sự kiện mang tính nghệ thuật, truyền tải thông điệp và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp. Một Gala Dinner thành công cần được chuẩn bị bài bản từ ý tưởng, địa điểm đến ngân sách. Mong rằng qua đây bạn có thể tổ chức một buổi Gala Dinner thật đáng nhớ!