Hướng dẫn cách kiểm soát chi phí tổ chức sự kiện từ A đến Z

Chi phí chính là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định quy mô, ý tưởng và sự thành công của sự kiện. Vì vậy, việc hoạch định chi phí tổ chức sự kiện là rất quan trọng. Bài viết dưới đây, nhà hàng Riverside Palace sẽ hướng dẫn bạn cách lên kế hoạch kiểm soát chi phí một cách tốt nhất để sự kiện thành công hoàn hảo nhé!

Lập dự toán cho sự kiện của bạn 

Dự toán chi phí có thể nói là một tài liệu hoạch định tất cả các khoản chi phí cần thiết trong sự kiện. Dựa vào bản hoạch định chi phí đó, bạn có thể dễ dàng lên kế hoạch và quản lý sự kiện một cách tốt nhất, cũng như phân bổ các khoản chi phí một cách đủ đầy. Ngoài ra, bản dự toán chi phí còn giúp bạn có cái nhìn tổng thể về các khoản phí trong một sự kiện, nhờ đó, dễ dàng kiểm soát khoản ngân sách mà cấp trên phân bổ. 

Lập dự toán ngân sách cho sự kiện của bạn

Nhiều doanh nghiệp, công ty còn dựa vào bản dự toán để cấp ngân sách cho sự kiện nữa. Vì vậy, hãy chú ý xây dựng bạn dự toán sao cho cụ thể và phù hợp với tình hình thực tế của công ty nhé!

>> Xem thêm: Tất tần tật các bước tổ chức sự kiện đầy đủ nhất.

Những chi phí chính cần có trong bản dự toán 

Có rất nhiều khoản chi phí cần đề cập đến trong bản dự toán. Tùy thuộc vào kế hoạch sự kiện của từng doanh nghiệp mà bản dự toán sẽ khác nhau. Tuy nhiên, tốt nhất là bạn nên đề cập đến tất cả các mục cũng như các khoản chi phí cần dùng trong sự kiện. 

Một số khoản chi phí thông thường cho một sự kiện có thể kể đến như: 

• Chi phí thuê địa điểm (thuê trung tâm hội nghị, nhà hàng, bãi biển, sân thượng, khán phòng,..) 
• Chi phí dựng sân khấu ( thuê thảm trải, thuê sân khấu, chi phí lắp đặt,...) 
• Các chi phí thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng 
• Chi phí trang trí sự kiện
• Các chi phí in ấn (background, backdrop, standee, banner, thiệp mời, tài liệu,...)
• Chi phí đãi tiệc trong sự kiện (tiệc buffet, tiệc teabreak, đãi tiệc theo bàn, tiệc chay,...)
• Chi phí về truyền thông sự kiện (chi phí xin giấy phép sự kiện, chi phí quảng cáo, chi phí báo chí,...)

Hoạch định tất cả chi phí tổ chức sự kiện vào bản dự toán

• Chi phí về xe cộ nếu có (phương tiện di chuyển, chi phí giữ xe của khách mời)
• Chi phí quà tặng khách mời khi buổi tiệc diễn ra 
• Chi phí cho các chương trình diễn ra trong sự kiện (âm nhạc, tiết mục, MC dẫn chương trình...)
• Chi phí quay phim, chụp ảnh
• Chi phí thuê dịch vụ outsource nếu có 
• Chi phí cho các thiết bị khử khuẩn, đo nhiệt độ trong thời kỳ Bình Thường Mới,...

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Thiết lập khoản phí dự phòng 

Ngoài những chi phí cụ thể được liệt kê ở trên, các khoản chi phí dự phòng cũng là một dấu gạch đầu dòng quan trọng trong bản dự toán. Bởi vì bất kỳ một sự kiện nào dù có được đầu tư một cách chỉnh chu và kỳ lưỡng đến đâu thì những sự việc bất ngờ vẫn có thể xảy ra đột xuất. Vì vậy, để bạn có thể nhanh chóng xoay sở trong các tình huống bất ngờ, bạn cần lập ra một khoản chi phí dự phòng. Tùy vào sự kiện cũng như ngân sách được cấp mà bạn có thể ấn định khoản chi phí dự phòng chiếm khoảng 10 đến 15% tổng ngân sách được cấp.

Tổng kết lại tất cả chi phí tổ chức sự kiện dự kiến

Sau khi đã thống kê các chi phí về hạng mục, bạn cần tổng hợp lại một lần nữa xem bản dự toán của bạn có cân đối không. Nếu các hạng mục trong bản chi phí chiếm quá nhiều hoặc quá ít trên tổng ngân sách thì bạn cần xem xét và điều chỉnh lại sao cho phù hợp. Ngoài ra, bạn cũng cần tham khảo các chi phí thực tế bằng cách liên hệ với các dịch vụ liên quan đưa vào bản dự toán sao cho phù hợp. 

Xin tài trợ nếu cần

Nếu sự kiện của bạn có quy mô khách mời cũng như độ phổ biến cao, thì ngoài việc xin ngân sách từ công ty, bạn cũng có thể xin tài trợ từ các công ty khác. Đó có thể là các đối tác của công ty bạn. Họ sẽ đầu tư vào sự kiện của bạn bằng cách đánh đổi một lợi ích nào đó ví dụ như: có thêm khách hàng mới, được nhắc đến và đặc banner trong sự kiện, công ty bạn cũng sẽ đầu tư vào sự kiện tiếp theo của họ,...

>> Xem thêm: Dịch vụ hội nghị khách hàng hạng sang tại HCM.

