Bí quyết làm nên một chương trình Gala thành công mỹ mãn

Để một sự kiện diễn ra thành công là một điều khó khăn, vì cần phải chuẩn bị mọi thứ một cách thật chi tiết và tỉ mỉ. Vậy nếu phải tổ chức một chương trình Gala, bạn đã biết cần phải chuẩn bị những hạng mục nào để buổi tiệc thành công chưa? Đọc ngay bài viết dưới đây để biết rõ hơn về quy trình tổ chức tiệc Gala chuyên nghiệp nhé!

Tiệc Gala là gì?

Nói một cách dễ hiểu, Gala cũng là một dạng Festival, nhưng với quy mô nhỏ hơn, được tổ chức bởi các công ty hoặc doanh nghiệp với mục đích là khen thưởng nhân viên, gửi lời tri ân đến khách hàng và xây dựng những mối quan hệ bền vững với các đối tác doanh nghiệp khác. 

Sự kiện Gala là nơi để mọi người giao lưu và kết nối

Hơn nữa, đây cũng là dịp mà những thành viên nội bộ của công ty/ doanh nghiệp hội tụ lại với nhau, cùng chia sẻ những chuyện xung quanh mình, đồng thời cũng thắt chặt thêm tình đoàn kết giữa mọi người. Bên cạnh đó, nhiều công ty/ doanh nghiệp tổ chức sự kiện Gala nhằm quảng bá thương hiệu, tổ chức hội thảo giao lưu cũng như xây dựng văn hóa doanh nghiệp của mình.

>> Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ hội nghị của Riverside Palace.

Ý nghĩa chương trình Gala

Mỗi một buổi tiệc Gala được tổ chức đều mang một ý nghĩa riêng biệt, ví dụ như:

Gửi lời cảm ơn đến những người nhân viên của công ty trong một năm qua đã không ngừng nỗ lực và chăm chỉ làm việc, giúp công ty/ doanh nghiệp đạt được nhiều thành tựu xuất sắc. Bên cạnh đó, khen thưởng và tuyên dương cho những nhân viên có thành tích làm việc tốt. Từ đó, các bạn nhân viên sẽ có động lực cũng như tinh thần tốt để thực hiện những dự án tiếp theo của công ty.

Tri ân đến những khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ hoặc sản phẩm của công ty/ doanh nghiệp, thiết lập lại mối quan hệ của công ty với khách hàng, gửi tặng họ những món quà nho nhỏ để thể hiện sự biết ơn.

Những yếu tố quyết định sự thành công của chương trình

Cũng như những sự kiện khác, sự kiện Gala cũng cần phải lưu ý một vài yếu tố để chương trình có thể diễn ra thành công, hạn chế được những sai lầm xảy ra. Đó là:

• Một kịch bản tỉ mỉ, cụ thể, rõ ràng và sáng tạo, cần phải có thêm những điểm nhấn để gây ấn tượng với khách tham dự.
• Chọn một người MC chuyên nghiệp và linh hoạt để làm nóng bầu không khí của buổi tiệc. Đồng thời, MC cũng phải nắm rõ được nội dung và mục đích của chương trình, biết cách xử lý những tình huống bất ngờ để không làm mất nhiệt của buổi tiệc.
• Lựa chọn một địa điểm tổ chức uy tín và chất lượng cao để tổ chức chương trình. Thêm vào đó,  bạn cũng phải chọn một thời gian thuận tiện để mọi người có thể tham dự đầy đủ.

>> Xem thêm: 5 điều làm nên sự thành công cho tiệc Gala Dinner

Các bước xây dựng một chương trình thành công

1. Dự trù chi phí

Điều đầu tiên mà mỗi một doanh nghiệp cần làm khi có ý định tổ chức sự kiện chính là dự trù chi phí. Dựa vào bảng ngân sách dự trù đó, bạn có thể dễ dàng biết được cần chi trả cho bao nhiêu hạng mục. 

Một bảng ngân sách chi tiết sẽ giúp các công ty/ doanh nghiệp giảm bớt được nhiều rủi ro xảy ra khi tổ chức chương trình Gala

Lưu ý là bảng dự trù chi phí càng chi tiết và cụ thể thì các hoạt động chuẩn bị cho sự kiện của bạn sẽ diễn ra hoàn hảo và hạn chế được các sai sót xảy ra. Tuy nhiên, ngoài kinh phí dự trù chính, các công ty/ doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị thêm một khoản ngân sách dự trù cho những trường hợp bất đắc dĩ xuất hiện.

2. Xác định chủ đề của chương trình

Khi tổ chức sự kiện Gala, doanh nghiệp nên xác định chủ đề cho chương trình là gì để những bước tiếp theo có thể thực hiện dễ dàng hơn. Như đã đề cập ở phía trên, Gala là chương trình được tổ chức cho nhân viên, khách hàng, đối tác cùng nhau gặp gỡ để chia sẻ và xây dựng, thắt chặt mối quan hệ với nhau. 

Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để quảng bá hình ảnh của công ty. Nhờ vào việc xác định chủ đề này, doanh nghiệp và công ty có thể dễ dàng xây dựng kịch bản chi tiết, bám sát theo chủ đề và làm nổi bật chương trình.

