Tin tức

Những lưu ý quan trọng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Một sự kiện được tổ chức thành công là xuyên suốt quá trình diễn ra, những người tham dự sẽ cảm thấy thú vị bởi những gì ban tổ chức làm trong phạm vi không gian mà họ có mặt. Để hạn chế những rủi ro không đáng có trong quá trình chạy chương trình, nhà hàng tiệc cưới - trung tâm tổ chức hội nghị Riverside Palace sẽ chia sẻ tới bạn 5 điểm quan trọng cần lưu ý khi chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện. 

Thời điểm bắt đầu tìm kiếm địa điểm

Sau khi xác định được sự kiện cần làm, bạn nên bắt đầu đi tìm kiếm địa điểm càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, trước khi tiến hành đi khảo sát địa điểm, bạn cần xác định rõ ràng ba vấn đề sau: Ngân sách, quy mô sự kiện và những yêu cầu về không gian. 

Thời điểm tối thiểu để bạn đi thuê địa điểm tổ chức sự kiện nên vào khoảng 4 - 6 tháng trước khi sự kiện diễn ra. Vì yếu tố địa điểm là một trong năm việc (5W1H) cần phải làm gấp trước khi bắt tay vào việc lên kế hoạch. Do vậy, lựa chọn được địa điểm tổ chức từ sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để chuẩn bị cho những công việc khác như in ấn tờ rơi, công bố thông tin sự kiện tới công chúng,...

Những điểm cần xem xét khi đi khảo sát địa điểm

1. Vị trí địa lý 

Hãy căn cứ vào đối tượng tham dự mà bạn muốn hướng đến là ai để lựa chọn vị trí của địa điểm muốn thuê cho phù hợp. Ví dụ, nếu đối tượng tham gia của bạn là cán bộ, công nhân viên chức làm việc tại Quận 4 thì bạn nên tìm một trung tâm hội nghị có sức chứa đủ ở quận 4 nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho mọi người di chuyển, tránh việc thuê địa điểm quá xa sẽ dễ gây ra việc người tham dự tới trễ và chương trình diễn ra chậm trễ so với giờ quy định. 

Một lưu ý nữa, bạn nên tìm kiếm nơi tổ chức có vị trí địa lý, giao thông thuận lợi để cho những người tham dự có thể dễ dàng tìm kiếm.  

2. Bãi đậu xe

Dựa vào đối tượng tham gia, bạn nên tìm hiểu xem đa phần người tham dự sử dụng phương tiện nào, ô tô hay xe máy? Số lượng quy mô sự kiện lên tới bao nhiêu người để có thể ước tính được diện tích trống tối thiểu cho khách mời có chỗ đỗ xe. 

Hoặc trong quá trình khảo sát, nếu xét thấy địa điểm tổ chức sự kiện dự kiến đáp ứng đủ yêu cầu. Tuy nhiên, bãi đậu xe lại bị giới hạn về không gian, thì bạn nên nhanh chóng tìm sang những khu vực xung quanh có bãi giữ xe nào không, để kịp thời đưa ra quyết định hoặc di chuyển sang việc khảo sát địa điểm mới. 

3. Sức chứa và những dịch vụ, tiện ích đi kèm

Đầu tiên, hãy quan tâm về sức chứa của khán phòng, đại sảnh bạn chọn thuê làm nơi tổ chức. Ví dụ, sự kiện quy mô 500 người thì việc chọn một không gian sảnh với sức chứa vừa đủ sẽ tạo được cảm giác thoải mái cho người tham gia. Chú ý, phần lối đi ra vào nên rộng rãi để đề phòng được rủi ro khi có hỏa hoạn xảy ra, mọi người có thể thoát hiểm kịp thời.

Bố trí lối đi rộng rãi trong không gian tổ chức sự kiện

Tiếp đến, bạn cần quan tâm đến những vấn đề về chất lượng đồ ăn, thức uống (F&B) của nơi chọn thuê, dịch vụ Wifi, khu vực hậu cần dành cho ban tổ chức, số lượng bàn ghế, khăn trải có đủ đáp ứng không,… 

Thêm một điều nữa bạn cần quan tâm, đó là bên phía cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện có thể tùy chỉnh số lượng về khẩu phần ăn uống, điều chỉnh kích thước của phòng được không. Bởi tính linh hoạt của nơi tổ chức sẽ giúp bạn tiết kiệm được một phần chi phí khi số lượng người tham dự ít hơn so với dự kiến.

4. Bố cục

Việc nắm rõ sơ đồ minh họa, bố cục của từng tầng sẽ giúp bạn biết được địa hình của nơi sự kiện diễn ra, để có thể linh động trong việc xử lý những sự cố về âm thanh, ánh sáng, … và có thể bố trí, sắp xếp hợp lý cho từng khu vực.


Trần nhà có tác động tới âm thanh trong khán phòng

Bạn cũng nên biết thêm về phong cách kiến trúc của tòa nhà nơi chọn thuê truyền tải tới thông điệp gì? Cách trang trí, trưng bày nội thất của địa điểm cho thuê cũng ảnh hưởng rất lớn tới sự kiện của bạn. Ví dụ, nếu bạn đang tổ chức buổi dạ tiệc, bạn có thể sẽ cần những địa điểm tổ chức khác so với một buổi hội thảo.

Ngoài ra, trần nhà cũng sẽ tác động tới chất lượng âm thanh. Do vậy, một trần nhà thấp sẽ tạo cho không gian sự kiện trở nên ấm cúng. Hoặc nếu kiểu trần nhà cao sẽ tạo ra tiếng vang và lớn hơn.

Những sảnh tiệc đáp ứng quy mô sự kiện lớn tại Riverside Palace

Nhà hàng tiệc cưới - trung tâm tổ chức hội nghị Riverside Palace là một trong những trung tâm tổ chức sự kiện lớn tại thành phố Hồ Chí Minh. Với lối kiến trúc cổ kính được thiết kế theo phong cách châu Âu, sở hữu những sảnh tiệc lớn cùng với vị trí giúp mọi người có thể di chuyển thuận lợi, có bãi đậu xe rộng rãi, Riverside Palace là một nơi đáng để bạn tìm đến lựa chọn tổ chức những sự kiện có quy mô lớn từ 500 - 1000 người.

Sảnh Grand Ballroom có diện tích 1.728m2

Sảnh Ballroom có diện tích 1.152m2

Với những kinh nghiệm mà chúng tôi chia sẻ ở trên, rất hy vọng bạn đọc sẽ biết thêm nhiều thông tin trước khi đi tìm địa điểm tổ chức sự kiện. Chúc bạn sớm tìm được địa điểm thích hợp!

Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới Riverside Palace

360D Bến Vân Đồn, Phường 1, Quận 4, TP.Hồ Chí Minh

Hotline: 0933 777 827 - 0933 777 838

Ưu đãi

Thời Gian Tổ Chức

Gọi tới (8428) 6256 8888 để được tư vấn ngay