Xin tài trợ nếu cần

Việc xin tài trợ sẽ giúp bạn có thêm một khoản chi phí nữa giúp sự kiện thêm phát triển. Tuy nhiên, để xin được nguồn tài trợ tốt và đảm bảo được quyền lợi cả hai bên đòi hỏi bạn phải chuẩn bị kế hoạch sự kiện thật kỹ lưỡng, hạch toán chi phí và lợi ích của họ thật rõ ràng. 

Quản lý và hạn chế việc thất thoát chi phí trong các hạng mục sự kiện

Một số cách để hạn chế việc thất thoát kinh phí tổ chức sự kiện có thể kể đến như: 

Ông bà ta có câu: “Con mắt to hơn cái bụng” cũng giống như việc mua đồ quá nhiều mà không sử dụng đến. Điều này sẽ làm bạn tiêu tốn một khoản phí khá lớn và lãng phí. Vì vậy, tránh mua quá nhiều đồ không cần thiết. Việc mua mỗi thứ một chút nhìn thì cảm thấy ít, nhưng nếu tổng kết lại nó sẽ khiến chi phí bạn tăng lên khá nhiều đấy.

Đối với sự kiện đãi tiệc, bạn có thể đặt phần ăn nhỏ hơn khoảng 10% đặc biệt là với các bữa tiệc buffet và tiệc có đại đa số khách hàng là nữ. Bởi vì các khách mời có thể ăn một chút hoặc không hề ăn có thể gây lãng phí. Bạn có thể tiết kiệm thêm một khoản chi phí nữa dựa vào điều này đấy. 

Hạn chế chi phí thất thoát

Ngoài ra, hãy ghi lại tất cả các khoản thu chi và quản lý chặt chẽ các khoản phí từ lớn đến nhỏ. Hãy thông báo với nhân viên khi thực hiện chi tiêu, cần thông báo và có xác nhận của bạn, sau đó cầm tất cả hóa đơn, giấy tờ chứng minh tiền đã mua hàng để tiện cho bạn tổng kết lại ngân sách. Điều này sẽ hạn chế các chi phí thất thoát một cách tối ưu nhất. 

Cách tiết kiệm các chi phí cho sự kiện 

Ngoài những cách hạn chế thất thoát chi phí tổ chức sự kiện, bạn cũng có thể áp dụng các cách tiết kiệm chi phí dưới đây: 

Tổ chức sự kiện trái mùa cao điểm

Nghe có vẻ hơi lạ, nhưng thực sự việc tổ chức sự kiện trái mùa sẽ khiến bạn tiết kiệm một khoản ngân sách kha khá đấy. Mùa của các buổi sự kiện thông thường là vào khoảng tháng 11 kéo dài đến tận tháng 2, tháng 3 năm sau. Đây là thời điểm mà các doanh nghiệp thường tổ chức sự kiện như: sự kiện tổng kết năm,year end party, tiệc tân niên, họp đối tác, định hướng doanh nghiệp,... nên các chi phí tổ chức sự kiện trong các tháng này có phần sẽ đắt đỏ hơn một chút. Vì vậy, nếu sự kiện của bạn là các hội nghị khách hàng, sự kiện doanh nghiệp, hoạt động công ty, ra mắt sản phẩm,... bạn có thể tổ chức vào các tháng còn lại để tiết kiệm chi phí. 

>> Có thể bạn quan tâm: 27 bước tổ chức hội nghị hoàn hảo.

Ngoài ra, với những công ty chọn tổ chức sự kiện tại các trung tâm hội nghị và tiệc cưới cũng nên tránh tổ chức vào tháng 8. Đây là tháng mùa cưới diễn ra, vì vậy, chi phí tổ chức cũng có thể sẽ mắc hơn những tháng khác một chút.

Tổ chức sự kiện trái mùa để tiết kiệm chi phí

Tổ chức sự kiện vào các ngày trong tuần

Khác với cuối tuần, các dịch vụ tổ chức sự kiện trong tuần có xu hướng rẻ hơn. Vì vậy, nếu đây không phải là một sự kiện mang tính chất vui chơi, giải trí. Hay nói cách khác sự kiện của bạn mang tính chất học thuật, kinh doanh, bạn cũng có thể cân nhắc tổ chức vào trong tuần để tiết kiệm hơn. 

Tổ chức sự kiện vào các ngày trong tuần

Tổ chức sự kiện vào lúc có dịch vụ ưu đãi

Hãy thường xuyên theo dõi website, fanpage của các dịch vụ sự kiện mà bạn muốn sử dụng. Đặc biệt là dịch vụ của các nhà hàng trung tâm hội nghị, thông thường họ sẽ có những gói ưu đãi đặc biệt giúp bạn tiết kiệm chi phí.

>> Xem thêm: Yếu tố để lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị tại HCM.

Gọi đến Hotline của Riverside Palace để tham khảo các gói ưu đãi

Tại Riverside Palace, chúng tôi luôn nỗ lực mang đến cho bạn chất lượng dịch vụ tốt nhất từ việc tổ chức hội nghị, sự kiện cho đến tiệc cưới. Không dừng lại ở đó, chúng tôi còn cập nhật các gói ưu đãi theo tháng liên tục để mang đến những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một địa điểm tổ chức sự kiện đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật, dịch vụ trang trí sang trọng, ẩm thực đa dạng,... hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé!

Đó là những chia sẻ của Riverside Palace về chi phí tổ chức sự kiện. Hãy theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm các thông tin thú vị khác về sự kiện, hội nghị và tiệc cưới nhé!