3. Lên kịch bản 

Đây là một trong những bước quan trọng nhất trong việc xây dựng chương trình Gala hoàn hảo và thành công. Một kịch bản của sự kiện Gala chuyên nghiệp là phải làm nổi bật được chủ đề của chương trình, đồng thời khơi gợi được sự hứng thú đối với khách mời. Để làm được điều đó, bạn cần phải có những ý tưởng mới lạ và độc đáo, nội dung dễ nhớ để khắc sâu vào tâm trí của người tham dự. 

Bên cạnh đó, bảng kế hoạch cũng phải rõ ràng và chi tiết để có thể sắp xếp và phân công người thực hiện sao cho hợp lý, tránh trường hợp mọi người đùn đẩy công việc cho nhau và trốn tránh trách nhiệm, gây ảnh hưởng không tốt đến tiến độ chuẩn bị cho chương trình. 

Công ty nên lập một đội ngũ để chuẩn bị một kịch bản sáng tạo và thú vị cho chương trình 

Một kịch bản tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những phần cơ bản như đón khách, khai mạc buổi tiệc, tuyên bố lý do tổ chức chương trình, văn nghệ, giao lưu với khách tham dự và cuối cùng là kết thúc sự kiện. Bạn nên sắp xếp mỗi khâu này theo timeline cụ thể và thêm một vài lời dẫn để người dẫn chương trình biết cách dẫn dắt sao cho hay và chuyên nghiệp hơn. 

Một lưu ý khác mà một doanh nghiệp/ công ty cần biết đó là dự tính những rủi ro có thể xảy ra, từ đó, xây dựng thêm một phương án dự phòng khác. Với bảng kế hoạch này, ban tổ chức sẽ giải quyết các vấn đề xảy ra một cách nhanh chóng, đảm bảo sẽ không ảnh hưởng đến chương trình.

4. Lên danh sách khách mời

Song song với việc xác định chủ đề cho tiệc Gala, doanh nghiệp cần phải xác định đối tượng tham gia chương trình là ai trước ngày diễn ra khoảng 15-25 ngày. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho công tác chuẩn bị sự kiện và những hạng mục cần làm cũng sẽ được chuẩn bị chu đáo hơn. Hơn nữa, khi xác định được số người tham gia, việc chọn địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện cũng thuận lợi và nhanh chóng.

5. Chọn thời gian và địa điểm tổ chức

Khi tổ chức chương trình Gala, công ty/ doanh nghiệp nên chọn thời gian vào cuối tuần để đảm bảo rằng khách mời có thể sắp xếp công việc và đến tham dự đầy đủ. 

Bên cạnh đó, khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện Gala, ban tổ chức nên chọn những địa điểm trong nội thành, có địa chỉ dễ tìm để khách tham dự có thể tiết kiệm được thời gian di chuyển cũng như tham gia buổi tiệc đúng giờ. 

Lựa chọn nơi tổ chức tiệc Gala phải phù hợp với số lượng khách mời, không quá lớn, không quá nhỏ

Ngoài ra, công ty/ doanh nghiệp cũng nên xem xét địa điểm tổ chức sự kiện đó có cung cấp những dịch vụ cần thiết hay không. Chẳng hạn như không gian tổ chức tiệc, ẩm thực, hệ thống âm thanh ánh sáng và những ưu đãi kèm theo. Chỉ cần dựa trên những tiêu chí này, các bạn có thể dễ dàng tìm được nơi làm sự kiện Gala với kết thúc thành công mỹ mãn.

Đôi nét về Riverside Palace

Nhắc đến địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng và cao cấp bậc nhất TPHCM thì Riverside Palace chính là ứng cử viên sáng giá nhất. Nhờ nằm ngay vị trí đắc địa, trung tâm hội nghị này đã trở thành địa điểm được nhiều công ty và doanh nghiệp lựa chọn để tổ chức các sự kiện lớn nhỏ khác nhau như hội nghị khách hàng, hội thảo, đám cưới, chương trình Gala,....

Sảnh tiệc tại Riverside Palace đáp ứng được tất cả các sự kiện với quy mô lớn nhỏ khác nhau

Bên cạnh đó, chúng tôi vô cùng tự hào khi sở hữu nhiều sảnh tiệc độc đáo và rộng lớn như sảnh Nile, sảnh Amur, sảnh Elbe, sảnh Seine,....và một sảnh tiệc ngoài trời thoáng mát - Green Riverside. 

Hương vị thơm ngon, màu sắc hài hòa là những yếu tố mà các đầu bếp của Riverside Palace mang đến trong từng món ăn

Ngoài ra, đội ngũ đầu bếp cũng chính là bí quyết góp phần làm nên danh tiếng của Riverside Palace. Không chỉ sở hữu đôi tay khéo léo làm nên những món ăn ngon, đầu bếp của chúng tôi còn có tính thẩm mỹ vô cùng cao. Nhờ đó mà mỗi món ăn vừa ngon miệng vừa đẹp mắt, kích thích tất cả các giác quan của người dùng. 

Hơn nữa, Riverside Palace còn có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, được trang bị đầy đủ các kỹ năng phục vụ, mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất.

Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi vừa chia sẻ phía trên sẽ giúp ích được cho các doanh nghiệp/ công ty đang bối rối khi không biết phải tổ chức chương trình Gala như thế nào để thành công. Nếu có nhu cầu, hãy liên hệ ngay với Riverside Palace, chúng tôi hứa hẹn sẽ mang đến cho bạn những sự kiện thành công rực rỡ, gây ấn tượng với nhiều người.

Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Riverside Palace

360D Bến Vân Đồn, phường 1, Quận 4, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 777 827 - 0933 777 838